+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Проверка главного бухгалтера руководителем: точки контроля

Содержание

Как контролировать бухгалтера интернет-магазина

Проверка главного бухгалтера руководителем: точки контроля

Владелец интернет-магазина обычно подбирает бухгалтера, ссылаясь на его характеристики и опыт работы, а аутсорс бухучета на основе отзывов. Но никакие хвалебные рецензии и идеальное резюме не станут гарантией от недобросовестного бухгалтера.

Очень часто руководители отмечают сотрудника, как старательного, проникаются к нему доверием, а в итоге оказываются у разбитого корыта – бухгалтер исчезает, а владелец остается один на один со штрафными начислениями из налоговой и неоплаченными счетами.

Размер интернет-магазина и его ниша никак не влияют на позиции бухгалтера – он остается одним из самых важных людей в компании. Без его подписи кредитные и финансовые обязательства считаются недействительными, так же как и расчетные документы.

Уровень ответственности этого специалиста не зависит от того, является он приходящим или штатным сотрудником.

Бухгалтер обязан грамотно формулировать учетную политику, вести бухгалтерский учет, предоставлять своевременно правдивую финансовую отчетность.

Такие случаи не редки и подрывают доверие ко всем бухгалтерам. Если на старте организации бизнеса владелец удосужился разобраться в азах бухгалтерии самостоятельно, хотябы на базовом уровне, ему, конечно, будет намного легче.

Как контролировать бухгалтера и уберечься от непосильных проблем, которые могут понести за собой ликвидацию интернет магазина? Не обязательно привлеченный бухгалтер окажется мошенником – из-за низкой компетентности он может просто ошибиться в расчетах и нанести тем самым компании ощутимый ущерб.

В любом случае, стоит подстраховаться и принять превентивные меры, провести проверку деятельности бухгалтера.

Возможные последствия отсутствия контроля

Ошибки бухгалтера могут обернуться катастрофой для бизнеса.

Последствия недостаточной или отсутствующей отчетности интернет магазина часто выливаются в то, что владелец просто не может получить достоверную информацию о положении дел.

Совсем плохо, когда налоговая проверка заканчивается дополнительными начислениями и штрафами. Иногда объем проблем настолько велик, что поглощает все свободные и несвободные ресурсы, и магазин попросту закрывается.

Фирмы-однодневки и бухгалтера-мошенники

Деловые информационные порталы пестрят заголовками такого типа: «Бухгалтер оказался мошенником: как уберечься?» Действия таких лиц являются, по сути, уголовным преступлением.

В качестве движущего фактора может быть обычная жажда наживы или происки конкурентов. Растраты и недостачи могут быть в любой организации.

Руководитель редко принимает адекватные меры против злоумышленников, в результате и возникают подобные прецеденты и предостерегающие статьи в прессе.

Бухгалтер, управляющий финансовыми потоками, не эффективно использует средства. Происходит хищение наличности при выдаче подотчетных средств или заработной платы.

Фирмы-однодневки, которые предлагают услуги таких бухгалтеров, регистрируются каждый день. Внедряя своих сотрудников в организации, они получают нечестную прибыль, уклоняются от налогов, обналичивают «черный нал».

Проведя, две-три крупных сделки, такие фирмы исчезают за горизонт вместе со своими лжебухгалтерами.

Как владельцу интернет магазина не попасть под их «каток» при поиске бухгалтера? Признаки фирмы-однодневки:

  • Нет офиса и штатных сотрудников.
  • Стационарный телефон отсутствует, общение проходит через электронную почту или по мобильному телефону.
  • Фирма зарегистрирована на «зиц-председателя» – стороннего человека, не имеющего к ней отношения.
  • Определенный юридический адрес отсутствует.
  • Отчетной документации у такой фирмы нет. Если она и платит налоги, то только символические.
  • Срок существования такой фирмы не больше 1,5 лет.
  • Бухгалтерская документация оформлена с ошибками.

Прежде, чем иметь дело с бухгалтером из такой сомнительной организации, следует детально изучить все документы.

Застраховаться на все 100% нельзя, ведь иногда даже близкие люди, которых владелец назначил на финансовую должность, могут подложить «свинью» в виде ложной отчетности или денежной растраты.

А бухгалтера, привлеченные извне, наоборот добросовестно исполнять свои обязанности, выводя организацию на новый уровень.

Методы проверки работы

Не посвященному в бухгалтерские тонкости человеку, может показаться, что эта сфера – «китайская грамота». Очень часто владельцы интернет магазинов оправдываются: «Фирма работает, как часы – чего мне туда лезть?» и самоустраняются от контроля. Но такая позиция почти всегда проигрышная.

Необходимо держать руку «на пульсе» финансовых дел своей организации, тогда можно избежать неприятных моментов в будущем. Базовые знания налогово-бухгалтерского дела дадут бизнесмену возможность хотя бы иметь поверхностное представление о «правильном» или «неправильном» ведении финансовых дел.

Что нужно предпринять бизнесмену:

  • Стоит регулярно просматривать бухгалтерскую отчетность, задавая сотруднику вопросы. Если что-то не понятно – можно спросить. Быть некомпетентным не должно быть стыдно.
  • Оговорить с бухгалтером заранее, какие санкции он претерпит в случае допущения ошибки в отчетных бумагах. Если налоговая назначит штраф по вине бухгалтера – значит он также должен разделить ответственность за это.
  • Можно пригласить аудитора для получения более точной картины.

Соблюдать элементарные правила финансовой безопасности обязан каждый руководитель. Вникать в работу своего бухгалтера и контролировать его – хороший способ сохранить время и деньги.

Как производить контроль

С чего начать контроль своего сотрудника? Не стоит бояться термина «бухгалтерия» – это не «темный лес», а вполне понятная система расчетов. Осуществлять контроль не только можно, но и необходимо – пускать на самотек финансовые дела могут лишь недальновидные бизнесмены. Мы рассмотрим самые действенные методы контроля бухгалтеров.

Берем под контроль финансы организации

Следует ужесточить правила перевода средств. Не стоит давать бухгалтеру «карт-бланш» в руки в виде осуществления переводов только с его подписью. Подпись руководителя должна быть обязательной. Система двух ключей будет в этом случае оптимальной – чтобы провести платеж, необходимы два ключа – бухгалтера и владельца магазина. Без этих двух составляющих перевод не пройдет.

Еще несколько советов по платежам:

  • Если у банка-партнера присутствует услуга «СМС контроль платежей», тогда можно успешно использовать этот инструмент для контроля. Правда, если за день проходит очень много операций, это будет доставлять неудобства. Но ради сохранения своих средств можно и потерпеть.
  • Не стоит подписывать платежные квитанции не глядя, даже если их много. Необходимо обязательно их просматривать – это поможет избежать казусных ситуаций.
  • Если ключ для совершения платежей записан на флешку – не стоит оставлять ее надолго у бухгалтера – использование только под личным контролем.
  • Если есть фирменная кредитная карточка, тогда стоит установить на ней допустимый лимит по операциям.

Контролируем отчетность компании

Даже далекий от бухгалтерии человек понимает, что несвоевременная сдача отчетности обернется большими неприятностями. Некоторые нерадивые бухгалтера на скорую руку лепят «липовый» отчет, укладываясь в срок, который ограничен на законодательном уровне.

Таким образом, они отвлекают внимание налоговой, и не нарываются на санкции. После, такие бухгалтеры сдают уже точную декларацию. За такие действия штрафы не выписываются, но первые подозрения от налоговой – и организация бизнесмена станет любимым местом паломничества инспекторов на долгое время.

Чтобы уберечь себя от таких последствий, стоит самостоятельно проводить проверку бухгалтерской отчетности – даже электронной. Можно предложить бухгалтеру составить календарь, где будут прописаны сроки сдачи отчетности на некоторое время вперед, и контролировать сроки сдачи.

Бухгалтер будет видеть, что руководитель следит за процессом и вряд ли позволит себе лишнего.

Контролируем уплату налогов

Налоговая оптимизация – довольно сложный процесс, который требует участия особых специалистов. Их цель – не снижение налогового бремени, а увеличение прибыли компании. Такую услугу стоит заказывать отдельно.

Сначала следует начать хотя бы с контроля уплаты налогов. Своевременная оплата избавит компанию от начисления пени и штрафов. Также нужно не допускать возможность ошибок в отчетной документации – из-за них налоги не будут считаться выплаченными.

В обязанности бухгалтера должна входить регулярная подача документации руководителю на стол. Этот процесс лучше проводить заранее, за несколько недель до официальных сроков. Это даст возможность владельцу высвободить необходимые средства для уплаты налогов.

Ежегодная сверка отчетной документации с налоговой должна стать традицией в компании.

Следим за бухгалтером

Если бухгалтер будет видеть заинтересованность руководителя в финансовых делах, он дважды подумает, прежде чем обманывать. Прописное правило финансовой безопасности – вникать в работу бухгалтера. Некомпетентность предпринимателя в бухгалтерском деле не должна стать причиной переживаний.

Если владелец будет задавать финансовому сотруднику много вопросов – бухгалтер должен подробно на них отвечать. Пусть не будут постигнуты все тонкости бухучета, но это послужит сотруднику сигналом: «Руководитель интересуется и наблюдает!» Прибегать к услугам сторонних консультантов не зазорно, а полезно.

Они помогут уточнить правомерность тех или иных действий, предостерегут от совершения ошибок.

Не стоит гнушаться методами безопасности – можно установить видеонаблюдение на месте работы сотрудника, а также установить прослушивающие устройства. Это станет прекрасной подстраховкой от неожиданностей. Однако следует помнить, что по закону сотрудник должен быть проинформирован об этом, а также ему нужно подписать документ о согласии с такими мерами.

Как самостоятельно проверить работу бухгалтера:

  • Изучение расчетов с контрагентами.
  • Сверка документов о состоянии остатков на складе с реальными позициями. Если есть расхождения – это должно насторожить.
  • Следует узнать, не было ли в последнее время квитанций из налоговой о начислении пени и штрафов.
  • Узнать, не участились ли визиты инспекторов.

Проверка данных бухгалтерского учета поможет узнать истинное положение вещей на фирме. Если все-таки не захочется с головой окунаться в бухгалтерию – аудитор станет оптимальным решением.

Варианты привлечения сторонних сотрудников для проверки своего бухгалтера:

  • Провести бухгалтерскую аудиторскую проверку. Тогда над отчетностью будут работать сразу несколько специалистов: аудитор, юрист, налоговик. Но такой сервис довольно затратный и будет не выгодным для небольшой точки продаж.
  • Аудитор частного характера – более доступный вариант, который поможет проверить финансовые дела с минимальными затратами.
  • Бухгалтер из другой фирмы, работающий в аналогичной сфере.

Если по каким-то причинам предприниматель не хочет, чтобы бухгалтер знал о его действиях, он может заказать анонимную проверку. Так бизнесмен получит объективные данные о состоянии налогового и бухгалтерского учета и избежит возможных конфликтов с сотрудником. Что делать дальше, если обнаружатся ошибки в документации, будет зависеть от их масштаба и характера.

Если бухгалтер исчез

Если вместе с сотрудником исчезли документы и наличные, тогда следует писать заявление в полицию. Также необходимо взять в полиции справку о подаче заявления и принести ее в налоговую. Такие действия помогут избежать начисления пени и штрафов за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчетной документации.

Не стоит сразу подписывать приказ об увольнении нерадивого сотрудника, пока не будет ясно к какой ответственности его можно привлечь – административной или уголовной.

Как выбрать хорошего бухгалтера

Для работы в малом и среднем бизнесе необходим сотрудник, который постоянно следит за изменениями в законодательстве и вносит на их основе коррективы в свою работу.

Советы при подборе бухгалтера:

  • Необходимо сразу определить уровень участия в делах компании: он будет заниматься только бухучетом или еще и вопросами налогообложения, а также кадровыми проблемами?
  • Определить уровень сотрудника: предпринимателю нужен «мастодонт» в своей сфере, который работает в разных направлениях, или подойдет аккуратный сотрудник с узкой бухгалтерской направленностью.
  • Определиться с размером заработной платы. В этот пункт включить необходимые траты на семинары или курсы повышения квалификации, а также обращения в сторонние фирмы за дополнительными консультациями.
  • Стоит решить – предприниматель сам будет заниматься подбором кандидата (беседовать с претендентами, отвечать на звонки, изучать резюме и рекомендации) или поручит это дело рекрутерам.

Чтобы сотрудник работал более старательно, его необходимо мотивировать. В малых и средних сферах бизнеса карьерный рост ограничен. Поэтому следует подумать над премиями или графиком роста заработной платы, а также над компенсационным пакетом.

Признаки хорошего бухгалтера:

  1. Он знает все действующие законы, постоянно предлагает новые идеи по оптимизации работы;
  2. Прекрасно находит общий язык с налоговой инспекцией;
  3. Отчеты такого бухгалтера прозрачны и понятны;
  4. Имеет большой опыт работы в разных сферах;
  5. Вся первичная и отчетная документация хранится в идеальном порядке.

Для проверки знаний бухгалтера существуют специальные тесты. Можно подготовить собственные вопросы, тестируя претендента на лояльность и надежность. Тестирование желательно проводить до собеседования, чтобы сэкономить всем время.

Хороший сотрудник будет находиться в постоянном контакте со своим руководителем. Если бухгалтер не задает вопросов и не интересуется дополнительными сведениями, скорее всего составленные им балансы будут неправильными, что повлечет возникновение проблем. Следует помнить, что грамотно подобранный бухгалтер – это плюс 40% прибыли предприятия!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/kak-kontrolirovat-buhgaltera

Как контролировать бухгалтера | Полезное чтение

Проверка главного бухгалтера руководителем: точки контроля

Не каждый, не всех и не всегда, но это слабенькая гарантия для тех, кто доверяет бухгалтеру деньги.

Обманывает даже бухгалтер-знакомый и бухгалтер-родственник. А кто не обманывает, может честно ошибиться в расчетах и заработать санкции налоговой.

Что еще хуже — работа бухгалтера для многих кажется темным лесом, отчего проверять ее кажется запредельно сложной задачей. На самом деле нет.

Наш читатель и бухгалтер Елена Глоткина подготовила советы

для руководителей компаний, которые хотят быть уверенными в своем бухгалтере.

Контроль денег

Чтобы контролировать деньги, ограничьте или усложните процедуру их снятия и перевода. Сделайте так, чтобы без подписи
руководителя деньги не уходили.

Если расчетный счет подключен к клиент-банку, необходима двухшаговая система подтверждения платежей. Один из вариантов — два ключа с подписями: один у бухгалтера, второй у руководителя. Бухгалтер создает платеж

и подписывает своей подписью, а руководитель проверяет и подписывает платежи своим ключом.

В такой ситуации я не рекомендую подписывать документы целым списком. Лучше потратить немного времени, но открыть каждую платежку и увидеть, куда, кому и за что отправляется платеж. Да, это займет больше времени. И, да, это

обезопасит ваш расчетный счет.

В некоторых системах платежи создаются без ключа с подписью (по логину и паролю), но «уйдут» только при наличии электронной подписи руководителя. Ключ подписи хранится на флешке. Не оставляйте флешку на постоянное место

жительство в бухгалтерском компьютере.

НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ ФЛЕШКУ НА ПОСТОЯННОЕ МЕСТО ЖИТЕЛЬСТВО В БУХГАЛТЕРСКОМ КОМПЬЮТЕРЕ

В некоторых системах перед платежом руководителю приходит смс-пароль, после ввода которого банк исполняет платеж.
Узнайте в своем банке, оказывают ли они такую услугу.

Если речь о наличных деньгах, которые снимаются по чековой книжке, то здесь рекомендация такая: не держите чековую
книжку с заранее подписанными листами.

Если в компании есть корпоративная карта, к ней следует подключить лимит расходования. Можно также попробовать
защитить ее смс-паролем, но в большинстве банков это работает только для интернет-платежей.

Контроль отчетности

Все знают: отчетность должна быть сдана в сроки, установленные законодательством. Иначе будут штрафы и повышенное
внимание налоговой со всеми вытекающими последствиями.

Но не все знают, что некоторые бухгалтера сначала сдают абы-какую декларацию (главное — вовремя) а потом отправляют «уточненку» — правильную декларацию, но уже после срока сдачи отчетности. И все бы ничего, ведь за это не штрафуют,

но зато из-за такой самодеятельности организация может попасть на карандаш налоговой. Удачи на проверке.

ЧТОБЫ ПРЕДОТВРАТИТЬ ПЕЧАЛЬНЫЙ ИСХОД

Самостоятельно подписывайте отчетность, даже электронную.

Имейте перед глазами календарь подготовки и сдачи отчетности с утвержденными сроками.
Сверяйтесь с ним, когда подписываете отчетность.

Отмечайте в календаре, что и когда сдано. Так и вы увидите общую картину, и бухгалтер
поймет, что вы контролируете процесс. Поручите бухгалтеру составить календарь на год вперед.

Контроль налогов

Если при слове «налоги» вы подумали «минимизация» (то есть, конечно, «оптимизация»), вы не одиноки. Это разумно.
Но пусть минимизацией занимается не тот, кто ведет учет. Это отдельная и сложная тема.

Начнем с более простых вещей. В налогах ваша первая задача — выстроить процессы так, чтобы налоги
оплачивались:

вовремя — чтобы не платить потом пени;

без ошибок в платежных документах — иначе будет считаться, что налог не оплачен.

Для этого закрепите в обязанностях бухгалтера своевременное предоставление информации о начисленных налогах (сроки поставьте на пару недель раньше предусмотренных законодательством, если для оплаты нужно аккумулировать

средства на счете). Раз в год давайте задание сверять взаиморасчеты с налоговой. Отчет на стол.

Как работать с бухгалтером

Цель всех этих действий — показать бухгалтеру, что вы следите за его работой и вникаете в процесс. Это многократно снижает шанс обмана. Вы удивитесь, как мало предпринимателей готовы в вникать в работу бухгалтера, а ведь это

элементарные правила финансовой безопасности.

Не стесняйтесь своей некомпетентности и задавайте много вопросов. Вы не должны разбираться
во всем, для этого и существуют профессионалы.

Не стесняйтесь проверять работу бухгалтера. Приглашать аудитора часто бывает излишним,
но не отказывайтесь от этой идеи окончательно. В проверке нет ничего постыдного.

Договоритесь об ответственности со стороны исполнителя за его ошибки, из-за которых
организация несет потери. Пропишите в договоре штрафы бухгалтера за штрафы налоговой.

НЕ СТЕСНЯЙТЕСЬ СВОЕЙ НЕКОМПЕТЕНТНОСТИ И ЗАДАВАЙТЕ МНОГО ВОПРОСОВ

Материал для этого выпуска рассылки подготовила Елена Глоткина: читатель рассылки и руководитель
бухгалтерской компании «7бизнес».

Елена помогает наладить работу бухгалтера в компании, найти правильного стороннего бухгалтера
и проконтролировать его работу. Бухгалтерам Елена помогает работать эффективнее и зарабатывать больше.

Источник: https://Megaplan.ru/letters/book-keeper

Как предпринимателю проверить своего бухгалтера

Проверка главного бухгалтера руководителем: точки контроля

представлено Б. Дабаевым

Каждый руководитель понимает, что для стабильной работы предприятия нужен высококвалифицированный бухгалтер, так как в бухгалтерском учете и российском налоговом законодательстве несведущему человеку разобраться практически невозможно. К тому же, время от времени предприниматели делятся друг с другом историями, как, например, директор компании случайно узнал о запущенности бухучета в своей фирме.

Как вовремя проверить работу бухгалтера, рассказал эксперт infpol.ru.

Арбитражный юрист, член Палаты налоговых консультантов России, консультант по налогам и сборам, специалист по договорному праву Бато Дабаев:

– Более всего под такую опасность подпадают небольшие предприятия, ведь руководство таких компаний осуществляется директором самостоятельно. Порою, директор не в состоянии своевременно проконтролировать качество работы бухгалтерского отдела. Иногда у него просто нет для этого необходимых знаний.

Самая распространенная ситуация для бизнеса в нашем городе, когда срочно необходим бухгалтер и руководитель.

Пытаясь сэкономить, директор приглашает на работу неопытных бухгалтеров, родственников, «на которых можно положиться», в результате чего, отчетность может сдаваться нерегулярно, но в это – никто не вдается.

А то, что отчетность совершенно не отражает реальности, а сам учет не велся вообще, выясняется уже тогда, когда такой бухгалтер уходит с должности. В дальнейшем стоимость восстановления учета зачастую оказывается очень высокой.

Проведение аудиторской проверки. Безусловно, один из самых надежных способов проверки качества работы бухгалтера и всей компании. Однако на практике, аудиторская проверка – весьма затратное мероприятие, которое может себе позволить не каждая организация.

К примеру, аудиторскую проверку в нашем городе, вероятно, могут позволить крупные торговые сети. При этом возникает сложность в передаче на проверку всего огромного «пласта» документов. Также возникает проблема отсутствия доступных в Бурятии по ценовой категории и по качеству услуг аудитора.

Некоторых предпринимателей отпугивает аудиторская проверка раскрытием внутренней, конфиденциальной информации перед третьими лицами.

Конечно, если вы руководитель крупного предприятия и считаете подобные траты оправданными, то вызывайте аудиторов, и они проверят вашу бухгалтерию.

Если аудиторская проверка, на ваш взгляд – слишком дорогое мероприятие, попытайтесь проверить главного бухгалтера самостоятельно.

Даже если вы далеки от бухгалтерской отчетности, существуют документы, содержащие сведения, которые вам как руководителю наверняка известны.

Поэтому, давайте рассмотрим 7 простых способов контроля бухгалтера, которые можно применить уже сегодня.

Способ №1. Как проверить состояние расчётов с контрагентами?

Возьмите отчет о расчетах с контрагентами. Это документ, который наглядно демонстрирует, что должны вы своим поставщикам и что должны вам покупатели. Скорее всего, такие сведения известны вам не хуже, чем бухгалтеру. Поэтому вы с легкостью можете проверить достоверность бухгалтерских документов.

Руководителю рекомендуется раз в месяц (можно и раз в квартал) отслеживать задолженность контрагентов. Желательно, проверку проводить в начале и конце периода, когда произошло уменьшение или увеличение долга. По отдельным сделкам можно выборочно проверить документы – убедиться, что они в порядке. Выявленные недостатки послужат сигналом к более детальной проверке.

Способ №2. Как проверить движения денежных средств по расчетному счету?

Директору нужно убедиться в отсутствии «несанкционированных» платежей. Сейчас руководители очень осмотрительно относятся к ключу первой подписи. Но всё ещё остается практика, когда руководитель, желая освободить своё время, передаёт ключ напрямую бухгалтеру. В этом случае бухгалтер может отправить платежи не по тому каналу.

Иногда бухгалтер говорит, что ему необходим ключ для подготовки «платёжек». Сейчас в банке есть «технический» ключ. Он позволяет подготовить платёжку, посмотреть выписки и загрузить их в «1С». Но без подписи директора программа не отправит ни один платёж. Таким образом, можно останавливать сомнительные или непонятные платежи.

Сейчас налоговые органы имеют право напрямую из банка запросить движение по расчётным счетам. Поэтому важно, чтобы сходились все ключевые показатели, которые отправляются внешним контролирующим органам.

Способ №3. Как проверить кассу?

Для проверки кассы нужно запросить у бухгалтера кассовую книгу. Она у него должна храниться в распечатанном виде. И «минуса» в кассе быть не должно ни при каких обстоятельствах.

Способ №4. Как проверить склад?

Склад проверяется не по фактическому наличию на нём товара, а по учёту. Обороты можно отдать на откуп бухгалтеру, а вот остатки по товарам и материалам следует проверять.

Попросите у бухгалтера отчет по остаткам на складе и первичные документы. Подсчитайте суммы, указанные в приемных накладных и документах по отгрузке. Это даст вам некоторое представление об организации складского учета и своевременности заполнения документов бухгалтером.

Полученные результаты также отразятся в бухгалтерском балансе, который потом идёт в налоговые органы.

Любые непонятные вам расхождения в этих значениях говорят о наличии проблем.

Способ №5. Как проверить расчёты по налогам?

Самый быстрый способ — это взять сверку в налоговой инспекции.

Руководитель может без ведома бухгалтера с паспортом сходить в налоговую инспекцию по месту учета и запросить справку о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам.

У налогового инспектора можно спросить откуда и когда образовалась переплата или недоимка в данной справке. С этими же вопросами можно обратиться к бухгалтеру для разъяснения.

Чтобы избежать потерю времени в налоговой, можно подключится к личному кабинету налогоплательщика и не вставая с рабочего места руководитель может проверить сданные декларации с начисленными суммами налогов и оплату налогов.

Способ №6. Как проверить качество оприходования и учета товарно-материальных ценностей?

Для контроля оприходования товарно-материальных ценностей, ознакомьтесь выборочно с документами по приобретению товара и других ценностей. При осмотре документации вам следует обратить внимание на наличие следующих фактов:

  • наличие реквизитов сторон;
  • указание материально ответственных лиц, которые оприходуют ценности;
  • наличие оригинальных подписей ответственных лиц за оприходования ценностей;
  • наличие визирования документа соответствующими отделами вашей компании;
  • наличие печатей сторон.

Если вы обнаружите документы, оформленные без обязательных реквизитов и принятые в учет бухгалтерией, это будет свидетельствовать, что контроль ценностей не достаточен или отсутствует.

Способ №7. Как выявить существуют ли «хвосты» в бухгалтерии вашей компании?

В бухгалтерии не всегда можно спрогнозировать затраченное время на обработку того или иного документа. А потому, если бухгалтер что-то не успевает, он оставляет менее важную работу на потом. А в первую очередь выполняет ту, которая непосредственно связана с подготовкой отчетности.

Несомненно, самая первоочередная работа бухгалтера – это составление отчетности, а все остальное менее значимое. И та работа, которая осталась невыполненной, остается на тот момент, когда отчетность сдана, нет «горячки» и в наличии есть спокойное время до начала следующего налогового месяца.

Человеческая природа такова, что дела, оставленные на потом, очень часто превращаются в «хвосты». А «хвосты» имеют свойство накапливаться. О результатах такой ситуации можно только догадываться.

Рекомендуем вам проверить документацию, которая в первую очередь попадает в разряд «хвостов». К такой документации относятся: сведения по начислению зарплаты, табеля учета рабочего времени, авансовые отчеты.

Предложите вашему бухгалтеру показать последние распечатанные и подписанные вами документы. Если документация не оформлялась более чем за один месяц, то ваша бухгалтерия имеет видимые «хвосты» и их следует немедленно устранять.

Как видим, для того чтобы выявить потенциальные проблемы работы компании, директор может самостоятельно проконтролировать работу бухгалтерии, выделив для этого всего несколько часов своего времени.

Пусть данный контроль не даст стопроцентного ответа о нарушениях в цифрах, но он позволит оценить работу бухгалтерии в целом и может стать отправной точкой для принятия соответствующих решений.

Также просьба прислушаться к народной поговорке «Доверяй, но проверяй». Эти слова, не потеряли актуальность и по сей день.

Читать далее

Источник: https://www.infpol.ru/101036-kak-predprinimatelyu-proverit-svoego-bukhgaltera/

Как проверить бухгалтера, не зная бухгалтерии: пошаговая инструкция для руководителей и собственников компаний

Проверка главного бухгалтера руководителем: точки контроля

Получить доступ к бухгалтерской базе и провести экспресс-проверку
Проверить факт наличия деклараций с подтверждением своевременной сдачи
Проверить состояние расчетов с бюджетом
Проверьте наличие документов с самыми крупными контрагентами
Экспресс-проверка налоговой отчетности

Для большинства руководителей и собственников компаний бухгалтерия – это отдельный мир, темный лес, в который, в идеале, лучше не лезть. Поэтому бухгалтеры работают, как умеют, а о проблемах в учете руководство узнает по факту – при получении акта выездной или камеральной проверки с миллионными доначислениями, либо при блокировке счета, когда деятельность компании становится парализована.

Чтобы долги перед бюджетом, несданные декларации, неправильно рассчитанные налоги, отсутствие первички и прочие «мелочи» не стали для директора неприятной неожиданностью, нужно проверить бухгалтера. Причем делать это стоит регулярно.

Но как проверить бухгалтера, не имея знаний в области налогового и бухгалтерского учета? Поверьте, это – реально.

Специально для собственников и генеральных директоров компаний мы подготовили пошаговую инструкцию для тестирования работы бухгалтерии. С ее помощью и без погружения в «дебри» бухучета руководитель и собственник смогут проверить знания бухгалтера и быстро понять, насколько хорошо или плохо работает бухгалтерия и ведется учет.

Тест для бухгалтера

Предлагаем быстро и качественно проверить знания вашего бухгалтера и его способность находить практические решения в конкретных рабочих ситуациях. Тест был разработан ведущими экспертами в области налогового и бухгалтерского учета, методологами и аудиторами компании 1С-WiseAdvice.

Для проведения теста достаточно указать свой электронный адрес и e-mail главбуха. Результат тестирования высылается руководителю в виде диаграммы с пояснениями – насколько бухгалтер разбирается в той или иной области учета.

Эффективность теста проверена на практике! Его проходят все наши бухгалтеры при приеме на работу.

Получить тест и проверить своего бухгалтера >>>

Итак, как проверить работу бухгалтера? Следуйте пошаговой инструкции.

Как проверить своего бухгалтера по базе, в которой ведется учет?

Шаг 1. Получить доступ к бухгалтерской базе и провести экспресс-проверку

В самом распространенном случае бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия (последняя версия этой программы – 8.3).

Если нужно проверить бухгалтера, самое простое – это открыть бухгалтерскую базу и сделать экспресс-проверку ведения учета. Для этого в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Экспресс-проверка» как показано на рисунке ниже.

Выберите период, за который необходимо сформировать отчет (например, за 2017 год), и нажмите «Выполнить проверку». Если в учете есть ошибки, то программа их выдаст. Ошибки в учете могут привести к ошибкам в расчетах налогов, соответственно, возможны доначисления, пени и штрафы. Попросите бухгалтера исправить ошибки.

Отчет об ошибках будет выглядеть следующим образом:

Важно!

Если бухгалтер отказывается показать базу, либо ссылается на сложность ее передачи для проверки – бейте тревогу! Наверняка учет ведется некорректно, либо не ведется вовсе. А значит, компания рискует не пройти налоговую проверку.

Кроме того, если бухгалтер уволится, возникнут проблемы с передачей дел новому бухгалтеру, и наверняка придется восстанавливать учет.

Причем, по закону, налоговая инспекция также может потребовать бухгалтерскую базу компании для проверки, поэтому стоит периодически устраивать своей бухгалтерии тест на боевую готовность.

Как проверить бухгалтера на предмет своевременной и полной сдачи отчетности?

Шаг 2. Проверить факт наличия деклараций с подтверждением своевременной сдачи

В большинстве случаев отчетность сдается электронно. Фактом подтверждения сдачи отчетности является квитанция, полученная от налоговой или фондов. Отчетность и квитанции могут храниться в электронном виде. Проверьте, что вся отчетность вашей компании с квитанциями действительно хранится в электронном архиве.

Образец квитанции о приеме отчетности приведен ниже. В квитанции выделены поля, на которые необходимо обратить внимание:

Как проверить главного бухгалтера на предмет отслеживания налоговых недоимок?

Для этого попросите вашего бухгалтера запросить в ИФНС справку о состоянии расчетов с бюджетом на текущую дату. Это можно сделать в электронном виде. Такую справку ИФНС направит также в электронном виде.

Средний срок ее изготовления – 3 рабочих дня. В справке будут указаны пени и штрафы (при их наличии), недоимки, а также переплаты по налогам.

Попросите бухгалтера пояснить все цифры в Справке и соответствие данных цифр данным учета.

Как проверить бухгалтера и состояние дел в первичных документах?

Шаг 4. Проверьте наличие документов с самыми крупными контрагентами

Порядок в первичной документации очень важен, т.к. это первое, что проверяют контролирующие органы.

Проверьте наличие оригиналов первичных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур) по самым крупным поставщикам. Эти документы должны быть подписаны с двух сторон и храниться в папках.

Идеальный вариант – наличие электронного архива документов, по которому можно быстро найти нужный документ в виде отсканированной копии.

Все документы должны храниться в порядке, чтобы в любой момент можно было быстро найти нужный.

Как правило, если ИФНС присылает запрос о предоставлении документов, надо в сжатые сроки предоставить нужные документы, иначе есть риск доначисления налогов.

Важно!

Дополнительно стоит проверить, проявили ли должную осмотрительность по самым крупным контрагентам. Как провести такую проверку с учетом последних требований ФНС, читайте в статье нашего блога «Новые способы проверки контрагента в условиях ужесточения налогового контроля по закону № 163-ФЗ».

Как проверить бухгалтера по декларациям?

Шаг 5. Экспресс-проверка налоговой отчетности

Для генерального директора компании мы можем предложить экспресс-метод проверки отчетов, которые исправно сдает главбух (своеобразный чек-лист проверь своего бухгалтера).

Эта простая методика позволяет выявить контрольные точки в отчетности, которые являются «красной тряпкой» для налоговиков. Причем, чтобы заметить критические расхождения, необязательно обладать обширными и глубокими познаниями в области бухгалтерского учета.

  1. Сравните годовую выручку из деклараций по НДС и декларации по прибыли, а также из Отчета о финансовых результатах Как это сделать:
    • Возьмите декларации по НДС за 1, 2, 3, 4 квартал. Сложите выручку в разделе 3 декларации (как показано на рисунке)
    • Возьмите декларацию по налогу на прибыль. Посмотрите выручку в листе 2 (как показано на рисунке ниже)
    • Посмотрите выручку в Отчете о финансовых результатах

    Если есть расхождения – попросите вашего бухгалтера их пояснить (ИФНС однозначно пришлет такое требование).

  2. Сравните сумму расходов в декларации по налогу на прибыль и в Отчете о финансовых результатах (по статьям) Для этого необходимо в декларации по налогу на прибыль открыть Приложение №2 к Листу 02, в этом разделе указаны все расходы, которые были учтены в налоговом учете. В Отчете о финансовых результатах указаны все расходы, которые учтены в бухгалтерском учете.

    Если есть расхождение между суммами расходов – попросить бухгалтера пояснить причины этих расхождений.

  3. Проверьте, нет ли убытка в декларации по прибыли Если убыток есть – вас вызовут на убыточную комиссию в ИФНС для дачи пояснений. Попросите бухгалтера предложить варианты не показывать убыток в декларации либо придумать убедительные объяснения причин возникновения убытка.

    Если в декларации по прибыли убыток на протяжении нескольких налоговых периодов – ваша компания рискует оказаться в плане выездных проверок!

  4. Посчитайте долю вычета по НДС Для этого в разделе 3 декларации берем общую сумму начисленного НДС и общую сумму налога, подлежащего к вычету.

    Доля вычетов = Общая сумма вычетов / Общая сумма начисленного налога * 100%

    Сравните с безопасной долей вычета НДС вашего региона. Если отклонение значительное – попросите бухгалтера предложить варианты для приведения этих показателей к средним. В случае превышения компанией установленной доли вычета по НДС, налоговый орган рассматривает такого налогоплательщика как потенциальный объект для налоговой проверки.

Важно!

К сожалению, в открытом доступе ФНС эти данные не публикует, однако наши коллеги из газеты «Учет. Налог. Право» добывают эти сведения и публикуют актуальные данные по безопасной доле вычета НДС на своем сайте.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kak-proverit-bukhgaltera/

Проверяем бухгалтерию, а заодно и бухгалтера

Проверка главного бухгалтера руководителем: точки контроля

Как руководитель может проверить своего главного бухгалтера на профессионализм и порядочность? Не всегда есть время и возможность вникнуть в ведение бухгалтерии, рассмотреть с должным вниманием все аспекты… Поэтому мы решили опубликовать тест из 7 главных вопросов, который выведет нечестного бухгалтера на чистую воду.

В качестве дополнительного бонуса мы нашли несколько бесплатных инструментов, которые дадут оценку вышей бухгалтерии и предостерегут от обмана. «Доверяй, но бухгалтерию знай!» или «Знай, как проверить своего бухгалтера»: только так можно избежать рисков и обезопасить свой бизнес.

Почему важно быть уверенным в своем бухгалтере?
Чтобы не возникло подобных ситуаций:

Для уверенности в своем бухгалтере достаточно знать семь контрольных точек, на которых и основан данный тест. Подсчитайте баллы своих ответов (даны в скобках после каждого варианта), и по итоговой сумме выберите результат теста.

Тест: Что скрывает ваш бухгалтер?

Ваш бухгалтер проводит сверку с налоговой инспекцией?

  1. Да, у нас все корректно. (0)
  2. Нет, а что это, разве это обязательно? (2)
  3. Нет, у нас простой учет. (1)

Вы уплачивали штрафы в налоговую или в Пенсионный фонд?

  1. Нет, штрафов не приходило (0)
  2. Да, приходилось (2)
  3. Нет, компания новая, пока об этом даже не думали (1)

Вас устраивает скорость получения и доступность информации от бухгалтера (консультации, управленческая отчетность…)?

  1. Да, все оперативно. (0)
  2. Не устраивает. (2)
  3. Могло быть оперативнее и удобней, но мне не критично (1)

Ваша бухгалтерская база всегда вам доступна?

  1. Да, хранится у меня и есть постоянный доступ. (0)
  2. Нет, базу ведет бухгалтер у себя. (2)
  3. База у меня, могу получить доступ, но мне это не нужно. (1)

Работа с банком передана бухгалтеру полностью?

  1. Нет, я смотрю остатки по расчетному счету и контролирую каждый платеж. (0)
  2. Да, передал задачу бухгалтеру, он все делает сам. (2)
  3. Остатки на работу бухгалтера иногда проверяю, ведет он. (1)
  4. Работа по банку минимальная, делаю ее сам. (0)

Вас устраивают итоги сверок с контрагентами?

  1. Да, регулярно проводим, у нас все чисто. (0)
  2. Не очень, иногда появляются странные контрагенты и всплывают старые долги. (2)
  3. У нас мало контрагентов, все взаиморасчеты наизусть знаю. (1)

У вас возникают сложности с мониторингом кассы?

  1. Нет, проверяю кассовую книгу, все чисто. (0)
  2. Бывает, что возникают несогласованные расходы (чеки за такси, нецелевые покупки) (2)
  3. Никогда не проверял, а что это нужно делать? (1)
  4. У нас нет кассы. (0)

(0 – 7) Ваш бизнес в относительной безопасности

Поздравляем, вы контролируете бухгалтера, и скорее всего он действительно работает на совесть, раз до сих пор занимает должность в вашей компании. Но контроль — это не самоцель.

Главное — это экономичность ведения учета, технологичность и современность, максимальное исключение человеческого фактора. У Вас есть отличный работник, но так ли хороши его инструменты.

Возможно, Вам следует задуматься об онлайн-бухгалтерии, программах, формирующих отчеты быстро и без ошибок.

(7 – 14) Высокий риск безопасности бизнеса

Вы не контролируете бухгалтера, и он может делать все, что ему захочется! В данной ситуации бизнес не застрахован от мошенничества.

Но, к счастью, Вам не нужно срочно бросаться изучать бухгалтерию, достаточно взять на вооружение услуги по проверке и контролю.

Например, вы можете в любой момент провести аудит своей бухгалтерии или воспользоваться бухгалтерским обслуживанием 1С. Подробнее о бесплатных инструментах читайте далее.

Бесплатные инструменты для ведения бухгалтерии

Для вашего удобства мы решили составить гид по полезным и бесплатным инструментам для эффективного ведения бухгалтерии. Чтобы воспользоваться спецпредложениями, не нужно регистрироваться, отправлять СМС, заключать договор на энный срок, что-то платить. Узнать про инструмент подробнее и попробовать его в действии вы можете, перейдя по ссылке. Итак, список полезностей:

  1. Бесплатный бухгалтерский аудит бизнеса. Поможет выявить потенциальные налоговые риски и исправить ситуацию раньше, чем проблемами заинтересуется налоговая. Вы сможете получить независимую оценку работы своего бухгалтера или лишний раз проверить самого себя. Вовремя выявленные недочеты могут сэкономить вам немалые деньги, которые бы вы потратили на уплату штрафов и пеней. Попробовать →
  2. Месяц бесплатной онлайн-бухгалтерии 1С. Вы или ваш бухгалтер пользуетесь программой 1С:Предприниматель абсолютно бесплатно в течение месяца, пробуете ее возможности, оцениваете эффективность ведения бухгалтерии онлайн. И это без гарантии последующего заключения договора с 1С. Попробовать →
  3. Бесплатный месяц бухгалтерского обслуживания от 1С. Передайте свою бухгалтерию команде профессионалов, заинтересованных только в вашей выгоде и долгосрочном сотрудничестве. Вы сможете оценить качество услуги по факту и сделать для себя выводы. Попробовать →
  4. Бесплатная часовая консультация по налогообложению. Вы узнаете, как оптимизировать налоги на свой бизнес, чем грозят те или иные ошибки/просрочки/невыплаты, сможете задать вопросы по налогам ИП и ООО, проконсультироваться по своей или интересующей вас системе налогообложения. Попробовать →

Все это мы попробовали сами, поэтому можем рекомендовать вам.

Спасибо сервису по бесплатной подготовке документом для регистрации 1С-Старт, который предоставил в пользование столько полезных возможностей. Пишите комментарии к статье, удалось ли вам воспользоваться бесплатными инструментами, что понравилось, а что нет. И предлагайте свои «полезности» и «фишки», их много не бывает.

Проверяем бухгалтерию, а заодно и бухгалтера. обновлено: Ноябрь 30, 2018 автором: Все для ИП

Источник: https://vse-dlya-ip.ru/ucet/proverit-kak-vedetsya-buhgalteriya

Как контролировать бухгалтера?

Проверка главного бухгалтера руководителем: точки контроля

Не секрет, что мало кто из руководителей и собственников бизнеса разбираются в бухгалтерии. Обычная ситуация, когда бухгалтеры пользуются этим и, выстраивая доверительные отношения с директором, воруют. Или же просто по своей халатности или лени подсаживают компанию на лишние расходы. Причем зачастую воруют и бухгалтеры-друзья, и бухгалтеры-родственники!

Для подавляющего большинства руководителей бухучет – это темный лес, и контроль кажется запредельно сложной задачей. На самом деле это не так. Контролировать бухгалтерию можно и обязательно нужно. Вот несколько простых правил, которые уберегут вас от потерь, а бухгалтеров – от соблазна.

1. Контролируйте деньги компании

Чтобы контролировать расчетный счет, необходимо усложнить процедуру перевода денег. Ни в коем случае нельзя, чтобы деньги уходили без подписи руководителя.

Это один из самых простых способов увода денег. Например, введите систему двух ключей: один ключ бухгалтера, второй – руководителя.

Бухгалтер создает платеж, подписывает своим ключом, но без подписи ключом руководителя деньги никуда не уйдут.

Даже когда платежей много, нельзя подписывать платежки списком. Обязательно открывайте каждую платежку и проверяйте, куда и за что платите деньги! Да, проверка займет немного вашего драгоценного времени, однако это поможет избежать многих казусных ситуаций.

Если в вашей системе платежки создаются без ключа, по логину с паролем, а у вас есть флешка с одним ключом руководителя, не оставляйте ее бухгалтеру в постоянное пользование!

В некоторых системах «клиент-банк» при совершении платежа руководителю на сотовый телефон приходит смс с паролем, без которого банк не выполнит платеж. Если у вас не десятки платежей ежедневно, то имеет смысл выяснить в своем банке о подобной услуге.

Если в вашей компании есть корпоративная пластиковая карта, ограничьте ее расходы лимитом.

Для контроля снятия денег со счета по чековой книжке каждый чек подписывайте только в заполненном виде. Не подписывайте чистые чеки и тем более по несколько штук.

2. Контролируйте отчетность компании

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

Мы все знаем, что несвоевременная сдача отчетности в налоговую чревата последствиями.

Поэтому, дотянув до последнего, некоторые бухгалтеры отправляют «левый» отчет, главное, чтобы уложиться в сроки, установленные законодательством, не нарваться на штрафы и не вызвать повышенного интереса налоговой.

Потом же отправляют уточненную декларацию. Все вроде бы ничего, штрафов за это не предусмотрено. Вот только в результате очень легко попасть «на карандаш» с вытекающими из этого налоговыми проверками…

Поэтому всегда сами подписывайте отчетность, даже электронную. Поручите бухгалтеру составить календарь со сроками сдачи отчетности на год вперед и фиксируйте там, что и когда сдано. Только так вы будете видеть всю картину целиком, бухгалтер будет знать, что вы контролируете процесс.

3. Контролируйте налоги компании

Речь идет не об оптимизации, это отдельная история.

Начните хотя бы с контроля их оплаты. Главное, чтобы они были оплачены вовремя, чтобы не платить потом пени и без ошибок в платежных документах, иначе налог будет считаться неоплаченным.

Для этого введите в обязанности бухгалтера своевременную подачу вам информации о начисленных налогах. Лучше, если это будет заранее, за неделю-две до официальных сроков. Особенно, если для их оплаты еще предстоит аккумулировать средства на счете.

Раз в году давайте команду делать сверку с налоговой. Отчет – вам на стол.

Резюмируем:

Покажите бухгалтеру, что вы следите за его работой, что вы «в теме». Не стесняйтесь задавать вопросы, контролировать, проверять, в этом нет ничего постыдного.

Оговорите ответственность бухгалтера за его ошибки, в результате которых предприятие несет убытки. О штрафах за штрафы от налоговой! А иногда не грех будет и аудитора пригласить…

Цель всех вышеописанных действий – быть в курсе финансовой жизни предприятия.

Остается только удивляться, как мало руководителей готовы вникать в работу своего бухгалтера и контролировать его! А ведь это элементарные правила финансовой безопасности компании.

Для пущей важности приведу примеры из практики моих клиентов:

  • В ходе аудиторской проверки в одной небольшой столичной компании выявилось, что главный бухгалтер, пользуясь полным доверием генерального директора, не только благополучно оплачивала со счета предприятия кредит за свой авто в течение почти 3 лет, но и совершала другие приятные покупки (ювелирные украшения, одежда, туристические путевки и пр.) Упс… Выявлен ущерб около 4,5 млн. руб.
  • В нижегородской оптовой компании случайно были раскрыты махинации главного бухгалтера, находящегося в сговоре с коммерческим директором. За 1,5 года их совместного «творчества» на несуществующую рекламу, промо-акции, апгрейд и ремонт офисной техники, представительские расходы и многое другое на счета фирм-однодневок ушло более 3 млн. руб. Как вам такое?..
  • При выходе из состава учредителей одного из собственников предприятия случайно было обнаружено, что в штате предприятия присутствуют «мертвые души».

    При проверке оказалось, что двое давно уволившихся сотрудников продолжают исправно получать зарплату, отпускные и даже премии. Бухгалтер объяснила, что ей просто очень нужны были деньги… О как! Украдено более 800 тыс.

    руб. Сейчас идет полная аудиторская проверка.

Источник: https://delovoymir.biz/kak-kontrolirovat-buhgaltera.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.