Замена фискального накопителя в онлайн-кассе

Замена фискального накопителя в онлайн-кассах: цена, сроки и порядок действий

Онлайн-касса.ru Блог Замена фискального накопителя в онлайн-кассах: цена, сроки и порядок действий

Фискальный накопитель (чип памяти) — функциональный компонент онлайн-кассы, который обеспечивает шифрование, хранение, защиту и отправку информации в ФНС. По техническим характеристикам накопитель аналогичен модулю ЭКЛЗ в старых кассовых аппаратах с единственным отличием — возможность передавать данные в онлайн-режиме.

ФН сохраняет чек, сформированный на ККТ, ставит на нем фискальный признак и направляет оператору. ОФД в свою очередь передает сведения в налоговую и обеспечивает ей доступ к чекам в течение 5 лет. Замена чипа обязательна по окончании срока действия или по другим техническим причинам.

Допускается использовать только те модели, которые размещены в реестре на сайте ФНС. На сегодняшний день на рынке представлено семь производителей: РИК, НТЦ Измеритель, Дримкас, Эвотор, Инвента, Концерн Автоматика и Прагматик.

Подберем фискальный накопитель для вашей кассы и заменим!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Нужна ли замена фискального накопителя при переходе на другой ФФД

Касса передает сведения в соответствии с форматом фискальных данных (ФФД) — это утвержденный алгоритм формирования информации (структура, совокупность параметров документа и т.д.).

ФНС устанавливает три вида ФФД — 1.0, 1.05 и 1.1.

С 1 января 2021 года все владельцы кассового оборудования обязаны перейти на ФФД не ниже 1.05, по возможности — на 1.1.

Форматы отличаются только перечнем реквизитов — в новых версиях добавлены два дополнительных параметра:

• предмет расчета — категория товара или услуги;
• способ расчета — например, покупка в кредит, рассрочка, частичная оплата и т.д.

Существует две версии накопителей — ФН 1.0 и 1.1. Они отличаются друг от друга объемами памяти. Учитывайте, что версия 1.0. совместима только с форматами ФД 1.0 и 1.05 Модели 1.1 более продвинутые — они поддерживают все форматы.

Согласно приказу ФНС России № ММВ-7-20/229@, переходя на другой ФФД, владелец ККТ не обязан менять накопитель. Достаточно обновить прошивку кассы (самостоятельно или в ЦТО).

Причины и сроки замены ФН

Устройства выпускаются со сроком действия 13, 15 и 36 месяцев. Согласно ФЗ-54, модели на 3 года обязательны для ИП и юридических лиц со специальными режимами налогообложения (в том числе в сфере услуг): упрощенная, патент, «вмененка» и ЕСХН.

Исключение предусмотрено для следующих субъектов:

• торгующих акцизными товарами: алкоголем, сигаретами и моторным маслом;
• с сезонным характером работ;
• совмещающих перечисленные режимы налогообложения с ОСН;
• агентов, принимающих платежи от физических лиц.

Такие предприниматели вправе приобретать чип памяти с любым сроком эксплуатации от 13 месяцев. То же самое касается и предприятий, работающих на ОСН.

Для реализаторов подакцизной продукции (например, алкоголя) есть своя особенность — независимо от выбранной модели эксплуатация не превышает 410 дней.

Самая распространенная причина замены — окончание срока действия. Но цифра на коробке характеризует максимальный период эксплуатации, который может отличаться от реального. Необходимость переустановки может возникать и по другим причинам.

Переполненная память

Каждая платежная операция записывается на чип, но размер этого ресурса ограничен:

• 13 мес. — примерно 170—180 тыс. операций;
• 15 мес. — 200—210 тыс.;
• 36 мес. — до 500 тыс.

Выбирая устройство, сравните заявленную емкость с задачами вашего бизнеса. От этого во многом зависит то, как часто будет осуществляться замена фискального накопителя ККТ.

Если формат деятельности допускает любой период действия, не торопитесь покупать устройство на 3 года в надежде сэкономить.

Если у вашего бизнеса высокий клиентопоток (более 200 чеков в день) или интернет-магазин ежедневно принимает много заявок, свободная память быстро закончится, и покупать накопитель на 36 месяцев бессмысленно. В этом случае целесообразнее приобрести устройство на 13/15 месяцев.

Чтобы не оставлять замену ФН и перерегистрацию ККТ на последний момент, уточняйте у производителя емкость и заранее планируйте период использования.

Например, емкость составляет 250000 чеков. За 3 месяца пробили 150 тыс. Соответственно, оставшегося ресурса хватит еще на 1,5—2 месяца.

Почти все современные кассовые аппараты оснащены специальной опцией, которая оповещает пользователя, что емкость заканчивается.

Фискальный компонент может принадлежать только одному налогоплательщику. При смене собственника кассового оборудования обязательно меняют чип памяти.

Предыдущий владелец закрывает архив, отправляет данные оператору и снимает кассу с учета в ЛК на сайте ФНС. Новый налогоплательщик приобретает другой накопитель и заново ставит кассу на учет в налоговой. После перерегистрации ККМ с заменой ФН налоговая выдает новую карточку.

Блокировка

При блокировке онлайн-касса не ставит фискальный реквизит на чеке, а только формирует отчет об окончании смены. Такая ситуация возникает, если:

• смена длилась более суток;
• чеки не отправлялись в ОФД более 30 суток подряд (например, из-за отсутствия интернета);
• период между печатью двух документов разнится с показанием таймера ККМ больше, чем на 5 минут.

Выход из строя

ФН — технически надежный блок, состоящей из шифровального модуля, флэш-памяти и вычислительного компонента (микроконтроллера).

При интенсивной эксплуатации, воздействии влаги или агрессивных сред возможны физические неисправности, которые не подлежат устранению. В этом случае придется приобрести новый модуль памяти.

Большинство поставщиков контрольно-кассовой техники несут гарантийные обязательства в течение 12 месяцев. Если гарантия еще действительна, обратитесь к продавцу — при подтверждении гарантийного случая компания обязана предоставить исправное устройство.

Фискальный накопитель для онлайн-касс

Инструкция по замене фискального накопителя в кассе

Заменить устройство можно двумя способами: самостоятельно или обратившись в центр технического обслуживания. Самостоятельная установка не запрещена законодательно, но несет определенные риски. Если во время процедуры что-то пойдет не так, поставщик не возместит вам стоимость покупки.

В любом случае порядок действий по замене ФН предполагает следующую последовательность:

Закройте архив

Закройте смену и подождите, когда все чеки будут отправлены оператору. При несоблюдении этого условия появится уведомление «Есть неотправленные документы». После этого запустите на ПК утилиту по регистрации, выберите пункт «Закрыть архив» и подтвердите операцию.

В результате формируется отчет о закрытии и отправляется в ОФД. Касса должна напечатать соответствующий документ.

Не извлекайте устройство до тех пор, пока документация не отправлена оператору и не получено подтверждение. Окончание процедуры сопровождается печатью документа «Отправка ФД завершена».

Замените чип памяти

После успешного закрытия архива необходимо установить и активировать устройство:

• отключите кассу от электросети;
• откройте заднюю крышку и извлеките фискальный блок;
• установите новый и снова включите ККМ.

Современные ККМ автоматически распознают и устанавливают ФН на программно-аппаратном уровне. Пользователю остается указать в сервисном меню причину перерегистрации (замена ФН), корректную дату и время начала пользования. Далее необходимо создать отчет «Об изменении параметров регистрации», следуя указаниям в инструкции.

По завершении процедуры касса печатает отчет, а в окне утилиты появится уведомление об успешном завершении.

Регистрация и подключение кассы за 5 минут. Круглосуточные консультации

Оставьте заявку и получите консультацию.

Отправьте заявление на перерегистрацию ККТ при замене ФН

Вторая стадия перерегистрации осуществляется на сайте ФНС. Для этого не нужно посещать офис, все происходит дистанционно — достаточно иметь электронную подпись:

• Зайдите в ЛК на портале nalog.ru и выберите раздел «Учет ККТ».
• Выберите номер ККТ, для которой требуется перерегистрация.
• Откройте форму заявления.
• Введите реквизиты двух отчетов: «О закрытии архива» (когда извлекали старый накопитель) и «Об изменении параметров регистрации» (когда устанавливали новый). Эти реквизиты (дата, время, номер) можно уточнить из документов, распечатанных кассой.
• Выберите название модели из перечня и введите заводской номер.
• Подтвердите заявку электронной подписью и отправьте на рассмотрение.

Заявление на перерегистрацию ККТ при замене ФН необходимо подавать не позднее, чем через один рабочий день после установки.

Налоговая рассматривает заявку в течение 5 дней, после чего отправляет карточку в ЛК налогоплательщика или посредством ОФД.

Получив карточку, подтвердите операцию и нажмите кнопку «Завершить». На странице «Учет ККТ» появится статус «ККТ перерегистрирована».

Далее обратитесь к своему ОФД и продлите обслуживание, заплатив за очередной период. После этого чеки с кассового аппарата будут передаваться в налоговую.

ФНС вправе отказать в перерегистрации по двум причинам:

• выбранная модель не числится в реестре;
• недостаточный объем сведений в заявлении.

Согласно закону, после извлечения старого ФН необходимо хранить его в течение 5 лет.

Стоимость замены фискального накопителя в онлайн-кассе

Цена замены фискального накопителя зависит от срока использования: ФН на 13, 15 месяцев стоит от 6000, на 3 года — от 9000 рублей.

Другие затраты:

• Продление обслуживания ОФД — в среднем 2600—3500 рублей в год. Тарифы с ежемесячным (от 300) или полугодовым обслуживанием (от 1500) актуальны для организаций с сезонным характером работ.
• Продление электронной подписи на год — 1500, покупка новой ЭП с USB-носителем — от 3000 руб.

Чтобы сэкономить, рекомендуется приобретать накопитель сразу с подключением к ОФД на год — цена комплектации от 7490 руб.

Договор на замену фискального накопителя в ЦТО обойдется в 1500—2000 рублей.

Установка нового накопителя относится к модернизации контрольно-кассовой техники.

Согласно законодательству, ИП на ЕНВД и патенте вправе претендовать на налоговый вычет до 18000 рублей (от стоимости кассового оборудования).

В эту компенсацию может входить не только цена самой ККТ, но также расходы на покупку отдельных ее компонентов и программного обеспечения (при условии, что вы еще не воспользовались этой льготой).

Как отразить расходы в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете коммерческих организаций расходы по установке нового чипа памяти отображаются следующим образом:

• покупка — Дебет 10 Кредит 60;
• установка — Дт 08 Кт 60;
• списание расходов на ФН, если касса не числится в составе основных средств — Дт 26(44) Кт 10.

В бюджетном учете все расходы по замене фискального накопителя в онлайн кассах отображают по справочнику КОСГУ (классификатор операций сектора госуправления). Затраты на приобретение и установку устройства относятся к статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» и собираются на счете 10600 «Вложения в ОС».



Что будет, если вовремя не выполнить замену фискального накопителя

Если предприниматель работает с просроченным ФН, налоговая не увидит сведений об объемах продаж. За это предусмотрены штрафы:

• для ООО — 75—100 % от неучтенной выручки, но не менее 30 тыс. рублей;
• для ИП — 25—50 % от объема продаж, но не меньше 10 тыс. рублей.

Штрафные санкции предусмотрены и за использование ФН со сроком 13 или 15 месяцев вместо положенных 3 лет:

• для организаций — 5000—10000 руб.;
• для ИП и должностных лиц — 1500—3000 руб.

Если закон нарушен впервые, малому и среднему бизнесу полагается предупреждение. На представителей крупного предпринимательства (годовая выручка свыше 2 млрд. руб., численность сотрудников от 250 человек) такая преференция не распространяется — с них в любом случае взыскивают штраф.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет для вашего бизнеса.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Источник: //Online-kassa.ru/blog/zamena-fiskalnogo-nakopitelya-v-onlajn-kassah-tsena-sroki-i-poryadok-dejstvij/

Замена фискального накопителя в онлайн-кассах: порядок действий пользователя ККТ на сайте Налоговой службы

Замена фискального накопителя в онлайн-кассах — процедура, строго регламентированная законом. Рассмотрим порядок действий пользователя ККТ при её выполнении и отметим важные моменты, на которые следует обращать особое внимание.

В каких случаях требуется замена фн

Фискальный накопитель — это важнейший, но, что примечательно, практически единственный сменный технологический компонент онлайн-кассы. Необходимость его замены может быть обусловлена разными причинами — например:

1. Истечением срока службы накопителя (если юридическим языком — истечением срока действия ключа фискального признака, который можно в некоторой степени считать аналогом электронной подписи, как известно, имеющей ограниченный срок действия).

Отметим, что на современных онлайн-кассах реализована функция своевременного оповещения о том, что срок службы накопителя истекает.

1. Заполнением встроенной флэш-карты, на которую записываются фискальные данные.

Емкость такой карты составляет порядка 200-250 тыс. записей (каждая из которых, как правило, соответствует одному фискальному документу — например, кассовому чеку).

Аналогично, функционалом онлайн-касс предусмотрены алгоритмы оповещения пользователя ККТ о том, что ресурс флэш-памяти фискального накопителя заканчивается (правда, такое оповещение часто происходит в момент крайнего приближения к исчерпанию ресурса карты — на ней может находиться порядка 1% свободного места).

1. Передачей онлайн-кассы в пользование другому хозяйствующему субъекту (например, в связи с продажей бизнеса).

Необходимость в замене накопителя в данном случае обусловлена тем, что при регистрации онлайн-кассы в накопителе прописываются реквизиты текущего пользователя, и притом однократно. Перезаписать их нельзя, как и оставить прежние — нужен новый ФН, в котором будут указаны реквизиты нового собственника торговой точки.

1. Совершением ошибок при прописывании реквизитов в накопителе при регистрации.

Реквизиты, фиксируемые в ФН, должны полностью соответствовать реальным. И если при регистрации пользователь кассы указал неверные, то, поскольку, как мы уже знаем, перезаписать их нельзя — придется покупать новый фискальный накопитель.

1. Поломкой фискального накопителя и отсутствием возможности его ремонта.

Применение кассы с неисправным ФН приравнивается к неприменению устройства и сопровождается большими штрафами.

Примечательно, что во всех указанных случаях алгоритм замены ФН будет примерно одинаковым. Рассмотрим его подробнее.

Порядок действий при замене фискального накопителя

Для замены ФН владельцу онлайн-кассы нужно:

1. Закрыть архив устройства.

Порядок закрытия архива у каждого накопителя разный. Чтобы ознакомиться с ним, нужно прочитать руководство по эксплуатации онлайн-кассы, которое прилагается к комплекту поставки.

— как заменить фискальный накопитель на онлайн-кассе ПТК MSTAR-TK:

Под «закрытием архива», так или иначе, следует понимать 2 операции:

• формирование отчета о закрытии смены (если она к моменту замены накопителя не закрыта);
• формирование отчета о закрытии самого фискального накопителя.

Важный нюанс: из отчета о закрытии ФН нам впоследствии потребуется ряд особых сведений. А именно:

• сведения о дате и времени создания отчета;
• номер отчета (который имеет статус особого фискального документа);
• номер фискального признака.

Их нужно найти среди строк распечатанного отчета (по возможности отчет следует вообще отсканировать и сохранить файл на компьютере).

Важно, чтобы при закрытии архива фискального накопителя онлайн-касса была подключена к интернету. Необходимо, чтобы сообщение о закрытии и иные данные были успешно переданы в ОФД (как правило, сообщение об этом высвечивается в программе управления кассой и в интерфейсах на сайте ОФД).

Если онлайн-касса применяется в режиме без передачи данных — в отдаленной от связи местности, то достаточно просто распечатать указанные отчеты и надежно сохранить их. Далее в статье мы подробнее ознакомимся с особенностями замены фискального накопителя при пользовании кассы в указанном режиме, но пока условимся, что ККТ используется в режиме полноценной передачи данных в ОФД.

1. Обесточить онлайн-кассу и снять фискальный накопитель.

Для этого нужно вооружиться отверткой, «развинтить» при необходимости корпус онлайн-кассы, после — извлечь ФН. Обычно это не составляет труда: фискальный накопитель изначально задуман как съемное устройство и его конструкция оптимизирована под периодическое извлечение из онлайн-кассы. Главный руководящий источник здесь — инструкция по эксплуатации ККТ от производителя.

— замена ФН на ККТ Атол 30Ф:

Но если есть сомнения (например, обусловленные особенностями конструкции конкретного кассового аппарата), то лучше, конечно, обратиться к специалистам (как вариант, через поставщика онлайн-касс — наверняка у него будут нужные связи со специализированными сервисными центрами). Если касса на гарантии, то обращение в сервисный центр тем более оправдано.

Важный нюанс: извлеченный из ККТ фискальный накопитель следует хранить в течение 5 лет в надежном месте. Не исключено, что он будет истребован налоговиками при проверке. Многие производители онлайн-касс и их партнеры берут накопители на ответственное хранение — можно узнать у них об условиях оказания такой услуги.

1. Проинсталлировать в кассу новый ФН.

Как правило, это не сложнее, чем снятие устройства (опять же, используем инструкцию от производителя и придерживаемся указанного выше правила обращения к специалистам).

1. Включить онлайн-кассу, убедиться, что новый фискальный накопитель распознан (обычно ККМ осуществляет это автоматически).

В случае, если установлен накопитель, поддерживающий более новую версию формата фискальных данных — например, ФФД 1.1, в сравнении с той, на который была настроена онлайн-касса — например, ФФД 1.0, то, скорее всего, потребуется перепрошить онлайн-кассу в целях обеспечения поддержки нового формата.

На практике перейти на ФФД в версии 1.05 или старше (ФФД 1.1) владельцам онлайн-касс в любом случае необходимо до конца 2021 года. Это обусловлено тем, что с 2021 года ФФД 1.0 не будет применяться.

В программном обеспечении многих касс предусмотрен режим тестирования («прогона»). Можно задействовать его, чтобы убедиться, что оборудование готово к использованию.

1. Подготовить перерегистрацию устройства.

При замене ключевого аппаратного компонента ККМ всегда требуется перерегистрация онлайн-кассы и самого накопителя. Данную процедуру проще всего осуществить, используя интерфейсы личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС. На момент перерегистрации у владельца онлайн-кассы должна быть действующая электронная подпись на документооборот с налоговиками.

Но прежде чем непосредственно перерегистрировать кассу, нужно осуществить ряд подготовительных процедур.

Прежде всего, необходимо сформировать на кассе, в которую установлен новый фискальный накопитель, особый отчет «Об изменении параметров регистрации».

Онлайн-касса, пусть и не зарегистрированная, при условии установки ФН будет технически приспособлена к распечатке различных кассовых документов на встроенном принтере.

В данном случае в использовании такой возможности кассы есть объективная необходимость.

При формировании отчета о корректировке параметров регистрации в интерфейсе ПО, как правило, требуется указать (не забываем, мы условились, что касса используется в режиме передачи данных в ОФД):

• адрес сервера Оператора фискальных данных (иногда — IP-адрес);
• номер порта, через который касса будет соединяться с сервером ОФД;
• наименование, ИНН Оператора.

Из сформированного отчета о корректировке параметров регистрации ККМ нам (как и в случае со сведениями по отчету о закрытии фискального накопителя) потребуются:

• дата, время создания отчета;
• номер отчета;
• фискальный признак.

Отчет, таким образом, на всякий случай также следует отсканировать и сохранить файл в надежном месте.

1. Перерегистрировать устройство.

Следующий шаг — собственно, перерегистрация онлайн-кассы. Как мы уже условились, самый простой способ ее осуществить — это задействовать личный кабинет на сайте ФНС.

— как перерегистрировать онлайн-кассу в связи с заменой фискального накопителя:

Для этого необходимо:

а) Войти в Личный кабинет на сайте ФНС, выбрать опцию «Учет ККТ».

б) Выбрать кассу, которая подлежит перерегистрации, по ее текущему регистрационному номеру — в списке касс (графа «РНМ ККТ»).

в) В открывшемся окне «Детализация сведений» нужно выбрать опцию «Перерегистрировать».

г) В открывшемся документе «Заявление на перерегистрацию» необходимо:

• отметить галочкой причину совершения такой операции (в данном случае — в связи с заменой фискального накопителя);
• указать наименование ОФД (прочие сведения о нем после выбора наименования отразятся в форме автоматически);
• отразить те самые «особые» сведения по отчету о закрытии ФН.

После этого нужно нажать на «Выбрать модель накопителя», после — отметить нужную, ввести заводской номер устройства. Затем — подписать заявление на перерегистрацию с помощью ЭЦП, нажав кнопку на экране.

д) Вернуться на стартовую страницу Личного кабинета, выбрать опцию «Учет ККТ» и посмотреть — не отобразилось ли в графе «Состояние» сообщение о том, что ожидается отчет о перерегистрации  фискального накопителя.

Как только такое сообщение появится, необходимо нажать на номер в соседней графе «РНМ ККТ», в открывшемся окне — нажать на «Завершить регистрацию». В следующем окне нужно, в свою очередь, отразить сведения по отчету о корректировке параметров регистрации онлайн-кассы.

Нажимаем на «Подписать и отправить». На этом перерегистрация ККМ с новым накопителем завершается.

е) Осуществить интеграцию ККМ и сервера ОФД.

Последний шаг, направленный на обеспечение функционирования кассы с обновленным фискальным накопителем — практическое подключение кассового оборудования к серверу ОФД. Данная процедура у каждого ОФД — разная, необходимо запросить инструкцию у представителей Оператора и следовать ей.

По завершении интеграции ККМ и ОФД можно осуществлять отпуск товаров на кассе.

О каких нюансах и ситуациях следует знать пользователю ккт, которые могут возникнуть при эксплуатации и замене фискального накопителя

Планируя замену фискального накопителя в онлайн-кассе, следует иметь в виду, что:

1. Как мы уже отметили выше, касса обычно сама «предупреждает» о том, что срок службы ФН подходит к концу, как и о том, что заканчивается доступная флэш-память. Если подобные сообщения со стороны кассы проигнорировать, то при наступлении фактического срока окончания службы фискального накопителя (либо при реальном заполнении флэш-памяти) произойдет блокировка ФН.

— как убрать ошибку 234 у онлайн-кассы и заменить фискальный накопитель:

Как следствие — на нем нельзя будет сформировать электронный отчет о закрытии накопителя (как и иные фискальные документы). Соответственно, его придется передавать в ФНС в бумажном виде. Но до того нужно будет в установленном порядке получить его «на руки», а сделать это непросто.

Первым делом нужно будет отнести фискальный накопитель в сервисный центр — для проведения экспертизы и получения заключения о причинах невозможности формирования на нем фискальных документов — включая отчет о закрытии ФН.

То, какой это должен быть центр, необходимо узнать, обратившись к производителю фискального накопителя. Возможно, придется везти устройство в другой город, где есть специалисты с нужными компетенциями (или представители самого производителя).

Экспертиза, скорее всего, будет платной.

В течение 30 дней сервисный центр должен направить заявителю результаты экспертизы. Аналогичные сведения получает и ФНС. Впоследствии данные результаты передаются в ФНС вместе с заявлением на перерегистрацию фискального накопителя — составляемым в данном случае в бумажном виде по форме, утвержденной в приложении № 1 к приказу ФНС России от 29.05.2021 № ММВ-7-20/484@ (ССЫЛКА).

Налоговики вправе обязать пользователя ККТ и изготовителя ФН произвести иные действия, необходимые для оценки обстоятельств, которые привели к невозможности использования данного экземпляра устройства по назначению.

Отметим, что отчет о закрытии фискального накопителя ни в бумажном, ни в электронном виде отправлять в ФНС не требуется, если замена обусловлена:

• утратой ФН вследствие факторов непреодолимой силы;
• хищения кассового аппарата;
• поломки кассового аппарата по причине заводского брака (при котором невозможно осуществить считывание фискальных данных, как и сформировать отчет о закрытии накопителя).

При этом, факт поломки накопителя, опять же, должен быть подтвержден экспертизой производителя — но в этом случае она бесплатна.

1. В случае, если онлайн-касса применялась в отдаленной от сетей связи местности — в режиме без передачи данных в ОФД, то ее перерегистрация (как и регистрация до того) может быть полностью осуществлена:

• в онлайне — по схеме, рассмотренной нами выше с поправкой на отсутствие необходимости указывать сведения по ОФД и осуществлять интеграцию кассы с Оператором (использовать Личный кабинет можно, как вариант, из другого города, где есть связь — но это не принципиально);
• «на бумаге» — при личной передаче документации в ФНС.

Реквизиты отчета о закрытии ФН в первом случае передаются налоговикам по знакомой нам схеме. Во втором случае в ФНС сдается сам распечатанный отчет — дополняющий заявление на перерегистрацию.

При офлайновой схеме документооборота с налоговиками замененный фискальный накопитель в любом случае потребуется отнести в ФНС для считывания с него фискальных данных с помощью специального устройства, которым пользуются специалисты ведомства.

— замена фискального накопителя (сколько потратил + несколько советов):

Всё, что нужно, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики – ЗДЕСЬ >>>

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей – ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

Онлайн-касса и готовое решение для автоматизации небольшого магазина, точки общепита, предоставления услуг – ПОДРОБНЕЕ >>>

Источник: //onlain-kassy.ru/oborudovanie/fn/zamena-fiskalnogo-nakopitelya.html

Замена ФН по истечении срока – порядок действий

Фискальный накопитель имеет срок действия ключа фискального признака. На данный момент на рынке есть фискальные накопители со сроками действия 13,15 и 36 месяцев. 

Отсчет срока действительности ключа фискального признака начинается с момента фискализации фискального накопителя (обратите внимание: момент фискализации фискального накопителя и дата регистрации кассы могут отличаться – онлайн-касса может быть зарегистрирована позднее чем фискализирована)

Для замены фискального накопителя (ФН) по истечении срока вам потребуется:

1. Ключ электронной цифровой подписи для подписания заявления о перерегистрации кассы в личном кабинете налогоплтательщика на сайте ФНС;

2. Новый фискальный накопитель (проверьте что срок действия нового фискального накопителя находится в установленных законодательством рамках);

1. Передать все фискальные документы в ОФД

Прежде чем вы проведете процедуру замены фискального накопителя необходимо передать все накопившиеся фискальный документы в ОФД – обеспечьте свою кассу доступом в интернет и дождитесь завершения передачи (онлайн-кассы передают фискальные документы по своим алгоритмам, повлиять на которые вы не можете. Самостоятельно инициировать передачу вы не можете. В случае затруднений с передачей всех фискальных документов в ОФД обращайтесь к документации на кассу или на техподдержку к производителю вашей кассы).

Если Вам не нравится текущий ОФД – вы можете заменить его в процессе перерегистрации кассы. При этом как правило можно активировать “триальный” период работы ОФД и оплатить Договор с ОФД уже после проведения перерегистрации кассы.

2. Закрыть архив фискального накопителя

После передачи всех фискальных документов вы можете провести закрытие архива ФН. Как правило соответствующий пункт меню находится в подразделе отчетов ФН или настроект ФН и ОФД.

 Детали процедуры закрытия архива ФН варьируются от модели кассы/программного обеспечения – их лучше посмотреть в документации на вашу онлайн-кассу.

Если срок действия ключа фискального признака фискального накопителя истек и закрыть архив не получается – переведите часы кассы на 23:55 последней смены (можно посмотреть в ОФД или последнем фискальном документе) и повторите закрытие архива.

Желательно проводить замену ФН планово, пока онлайн-касса ещё работает и ФН не заблокирован. Если ФН уже заблокирован – потребуется перевод времени на конец суток последней смены, при этом в некоторых онлайн-кассах перевод часов возможен только через процедуру сбоя хода часов – необходимо разобрать корпус и вытащить на некоторое время батарейку часов реального времени.

Заменим ФН с учётом всех требований закона

Мы закроем архив ФН, обновим ПО, перерегистрируем кассу и привезём к вам в магазин

Стоимость услуги:
всего 4 000 руб.

А если сломается?

Не сломается, ведь в рамках услуги техобслуживания касс наши специалисты регулярно выезжают к вам, чтобы проверить исправность устройств.
если всё таки произойдёт авария, мы оперативно починим вашу кассу

Стоимость услуги:
7 500 руб.

   Многие онлайн-кассы в 2021 году были фискализировы под использование самого первого формата фискальных данных ФФД 1.0. Этот формат допустим к применению до конца 2021 года, и начиная с 01.01.2021 необходимо применять ФФД 1.05 или старше. Если у вас обновление программного обеспечения кассы в 2021 году не проводилось – необходимо обновить ПО до актуальной версии.

При обновлении ПО могут быть стерты все настройки кассы – наименование юридического лица, ИНН, серийный и регистрационный номера кассы, коды защиты и т.п. Необходимо перед обновлением ПО кассы распечатать все диагностические чеки и сохранить все настройки для последующего восстановления.

4. Замена старого фискального накопителя на новый

В разных кассах расположение фискального накопителя разнится – посмотрите информацию по соответствующей марка онлайн-кассы.

Стандартно отсек для фискального накопителя закрепляется крышкой на винтах или защелках, которые доступны внизу кассового аппарата или фискального регистратора, однако бывают и вариации: в кассах “Эвотор” отсек хранения фискального накопителя находится в емкости для чековой ленты, в кассах Элвес или Меркурий 185Ф для замены ФН требуется вскрытие аппарата с нарушением гарантийных пломб (если таковые имеются).

Не забудьте: менять фискальный накопитель необходимо не “на какой угодно” а согласно требований 54-ФЗ. Подробнее о выборе фискального накопителя можно прочитать в статье “выбор между фискальным накопителем на 13 и 36 месяцев”.

5. На онлайн-кассе производите регистрацию кассы с новым фискальным накопителем

   Найдите в меню кассы или системы управления фискальным регистратором раздел “перерегистрация” и выполните перерегистрацию кассы в связи с заменой ФН. В некоторых случаях вам потребуется повторно внести все сведения о компании, но чаще программа автоматически подхватит ранее внесенные сведения о компании и предложит активировать новый фискальный накопитель.

Обратите внимание: фискализировать кассу (если программа спрашивает) необходимо под ФФД 1.05.

В некоторых ситуациях касса нигде не указывает версию используемого ФФД – необходимо или уточнить у производителя будет ли такая онлайн-касса фискализирована под ФФД 1.05.

В крайнем случае – можно провести фискализацию в формате ФФД 1.0 и в конце года перерегистрировать под формат 1.05 без замены ФН.

6. В личном кабинете налогоплательщика проводите перерегистрацию ККТ в связи с заменой фискального накопителя

   В личном кабинете на сайте ФНС необходимо будет указать причину перерегистрации “в связи с заменой ФН”. Подробная процедура перерегистрации в личном кабинете налогоплательщика в связи с заменой фискального накопителя описана в статье “Инструкция по этапам перерегистрации ККТ в ФНС”.

Для перерегистрации в ЛК ФНС вам потребуется действующая электронная подпись. Поскольку перерегистрация в ЛК ФНС должна быть произведена не позднее одного рабочего дня после замены ФН – необходимо озаботиться наличием действующей электронной подписи заранее.

Заказать замену фискального накопителя в Москве вы можете в нашей компании по тел.: 8-800-555-19-83 – стоимость услуги “под ключ” 4000 руб. (срок исполнения 1 день) или 8000 руб. (срок исполнения 4 часа). Отдельно оплачивается стоимость фискального накопителя.

Источник: //xn----7sbba6bhdpdf5ba.xn--p1ai/blogs/_melkoe/%D0%97%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%B0-%D1%84%D0%BD-%D0%BF%D0%BE-%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B8-%D1%81%D1%80%D0%BE%D0%BA%D0%B0

Заменить ФН и перерегистрировать кассу в личном кабинете ОФД

Рассказываем, какие шаги надо выполнить, чтобы поменять фискальный накопитель (ФН) на кассе.

1. Выясните сроки замены ФН на кассе.  
2. Выберите новый ФН. 
3. Сформируйте отчет «О закрытии ФН».
4. Установите новый накопитель.
5. Сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».
6. Перерегистрируйте кассу.

Контур.ОФД предупредит о замене ФН. Сервис рассчитает оставшийся срок автоматически, и он отобразится в карточке кассы. Если произошел сбой и данные для расчета не поступили, их можно ввести вручную.

Выберете кассу, для которой нужно рассчитать срок действия ФН и нажмите «Неизвестен» напротив фискального накопителя. Введите информацию о кассе и накопителе, Контур.ОФД посчитает срок его действия.

Также узнать об окончании срока действия ФН можно из отчета о закрытии смены. Когда до конца срока действия ФН останется меньше месяца, в отчете «О закрытии смены» вы увидите строку «Ресурс ФН менее 30 дней».

Если объем памяти ФН будет заполнен на 99 %, в том же отчете появится строка «Память ФН заполнена». Как только вы начнете получать такие сообщения, запланируйте замену устройства.

Ведь если у ФН закончится срок действия, а вы его не замените, то он заблокируется и не даст сформировать на кассе отчет «О закрытии ФН».

Выберите новый ФН

Выбирая новый фискальный накопитель, учитывайте три момента:

1. Что требует 54-ФЗ

В зависимости от типа бизнеса необходимо выбрать ФН с определенным сроком действия. Например, продавцы подакцизных товаров обязаны применять ФН на 13 или 15 месяцев, а при оказании услуг нужен ФН на 36 месяцев.

2. Сколько вы продаете

Если у вашей торговой точки большой поток клиентов или ваш интернет-магазин получает много заказов, то, скорее всего, память в накопителе закончится быстро, и вам не имеет смысла ставить ФН на 36 месяцев.   

3. Есть ли в паспорте ФН ограничения по сроку действия

Обратите внимание на информацию в паспорте ФН — там могут быть указаны ограничения по сроку службы накопителя в зависимости от условий его применения.  

Мы собрали нормы 54-ФЗ и ограничения от производителей в одной таблице. Используйте ее, чтобы выбрать правильный ФН.

Помощь в выборе ФН. Оставьте заявку на ФН и проконсультируйтесь со специалистом Контур.ОФД.

Отправить заявку

Замена фискального накопителя

Шаг 1. Сформируйте отчет «О закрытии смены». Обратите внимание, чтобы все фискальные документы с кассы были переданы оператору фискальных данных (ОФД). Понять это просто: в самом отчете поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.

Шаг 2. Сформируйте на кассовом аппарате «Отчет о закрытии ФН». Некоторые данные из этого отчета нужно будет указать при перерегистрации кассы:

• дату и время формирования отчета;
• номер фискального документа — № ФД;
• фискальный признак — ФПД.

Как сформировать отчет о закрытии архива ФН, на примере ККТ Атол

Шаг 3. Замените фискальный накопитель на новый.

По закону владелец кассы может сам менять фискальный накопитель. Но предварительно нужно проверить, что указано в договоре с поставщиком кассовой техники, — иногда самостоятельное вскрытие корпуса кассового аппарата влечет прекращение действия гарантии.

Шаг 4. Сформируйте на кассовом аппарате отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)», следуя инструкции производителя касс. В отчете надо ввести параметры ОФД:

• адрес сервера ОФД: ofd.kontur.ru (если касса позволяет вводить только цифры, обратитесь в нашу техподдержку, вам сообщат актуальный IP-адрес);
• номер порта ОФД: 7777;
• ИНН ОФД: 6658497833;
• наименование ОФД: Контур НТТ;
• адрес сайта для проверки чеков покупателями: cash-ntt.kontur.ru (не все кассы поддерживают эту возможность).

Далее из отчета «Об изменении параметров регистрации ККТ» вам понадобятся эти сведения:

• дата и время формирования отчета;
• номер фискального документа — № ФД;
• фискальный признак — ФПД.

Шаг 5. Перерегистрируйте кассу на сайте ФНС или в личном кабинете Контур.ОФД.

Обратите внимание: если фискальный накопитель поломан или утрачен, то перерегистрировать ККТ по смене ФН можно только на сайте ФНС.

Чтобы перерегистрировать кассу через ОФД, выполните следующие действия в разделе «Кассы» личного кабинета:

1. Откройте карточку ККТ и нажмите на «Перерегистрировать в ФНС».
2. Заполните заявление:
   • В строке «Код ИФНС» укажите налоговую по адресу регистрации своего бизнеса.
   • В качестве причины перерегистрации выберите «Замена фискального накопителя».

   • Обязательно укажите реквизиты отчета о закрытии ФН: если Контур.ОФД получил отчет, данные заполнятся автоматически, либо заполните реквизиты отчета сами.  

   Для этого внимательно перенесите данные с бумажной версии отчета о закрытии фискального накопителя.

3. В строке «Новый фискальный накопитель» выберите модель (вы найдете ее в паспорте ФН) и заводской номер нового ФН (указан на коробке или на самом ФН).  
4. Когда заявление будет заполнено, нажмите на кнопку «Отправить заявление в ФНС». Перед отправкой заявление нужно подписать сертификатом электронной подписи руководителя организации.
5. Откройте форму, которая придет от ФНС после проверки заявления, и в строке «Отправьте в ФНС отчет об изменении параметров регистрации» введите реквизиты данного отчета (он был сформирован на кассе при установке нового ФН). Подпишите форму сертификатом электронной подписи и вновь отправьте в ФНС.
6. Получив электронную карточку регистрации от ФНС, кликните по строке «Карточка регистрации получена» и далее нажмите «Завершить перерегистрацию».

Готово! Теперь фискальные данные с вашей ККТ будут передаваться в ФНС.

Что делать со старым ФН

Его нужно хранить в течение пяти лет со дня окончания его срока действия. Если в течение этих пяти лет к вам придет налоговая с проверкой, вы должны будете предъявить старый ФН.

Источник: //kontur.ru/ofd/spravka/306-kak_zamenit_fiskalnyj_nakopitel