Расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами

Программа предназначена для ведения аналитического учета расчетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Основные пункты меню программы:

1. Справочники

1.1. План счетов бухгалтерского учета – общий справочник программы, содержащий счета и субсчета бухгалтерского учета. 1.2. Организации – общий справочник программы, содержащий контрагентов Вашего предприятия. 1.3.

Реквизиты собственной организации – константы Вашего предприятия: ИНН, наименование, адрес, ИНН и так далее. 1.4. Объекты аналитического учета – справочник дополнительных аналитических признаков, необязательный к применению. 1.5.

Работники предприятия – общий справочник программы сотрудников Вашего предприятия.

2. Данные

2.1. Остатки по подотчетным лицам – этот пункт меню служит для ввода начальных остатков по подотчетным лицам. 2.2. Авансовые отчеты – пункт меню, предназначенный для ввода авансовых отчетов, заполненных на бумажном носителе. Указание субконто(сотрудника) из справочника «Работники предприятия» является обязательным при вводе данных.

Форма ввода данных содержит полезные функции фильтра и сортировки. 2.3. Операции для выбора данных – пункт меню для настройки операций, выбираемых автоматически из других задач. Обычно здесь указываются операции, выбираемые из задачи «Касса». Например, операция Дебет 71 Кредит 50 «Выдано в подотчет» и Дебет 50 Кредит 71 «Возврат подотчетных сумм». 2.4.

Журнал регистрации отчетов – пункт меню, представляет собой журнал регистрации авансовых отчетов по Вашему предприятию, и предназначен для ввода первичных документов по авансовому отчету, проверки отчета и формирования унифицированной формы № АО-1 в MS Excel.

При передаче денежных средств подотчетным лицом сторонней организации рекомендуется использовать корреспондирующий субсчет 60 «Расчеты с поставщиками». Вы также можете воспользоваться функцией «F11 Копировать» для копирования авансовых отчетов и кнопкой «F10 Провести» для формирования проводок по авансовому отчету, которые отображаются в пункте «Авансовые отчеты». 2.5.

Закрытие периода – сервисный пункт программы для переноса данных по авансовым отчетам за указанный период в архив. 2.6. Восстановление периода – сервисный пункт программы для восстановления данных по авансовым отчетам из архива.

3. Отчеты

3.1. Оборотная ведомость – стандартный аналитический отчет в разрезе подотчетных лиц по счету 71. 3.2. Выборка по подотчетному лицу – отчет для сверки с подотчетным лицом. Выбираются все документы по указанному подотчетному лицу за указанный Вами период. 3.3.

Итоги по корреспондирующим счетам – итоговый отчет по остаткам и оборотам в разрезе проводок бухгалтерского учета. 3.4. Реестр авансовых отчетов – отчет для формирования реестра авансовых отчетов за указанный период. 4. Разное – сервисные пункты Упаковка и Переиндексация, необязательные для успешного функционирования программы.

Необходимость воспользоваться этими пунктами меню возникает в случае сбоев в сети энергоснабжения и аппаратных сбоев работы Вашего компьютера.

Если есть начальные остатки, то нужно их ввести. Для этого выбираем в главном меню пункт «Данные», далее «Остатки по подотчетным лицам».

Если Вам принесли заполненный отчет, выбираем следующий пункт меню «Авансовые отчеты», где вводим ФИО работника, проводки и сумму по ним, а также обязательно указываем наименование организации, если подотчетное лицо рассчиталось с поставщиком.

Если Вам принесли только первичные документы и Вы сами заполняете авансовый отчет за подотчетное лицо, то в «Журнале регистрации отчетов» добавляем новый отчет (или копируем похожий), вводим первичные документы по авансовому отчету, нажав кнопку «Документы по отчету», проверяем отчет и формируем авансовый отчет в MS Excel нажав кнопку «F9 Печать». Чтобы проводки по авансовому отчету автоматически сформировались в пункте «Авансовые отчеты» воспользуйтесь кнопкой «F10 Провести».

Рис.1 Журнал регистрации авансовых отчетов

В пункте «Оборотная ведомость» Вы получите Оборотную ведомость по счету 71 за любой указанный промежуток времени в разрезе подотчетных лиц.

Рис.2 Формирование оборотной ведомости по 71 счету Рис.3 Пример оборотной ведомости по 71 счету

При выборе из задач аналитического учета в программе «Журнал хозяйственных операций» выбираются только итоговые проводки по авансовым отчетам из пункта «Авансовые отчеты».

Предлагаем воспользоваться следующим алгоритмом, если есть отчеты по ГСМ:

1. авансовый отчет заполнен на бумаге – сначала воспользуйтесь разделом «Учет и списание ГСМ» для проверки расхода топлива, затем внесите итоговые проводки в пункт «Авансовые отчеты».

2. Если Вам принесли только чеки, то сначала заполняем авансовый отчет в пункте «Журнал регистрации отчетов», печатаем отчет, и кнопкой «F10 Провести» формируем проводки по авансовому отчету, которые отображаются в пункте «Авансовые отчеты», а затем в разделе «Учет и списание ГСМ» проверяем расход топлива.

Возврат денег в кассу подотчетным лицом или выдача в подотчет оформляем в разделе «Касса» – бухгалтерские проводки из «Кассы» участвуют в формировании отчетов по счету 71, автоматически выбранные туда благодаря настройкам пункта «Операции для выбора данных».

Tweet

Источник: //nm-a.ru/Home/s71_doc

Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)

29 августа 2014      Учет расчетов

Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже.

Кто такие подотчетные лица?

Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия. То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных. Что это за правила – читайте здесь.

Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем. В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе.

Документальное оформление выдачи денег подотчет

Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег.

Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.

В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50.

Сумма может быть выдана любая, в российском законодательстве ограничений нет. Но нужно помнить, что передача подотчетных денег от одного лица другому запрещена.

Кроме того, что работник может получить денежные средства наличными из кассы, он может также получить их и на свой расчетный счет в банке. Это особенно удобно, если работник находится в командировке. Если деньги выдаются безналичными средствами, то отражается проводка Д71 К51.

Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.

В  течение трех дней после окончания срока, указанного в заявлении работника, подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, оформленный по форме АО-1. Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.

Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.

Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.

Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.

В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов.

Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.

Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.

Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.

Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.

Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).

Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94. Если нет – то задолженность списывается в дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», далее можно удерживать из зарплаты работника сумму частями каждый месяц (проводки Д70 К73).

Проводки по счету 71:

Источник: //buhs0.ru/raschety-s-podotchetnymi-licami-schet-71/

Учет расчетов с подотчетными лицами в 2015 году

Эффективный учет расчетов с подотчетными лицами улучшает контроль ваших финансов и помогает избежать лишних налогов.

Направление работников в командировку, выдача подотчетных денежных средств для приобретения имущества, оформление представительских расходов с использованием подотчетных сумм – любые расчеты с подотчетными лицами требуют составления авансового отчета и других документов. Соблюсти правила поможет эта статья.

1. Общие правила расчетов с подотчетными лицами
2. Авансовый отчет по подотчетным средствам
3. Расчеты по подотчетным суммам на приобретение имущества
4. Подотчетные средства при направлении в командировку сотрудника
5. Оформление представительских расходов

Общие правила расчетов с подотчетными лицами

Правильный учет расчетов с подотчетными лицами необходим, чтобы избежать возникновения неоправданной дебиторской задолженности. Расчеты по подотчетным денежным средствам проверяются в ходе инвентаризации расчетов. Результаты таких проверок и регулярного контроля используются в рамках управления дебиторской задолженностью компании.

Подотчетные лица – это, прежде всего, штатные сотрудники компании. Но тому, кто работает на вас, скажем, по договору подряда, тоже можно выдать средства под отчет. Выдача подотчетных денежных средств возможна наличными или перечислением на карточку сотрудника.

Перечисление подотчетных сумм на карточку допустимо с недавнего времени, в том числе, при оплате командировочных расходов. Если деньги выдаются наличными, подотчетное лицо пишет заявление на их получение. При зачислении подотчетных денег на карту заявление работника не требуется.

В любом случае, выдачу денежных средств под отчет оформляют приказом.

Можно также выдать работнику корпоративную карту с некоторой суммой денег на ней. В такой ситуации расчет с подотчетным лицом начинается не с того момента, как сотрудник получил карту, а с совершения первой траты подотчетных денег по этой карточке.

Расчеты с подотчетными лицами возникают, в основном:

• при выдаче подотчетных средств на покупку имущества;
• при направлении в командировку работников;
• при совершении сотрудникам представительских расходов (распространенный частный случай выдачи подотчетных денег на приобретение ТМЦ).

Авансовый отчет по подотчетным средствам

Основной инструмент контроля расходования подотчетных сумм – авансовый отчет подотчетного лица. К нему прилагаются подтверждающие (оправдательные) документы.

Документы для авансового отчета подтверждают произведенные расходы – факт их совершения и суммы.

В роли оправдательных документов обычно выступают чеки (товарные и кассовые), билеты, квитанции, в некоторых случаях – служебные записки.

Эти бумаги могут изучать налоговые инспекторы, чтобы установить, правильно ли вы признали расходы при расчете налога на прибыль. Налоговики посчитают правомерным возмещение работнику затрат в рамках расчетов с подотчетными лицами и уменьшение на эту сумму налоговой базы по налогу на прибыль, если расходы документально подтверждены и экономически оправданны.

Если сотрудник получил больше денег, чем потратил, излишки он сдает в кассу. Невозвращенные подотчетные средства, по которым нет авансового отчета, расцениваются как недостача. Их смело можно удержать из зарплаты неаккуратного подотчетного лица.

Если работник потратил больше, чем получил под отчет, но обосновал перерасход и подтвердил его документами, компания выплачивает ему компенсацию.

Деньги можно перечислить на карту сотрудника или выдать из кассы с оформлением расчетного кассового ордера.

Если сотрудник раньше уже получал подотчетные суммы, новая выдача ему денежных средств под отчет возможна только после того, как он представит авансовый отчет по предыдущим затратам. Передавать подотчетные деньги от одного работника другому нельзя – один сдает авансовый отчет и излишки средств, другой получает суммы из кассы (или на карту) заново.

Расчеты по подотчетным суммам на приобретение имущества

Для правильного оформления расчетов с подотчетными лицами в части средств, выданных на покупку имущества, лучше заранее составить список возможных подотчетных лиц и список руководителей, по распоряжению которых возможны траты подотчетных денег.

Эти списки должны быть у бухгалтера, чтобы избежать неоправданной выдачи денег под отчет. Кроме того, они проверяются при инвентаризации расчетов вместе с авансовыми отчетами.

Конечно, если разрешение потратить подотчетные средства даете только вы, никакой список тут не понадобится.

При выдаче сотруднику денег под отчет для приобретения ТМЦ помните, что в этой операции он представляет не лично себя, а компанию. То есть, покупка расценивается как расчет наличными между двумя юрлицами.

На такие расчеты есть законодательно установленное ограничение – сумма не может превышать 100 тыс. руб.

Этот лимит не имеет значения, только если ваш сотрудник покупает что-то на крупную сумму у физического лица.

Отчитаться по полученным деньгам сотруднику нужно в течение трех дней после окончания срока, на который выданы средства под отчет. Если бухгалтер не принял к учету приобретенные сотрудником ТМЦ, подотчетная сумма записывается в доход подотчетного лица. То есть, получается, что сотрудник как бы не потратил эти деньги на приобретение имущества, а просто присвоил их.

Подотчетные средства при направлении в командировку сотрудника

При командировке работодатель возмещает сотруднику расходы на проезд и проживание. Также вы выплачиваете командированному суточные (при однодневной командировке они так не называются, но суть остается прежней – это деньги, компенсирующие расходы работника «в чужих краях»).

Если работник в командировке совершает другие расходы, которые вы санкционируете, их компенсация тоже войдет в состав подотчетных сумм. По всем этим затратам командированный отчитывается и представляет подтверждающие документы для авансового отчета в течение трех дней по возвращении.

При документальном оформлении командировки работников, помимо авансового отчета и подтверждающих документов, обосновывающих расход подотчетных сумм, не забудьте о приказе на командировку.

Он подтверждает сам факт командирования сотрудника. Командировочное удостоверение не так давно отменили, поэтому его больше оформлять не нужно.

Сроки командировки подтверждаются приказом, билетами и документами о проживании (скажем, счетами из гостиницы), в которых указаны даты.

Оформление представительских расходов

Для корректного оформления представительских расходов также понадобятся авансовые отчеты подотчетных лиц и, конечно, подтверждающие документы. Чеки, квитанции к расходным кассовым ордерам, ресторанные счета, документы об оплате переводчиков для заграничных партнеров, билеты в театр для ублажения вип-клиентов – все это нужно приложить к авансовому отчету.

Представительские расходы, как правило, совершаются не с целью потратить гораздо меньше, поэтому их экономическую обоснованность придется отстаивать перед налоговиками с наибольшей степенью вероятности.

Однако уже выпущены целые методички, как признать расходы на такси и даже услуги вип-залов в аэропортах.

Поэтому, скорее всего, вашему бухгалтеру удастся показать целесообразность именно такого расходования средств.

Расчеты с контрагентами
Организация товародвижения
Анализ дебиторской задолженности

Источник: //www.business.ru/article/84-raschety-s-podotchetnymi-litsami