+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Письмо-требование. Советы по написанию

Содержание

Как написать требование. Как написать письмо требование. Как правильно написать требование

Письмо-требование. Советы по написанию

В деловом обороте пользуются популярностью письма-требования. В требовании может содержаться просьба о выполнении тех или иных обязательств в случае, если есть нарушения принятых двумя сторонами договоренностей. Написать требование можно не только в отношениях между организациями, но и между физ. лицами.

Смысл такого требования заключается в том, чтобы склонить должника выполнить то или иное требование добровольно, избегая, тем самым, потери времени и денежных средств на судебные разбирательства.

Как написать требование, чтобы оно подействовало на должника с первого обращения?

Конечно, в таких письмах выгодно применять формулировки психологического характера, которые направлены на то, чтобы максимально эффективно донести до должника тот факт, что выплатить, к примеру, долг, будет намного проще и выгоднее, нежели делать это в принудительной форме, когда к работе подключаются юристы и суд.

Написать требование нужно в вежливой форме, текст должен быть лаконичный и грамотным с юридической точки зрения. В нем можно и нужно ссылаться на определенные факты, нормы права, обстоятельства, документы, на которых базируется письмо-требование.

Если Вы хотите правильно написать требование, в начале письма изложите все факты и обстоятельства, связанные с невыполненными обязательствами и договоренностями. Дальше формируется требование и пишется ссылка на правовые нормы и акты, излагаются действия в случае невыполнения должником требований, указанных в письме.

На сайте «Как написать» работают специалисты, у которых Вы можете получить больше информации, касающейся верного написания требования.

Как написать письмо требование

Грамотно составленное требование поможет Вам в разрешении существующей непростой ситуации, и воздержаться судебных разбирательств и траты Ваших же средств на судебные разбирательства.

Перед тем, как написать письмо требование, нужно почитать законодательство, на которое будете указывать в своем документе.

Конечно, вернее попросить помощи у юриста, который консультирует на сайте «Как написать», чтобы написать письмо требование верно – это поможет избежать дальнейших разбирательств. Но если готовы делать это сами, вот некоторые советы, как написать письмо требование:

• укажите в письме ФИО той компании или частного физического лица, к кому обращаетесь в своем требовании;

• укажите в письме ФИО лица, от кого пишется требование;

• изложите в письме суть требования, избегая обширных фраз. Тут можно сослаться на статьи, которые нарушил должник, а также Ваши требования;

• указывать в письме можно одно требование, конкретно и четко. Если Вы собираетесь расторгать договор, то так и указывайте;

• в качестве приложений нужно прикладывать документы, которые подтвердят невыполнение второй стороной оговоренных обязательств.

Письмо требование, как правило, пишется в нескольких экземплярах.

Если есть вопросы, как написать письмо требование, можете обращаться в «Как написать», где наши юристы Вам окажут квалифицированную помощь.

Как правильно написать требование

Требовательный порядок разрешения конфликта является необходимой стадией, которая предшествует судопроизводству. Прежде, чем подавать в суд исковое заявление, нужно попытаться решить конфликт в порядке досудебном. Именно в этом случае и помогает письмо-требование.

Как правильно написать требование – этот аспект имеет очень большое значение. Профессиональное требование помогает решить существующие разногласия, существующие между двумя сторонами существующего договора.

Как правильно написать требование и что это такое?

Требование представляет собой демонстрацию недовольства, к примеру, купленным скверным товаром или же услугой, оказанной в некачественном виде. Основной целью предъявления требования является решение конфликтной ситуации, не обращаясь за помощью в суд. Требование может предъявить каждый потребитель, считающий, что услуга или приобретенный товар был изготовлен некачественно.

Чтобы правильно написать требование, текст письма должен быть в вежливой форме. При этом, в письме нужно указывать, кому направляется требование, от кого оно отправляется, изложить суть дела, а также пожелания. Кроме всего перечисленного, в письме-требовании можно указать определенные нормы права, факты, документы, на которых и будет базироваться Ваше требование.

Если у Вас остались вопросы касательно правильного написания требования, обращайтесь в обратную связь «Как написать», где Вам ответят на все имеющиеся вопросы.

Источник: https://www.arcom.by/index.php/information/1137-2015-08-21-06-27-41.html

Личное письмо

Письмо-требование. Советы по написанию

В свете требований ГИА девятиклассников и ЕГЭ выпускников школ, обучение и освоение навыков письменной речи приобрело очень актуальный характер.

Особое внимание учителя и учащиеся старших классов уделяют работе над развитием навыков написания письма личного характера и эссе на английском языке, ибо именно эти виды письменных работ заложены в КИМах ГИА и ЕГЭ.

Эта страничка создана для того, чтобы помочь вам успешно справиться с этими видами заданий.

Презентация. Как написать письмо? 

Итак, как же правильно оформить и написать письмо на английском, чтобы набрать наибольшее количество баллов при сдаче ГИА и ЕГЭ?

1. Необходимо знать правила оформления и структуру писем личного характера. 

2. Необходимо знать критерии и схемы оценивания письма, прописанные в материалах к ЕГЭ.

3. Необходимо иметь базовый словарный запас. Чтобы написать письмо не нужно знать английский в совершенстве, более того, письмо можно написать даже если у вас ограниченный словарный запас.

1. Правила оформления и структура письма личного характера

1. В правом верхнем углу письма пишется ваш адрес и дата.

номер дома / номер квартиры, название улицы

город, индекс

страна

дата

Например:

145/4 Esenin Street

Cheboksary 428000

Russia

1 February 2012

Существует сокращенный вариант написания адреса и даты, который также является правильным. В адрес можно включить только название города и страны, а дата может состоять из одних цифр:

Cheboksary

Russia

1.02.2012

2. Вступление-приветствие.

Эта часть обычно состоит из 3,4-х предложений. Сначала вы пишете обращение к человеку, которому вы должны адресовать письмо исходя из задания. Напримеp: Dear Mike,. Обратите внимание, что после обращения ставится запятая и следующее предложение (т. е.

фактически первое предложение письма) пишется с красной строки. А что же написать в приветствии? В приветствии вы можете поблагодарить за письмо, написать, что вы очень рады получить от своего друга весточку, объяснить почему вы долго не писали и т.д.

Примерно это должно выглядеть так:

Dear Mike,

Thanks for your letter, it was nice to hear from you. Sorry I didn't answer for a long time. I was very busy with my schoolwork.

3. Основная часть.

Обычно эта часть состоит из двух абзацев. Первый – содержит ответы на вопросы друга. Во втором абзаце, наступает ваша очередь задавать вопросы собеседнику, об этом сказано в задании. Обычно оговаривается, сколько именно вопросов должно быть задано.

4. Заключительная часть. Прощание.

Здесь вы можете логически завершить свое письмо, пожелать удачи и попрощаться. Обычно говорится, что вам пора идти куда-то. Примерно это выглядит так: Oh, I have to go now. Mum wants me to do some shopping for her. 

 На следующей строке не забудьте попрощаться с вашим воображаемым другом. Заключительная фраза письма должна выглядеть примерно так:

Hope to hear from you soon,

Andrey

Обратите внимание, что после имени не ставится точка!

Схема структуры письма личного характера:

Критерии и схемы оценивания письма

Начнем с того, что прежде чем выполнять какое либо задание из ЕГЭ, нужно внимательно прочитать задание к нему.

Задание примерно выглядит так:

Задание С1. You have received a letter from your English-speaking pen-friend Tom who writes:

…In Great Britain most young people want to become independent from their parents as soon as possible. Could you tell me what you and your friends think about not relying on your parents? Are you ready to leave your family immediately after you finish school? Is it easy to rent a house or an apartment for students in Russia?

As for the latest news, I have just returned from a trip to Scotland…

Write a letter to Tom.

In your letter

answer his questions

ask 3 questions about his trip to Scotland

Write 100 – 140 words.

Remember the rules of letter writing.

а) читаем само задание (выделено жирным шрифтом), в нем оговорены важные вещи: 1. количество слов, которое мы должны соблюсти, 100-140 слов, как мы видим. 2. что мы должны сделать: прочитать отрывок из письма и написать ответное, в котором мы должны ответить на вопросы, заданные нам и задать 3 своих.

б) читаем содержание письма и стараемся максимально точно его понять, иначе как мы будем писать ответное?

в) учитывая требования к структуре и содержанию письма, пишем ответ

Критерии оценивания выполнения задания С1 (максимум 6 баллов)

Дополнительная схема оценивания задания С1 “Личное письмо”

Как написать письмо, если мой словарный запас невелик?

Ответ прост – используйте готовый шаблон! Его можно и нужно заучить наизусть. Шаблон обычно содержит в себе уже 60-70 слов, то есть, останется только дописать его, исходя из задания и используя всего 40-50 слов. Не такая уж сложная задача, не так ли?

Пример шаблона:

145/4 Esenin Street

Cheboksary 428200

Russia

1 February 2012

Dear (имя),

Thanks for your letter, it was nice to hear from you. I'm sorry I couldn't reply straightaway. I was busy with my schoolwork.

You asked me about (пишем о теме, которой интересуется написавший нам письмо). Well, (отвечаем на его вопросы).

By the way, (задаем три своих вопроса в отдельных предложениях)

Oh, I have to go now. I promised my Mum to clean the bathroom. Looking forward to hearing from you soon.

Love,

Andrey

Вот собственно и весь секрет. Обратите внимание, что получившийся у нас шаблон содержит 67 слов, и нам остается дописать всего 40-60.

Образец выполненного задания С1:

You have received a letter from your English-speaking pen-friend Tom who writes:

…In Great Britain most young people want to become independent from their parents as soon as possible. Could you tell me what you and your friends think about not relying on your parents? Are you ready to leave your family immediately after you finish school? Is it easy to rent a house or an apartment for students in Russia?

As for the latest news, I have just returned from a trip to Scotland…

Write a letter to Tom.

In your letter

answer his questions

ask 3 questions about his trip to Scotland

Write 100 – 140 words.

Remember the rules of letter writing.

145/4 Esenin Street

Cheboksary 428000

Russia

1 February 2012

Dear Tom,

I'm sorry I couldn't reply straightaway. I was busy with my schoolwork.

I'm only 16 and I can't help relying on my parents now, but most of my friends and I dream to be independent. As soon as I leave school, I'll go to university.

If I find a part-time job, I'm ready to leave my family and start living on my own.

Of course, it's hard financially to rent a house or an apartment in Russia, especially if you are a student and don't have much money, but I'm prepared for this.

Well, I'm happy to hear you've finally fulfilled your dream – a trip to Scotland! How long were you there? What places did you visit? Did you try on a kilt?

Oh, I have to go now. Mum wants me to do some shopping for her.

Hope to hear from you soon,

Andrey

Обучающие видео. ЕГЭ по английскому. Личное письмо. Правила игры

Вы можете потренироваться в написании писем и обсудить стратегии подготовки к написанию письма личного характера на нашем форуме. Регистрируйтесь, задавайте интересующие вас вопросы, выкладывайте образцы ваших писем, если будет необходимо, они будут проверены и вам будут даны полезные советы. Одна голова хорошо – а целый форум голов лучше!

Источник: https://anglyaz.ru/pismo/lichnoepismo.html

Образец написания письма-просьбы, содержание документа и правила его оформления

Письмо-требование. Советы по написанию

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец написания письма-просьбы, содержание документа и правила его оформления

Нормы делового общения предусматривают составление письменных обращений к контрагентам по определенным правилам. Чтобы полученная документация была не только прочитана, но и возымела необходимое воздействие, потребуется ознакомиться с образцом написания письма-просьбы.

Структура документа

Письмо-просьба является распространенным документом в деловой среде. Предприниматели с его помощью обращаются к контрагентам с просьбами либо предложениями.

Например, когда требуется ознакомиться с каталогом производимой продукции, встретить работника в аэропорту либо на вокзале и прочее. Образец написания письма-обращения не регламентируется законодательством, но нужно придерживаться определенных рекомендаций при его составлении.

Методика написания обращения сложилась на основе основополагающих принципов делового документооборота. При написании письма необходимо придерживаться следующих советов:

  1. В шапке документа указывается название юридического лица, адрес и телефон центрального офиса, должность и ФИО отправителя (руководителя). Ниже следует информация об адресате.
  2. В средней части листа начинается главный текст письма, в котором излагается суть просьбы (предложения) и ее обоснование. Не стоит детально, в подробностях описывать ситуацию. Не рекомендуется растягивать текст более чем на 2 абзаца. Но в то же время адресату должна быть понятна суть обращения. В письме излагаются краткие и понятные мысли, раскрывающие цель обращения и методы достижения этой цели.
  3. На завершающем этапе автор ставит личную подпись с расшифровкой и указывает дату написания письменного обращения.

Принцип написания писем с обращением схож по структуре с другой документацией, которая вписывается в нормы делового общения.

письма

Документ составляется по требованиям делового документооборота, только в этом случае от адресата можно ожидать положительного ответа. письма должно раскрыть адресату суть обращения, главные мысли автора. При написании следует придерживаться определенных советов:

  1. Письмо направляется кому-то индивидуально. Обращаться к адресату нужно по имени и отчеству, что будет свидетельствовать об уважении автора. Обозначение в тексте лица, которому направлено обращение, будет налагать на него обязательства по ответу. Индивидуализировать письменную просьбу необходимо даже, если документ составляется для группы лиц.
  2. Получателю корреспонденции нужно понимать, почему к нему написано обращение. Стоит обозначить деловые достижения партнера, предыдущие успехи в бизнесе и другие достоинства, которые касаются главной темы письма. Но нужно различать грань между любезностью и заискиванием. При соблюдении этого условия вероятность рассмотрения письма и положительного ответа на него возрастает.
  3. Необходимо грамотно обосновать обращение. Получатель письма должен заинтересоваться предложением отправителя. Потребуется изложить проблему в таком ключе, чтобы была понятна выгода адресата от сотрудничества с отправителем. Из текста должно быть понятно, что предлагаемые автором пути решения принесут прибыль обеим сторонам.
  4. В документе представляются точные сведения. Обозначаются конкретные даты, точные числа, ставки, проценты и так далее. письма не должно давать возможности двоякого его толкования. Если мысль автора будет не полностью раскрыта, то стоит ожидать только формального ответа. Конечная цель письменного обращения достигнута не будет.
  5. Под описанием просьбы рекомендуется преобразовать ее и продублировать, заостряя внимание на финансовых и прочих интересах получателя письма.

Образец письма

При написании образца письма-просьбы стоит использовать прием убеждения адресата в необходимости определенных действий. Из текста получателю должна быть ясна собственная выгода от принятия предложения автора обращения. Завершаться письмо должно оптимистично, с надеждой на скорый положительный ответ.

Образцы написания некоторых вариантов письма-просьбы Вы можете найти и скачать ниже:

Скачать образец письма-просьбы об отсрочке платежа [40.21 KB]

Скачать образец письма-просьбы о предоставлении скидки [34.85 KB]

Инструкция по оформлению

Деловой стиль письма-просьбы подразумевает наличие основных реквизитов организации-отправителя. Данное требование предъявляется к официальным обращениям любого типа. В документе должна быть обозначена следующая информация:

  • если письмо составлено государственной организацией, бюджетным учреждением, ведомством либо иным юридическим лицом государственной подчиненности, то в документе должен присутствовать Государственный Герб РФ
  • официально зарегистрированная эмблема хозяйствующего субъекта
  • код ОКПО
  • название юридического лица
  • адрес места деятельности, номер телефона, факса, адрес электронного ящика
  • дата, когда было составлено письмо
  • порядковый номер исходящего документа
  • если письменное обращение является ответом, то потребуется указать номер входящей документации
  • получатель (название, адресные данные, ФИО, должность адресата)
  • наименование документа (при желании акцентировать внимание получателя)
  • должность автора обращения, его ФИО и подпись
  • ФИО и телефонный номер лица, ответственного за написание письма

Если отправитель ожидает ответа от адресата, то в документе следует обозначить данное обстоятельство. Например: «Ожидаем от Вас ответа до _____» либо «Выражаем надежду на Ваше положительное решение в срок до ____». При отсутствии временных рамок адресат может затянуть с ответом, что создаст лишние сложности для автора письма.

Рекомендации специалистов

При написании обращений необходимо придерживаться следующих советов (таблица 1).

СоветПодробности
Деловое письмо должно быть написано грамотно, без помарок и исправленийОтсутствие ошибок и деловой стиль будет свидетельствовать об уважении и искренности автора. Если отправитель не удосужился перепроверить текст, то ожидать требуемого результата не стоит.
Для написания письма лучше выбрать фирменный бланкЕсли он отсутствует, то необходимо привлечь внимание получателя красивым шрифтом либо их сочетанием. Текст документа должен быть зрительно завлекательным, чтобы адресат не прервал чтение на середине обращения.
При оформлении документа необходимо помнить, что он не является строго официальнымСтоит избегать длинных предложений и бюрократического стиля. Предложения должны быть краткими и ясными, это существенно повысит шансы на понимание ситуации и положительный ответ адресата.

Стиль письма должен быть деловым без лишней официальности и бюрократичности.

урок по составлению делового письма:

Разновидности письма-просьбы

Можно выделить множество разновидностей данных документов. Их вид будет зависеть от ситуации, побудившей автора к написанию обращения:

  1. О предоставлении займа. В тексте должны быть четко обозначены обстоятельства и цели, для которых необходимы денежные средства. Также нужно обозначить причину, по которой их невозможно получить из иного источника.
  2. О предоставлении услуг, товаров. В данном обращении должна прослеживаться заинтересованность автора и его желание сотрудничать с адресатом, что должно побудить последнего на положительный ответ.
  3. О получении скидки. Данное письменное обращение особенно актуально в настоящее время. Шансы на удовлетворение просьбы увеличиваются, если контрагенты сотрудничают продолжительное время либо при покупке большой партии товара.
  4. О переносе даты платежа. Потребуется признать факт просрочки перечисления денег, указать причины задержки и обозначить точные сроки погашения задолженности.

Следовательно, при написании письма необходимо отталкиваться от проблематики, которая отображается в его тексте. Универсальных шаблонов для данного типа документов не существует.

Как отправить письмо-просьбу

Сегодня существует несколько способов отправки деловой корреспонденции:

  • электронным письмом
  • факсимильной связью
  • почтовым отправлением

Первые 2 метода являются наиболее быстрыми и удобными. Последний же займет определенное время, особенно если получатель находится в другом городе или населенном пункте. Но отправкой письма через Почту РФ можно подчеркнуть значимость адресата и уважение к нему. Достаточно написать текст обращения красивым почерком, также можно оформить документ на дорогом бумажном носителе.

Если документ отсылается через почту, то необходимо учитывать временные затраты и отправить его заблаговременно. Также необходимо запастись терпением во время ожидания ответа.

Таким образом, письмо-обращение должно отображать всю необходимую информацию об авторе, главную суть предложения и выгоду, которую получит адресат от его принятия. Текст должен быть составлен в уважительной форме, без ошибок и исправлений. В заключительной части письменной просьбы нужно отразить надежду автора на сотрудничество с адресатом.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/obrazets-napisaniya-pisma-prosby.html

Правила и рекомендации по составлению деловых писем

Письмо-требование. Советы по написанию

Все компании и предприятия, независимо от рода деятельности, рано или поздно сталкиваются с необходимостью ведения деловой переписки с клиентами, поставщиками или даже конкурентами.

В силу своей специфики такая переписка должна быть грамотной, корректной и содержать все необходимые элементы.

Деловое письмо обязательно должно быть составлено с соблюдением всех правил и рекомендаций, поскольку даже малейшая оплошность в этом деле может отрицательно отразиться на партнерских отношениях или даже навредить бизнесу в целом.

Деловые письма: классификация и особенности

Деловое письмо является наиболее востребованным способом переписки между деловыми партнерами. Существуют определенные параметры, определяющие разновидность такого документа и его функции. Перед тем, как писать письмо, нужно выяснить, какого вида требуется документ.

В зависимости от выполнения тех или иных заданий деловые письма делятся на несколько видов:— извещение;— прошение;— приглашение;— ответ;— запрос;— напоминание и другие.Эти основные виды писем составляются по-разному. Если письмо относится к ответной корреспонденции, то в смысл его необходимо вложить максимум информации.

Получив такое письмо, человек должен вместе с ним получить и ответы на все интересующие его вопросы, иначе он может просто разочароваться в компании, в которую обратился. Писать отписки обобщенного характера и не несущие смысловой нагрузки не имеет смысла. Такие письма только займут лишнее время и у самой фирмы, и у того, кто обращался.

Не рекомендуется в таком случае использовать отсылки к другим источникам информации, если только это компания действительно не располагает запрашиваемой информацией.Если задача – сделать запрос на какую-либо информацию путем написания делового письма, то написать письмо нужно максимально точно. Во-первых, сказать, что именно нужно.

Во-вторых, указать правильные реквизиты, чтобы была возможность эту информацию удобно отправить получателю.В деловых письмах, играющих роль приглашений и напоминаний, важна ненавязчивость и легкость стиля. Вместе с тем нужно уметь не перевести общение в формальное.

Если целью является приглашение партнеров на какое-либо мероприятие, нужно знать, чем их можно заинтересовать, обязательно упомянуть это в переписке. Рекомендуется выражать уважение и добавить, что их рады видеть. Партнерам должно быть приятно получать приглашения, эти письма не должны быть выполнены в грубой и требовательной форме.

Если речь идет о деловых письмах, которые должны стать извещениями или предъявлениями какого-либо недочета в работе компании, нарушении договоренностей, то лучше предварительно изучить законодательство касаемо этого вопроса.

Обычно при требовании что-то возместить, нужно указывать все реквизиты обоих участников сделки, добавлять нужные доказательства правоты. Пользуясь законодательной базой, можно найти образец письма, составленного для вынесения претензий.

Лучше писать подобный документ по образцу, используя установленные речевые обороты и стандартные общепринятые термины. В противном случае можно оказаться непонятым и обвиненным в клевете.

На предприятии, где часто используются деловые письма различного рода для общения с компаньонами или клиентами, желательно иметь образец письма, адаптированный под особенности фирмы и бизнеса. Это позволит сотрудникам легче ориентироваться не только в реквизитах документа, но и в порядке его написания.

Правила составления делового письма и структура написания

Любой документ, тем более, если он деловой, и на него возложены определенные задания, должен начинаться с обращения к адресату. В случае с деловой перепиской обращение имеет большую смысловую нагрузку, играя роль приветствия и формируя общее первое впечатление.

Располагается обращение посередине строки, оно должно содержать имя адресата. Для того чтобы показать уважение к человеку, используется прилагательное «Уважаемый», окончание меняется в зависимости от пола того, кому адресовано послание. Важно использовать ту речевую форму, которая принята в стране, где живет человек.

Например, в России принято обращаться по имени и отечеству, а для европейских стран достаточно просто имени.В основной части делового письма должна быть информация, структурированная на абзацы для удобного восприятия.

Можно использовать списки и схемы, если есть потребность донести информацию относительно большого ассортимента товаров или услуг. Например, цены оптимально представлять в таблице, а основные принципы логистики схематически.

Важной деталью является правильное употребление глаголов в предложениях: можно писать «предлагаем» или «компания предлагает», но не переходить на личности. Кроме того, нельзя нарушать выстроенную структуру общения, то есть письмо должно быть написано в одном ключе.

В заключении делового письма нужно дать оценку написанному и выразить надежу на сотрудничество. Вывод должен быть кратким. Обычно достаточно 1-2 предложений, не обремененных деепричастными оборотами и большим количеством прилагательных.

Например, в конце можно добавить «Надеемся на сотрудничество», «Заранее благодарим за информацию» в зависимости от остального текста письма. Кроме того, при необходимости можно включить в письмо постскриптум.

Это допускается, если адресату нужно дополнительно сообщить информацию, которая не относится к основной теме письма или содержит сведения о событии, произошедшем после составления документа.

Подпись в письме должна принадлежать человеку, компетентному в поднятых в документе вопросах, поскольку при ответе будут обращаться к нему. Подпись должна обязательно расшифровываться, то есть говорить о фамилии, имени человека и его должности. Все приложения к деловому письму должны быть оформлены отдельно и в едином стиле. Письмо должно быть написано на специальном бланке компании, это способствует повышению имиджа предприятия и позволяет узнать больше информации о ней.

Как написать сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо имеет один лишь смысл – донести до адресата, что именно ему было отправлено. Скорее всего, это дань уважения и необходимая бюрократическая формальность. Частой ошибкой является отправление в сопроводительном письме краткого пересказа содержания основного документа.

Этого делать не нужно, такое письмо может вызвать только раздражение. Написать письмо можно по поводу уточнений. Если и так все ясно, то лучше просто обратится к адресату и сообщить ему о документе.
В целом сопроводительное письмо должно содержать приветствие, играющее роль обращения, как и в стандартном деловом письме.

Если документ, который отправляется, запрашивался адресатом ранее, то нужно сослаться на это, напомнив человеку о том, что его просьба выполнена. Сопроводительный документ не подразумевает длинное содержание, поэтому кроме краткого упоминания названия и реквизитов отправляемой бумаги, ничего, по сути, и не требуется.

Стоит не забыть о подписи и ее расшифровке, чтобы было понятно, к кому обращаться в случае несоответствия какого-то содержания или уточнения данных.

Правильное составление электронного письма

Электронное письмо является не менее важным документом, чем выполненным на бумаге. Перед тем, как писать письмо в интернете, нужно сформулировать все мысли очень лаконично. Это потребуется для того, чтобы адресат дочитал письмо до конца, поскольку переписка по электронной почте к этому зачастую не располагает.

Кроме того, нужно помнить, что, несмотря на то, что переписка ведется в интернете, она все же деловая, если осуществляется с рабочего электронного адреса.Рекомендуется не оставлять поле с названием темы делового письма незаполненным, а, наоборот, использовать его для того, чтобы заинтересовать оппонента и мотивировать к прочтению письма.

Это свидетельствует об уважении к человеку, к которому обращается работник фирмы. Обращаться к получателю лучше по имени, если оно известно, а в теле письма поднимать только конкретные вопросы или предложения.

Употребление длинных вступлений и сложных предложений может привести не только к тому, что результат не будет достигнут, но и к тому, что корреспонденция попадет в спам или черный список получателя. Нужно ценить время, поэтому не следует заваливать адресата деловыми письмами, требующими ответа, в конце рабочего дня или на выходных.

Скорее всего, такие действия не станут эффективными.

При написании деловых писем в любом виде важно соблюдение максимальной конкретики, уважения к собеседнику и основных правил оформления корреспонденции. Эти факторы дают уверенность в том, что письмо будет прочитано и обработано должным образом, а ответ не заставит себя ждать.

Источник: http://MansBest.ru/karera-i-biznes/pravila-i-rekomendacii-po-sostavleniyu-delovyx-pisem.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.