+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Основные правила приемки товаров в магазине

Содержание

Приём товара на склад

Основные правила приемки товаров в магазине

Вы готовы к сотрудничеству с West-Pereezd? В таком случае, вам будет полезно и интересно узнать о том, как происходит процедура приема товаров на ответственное хранение на склады.

Процесс приема товаров на ответственное хранение в складской комплекс — это достаточно длительный и затратный технологический процесс.

Только качественный прием товара помогает снизить случаи недостачи и пересорта продукции, которые затем выявляются в процессе инвентаризации. В ООО “Вест-переезд” процесс приемки усовершенствован и отработан до автоматизма: это позволяет не допускать типовые ошибки.

Самый первый элемент в данной цепочке — это оптимизация в поставках продукции. Это особенно важно в том случае, когда требуется организация качественного хранения на нашем товарном складе.

Если этот процесс останется несистематизированнымым, загрузка складских работников будет распределена неравномерно. К тому же, качество работы при этом неудовлетворительное:

  • не исключены простои,
  • не редкость — работа в “авральном” режиме,
  • скопление и очереди из грузового транспорта,
  • приемки товара с грубыми ошибками.

Согласитесь, все это ведет к тому, что качество приема продукции в значительной мере падает.

Что говорит закон?

В настоящий момент в российском законодательстве нет ни одного нормативного акта, который бы касался вопросов приемки товаров.

Политика поведения по этому вопросу опирается целиком на инструкцию «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», которая была утверждена постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965г. N П-6, с изменениями от 29 декабря 1973г., и от 14 ноября 1974г.

Данная инструкция гласит, что если обе стороны не сослались при приемке на пункты вышеуказанной инструкции, то все проблемы, связанные с приемкой грузов и организацией услуг по хранению товаров, могут либо не решаться вовсе, либо решаются лишь в форме устной договоренности между двумя сторонами.

Для того, чтобы минимизировать спорные ситуации и повысить качество приема товаров в целом, данный процесс следует разбить на несколько различных последовательных элементов.

Шаг 1

Для того, чтобы хранение на складе было осуществлено должным образом, на первом этапе необходимо тщательно провести проверку документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы.

В большинстве случаев, такая документация представлена:

  1. товаротранспортными накладными,
  2. счетами-фактурами,
  3. накладными на тару (в том числе и на ящики, паллеты, поддоны и пр.),
  4. путевыми листами,
  5. удостоверениями о качестве продукции и прочими документами.

Работник, ответственный за приемку товаров, должен в обязательном порядке проверить по накладным:

  • данные грузоотправителей и грузополучателей,
  • количество товара,
  • ассортимент и упаковку грузов и т.д.

В случае, если документ отсутствует, приемка не должна быть остановлена. Однако, при этом следует составить специальный акт, в котором будет указано, какой именно товар был принят, а какие документы на него не были предоставлены. Данный акт составляется в двух экземплярах (и для грузоотправителя, и для грузополучателя). В акте обе стороны ставят свои подписи.

На следующем этапе необходимо удостовериться в целостности пломб на транспорте, а также на контейнерах. Пломбовые оттиски должны полностью соответствовать имеющимся образцам. В том случае, если составляется специальный акт, к нему желательно прикрепить видео или фотосъемку.

Шаг 2

После соблюдения формальностей начинается непосредственная разгрузка транспортных средств. Этот процесс может быть совмещен с полным, либо предварительным приемом товара.

Чтобы площадь транспортного средства использовалась максимально эффективно, многие поставщики предпочитают не пользоваться паллетным методом отправки. Вместо этого товары укладываются на поддоны. Нередко товар отправляется и так называемым “навалом” — то есть укладывается на поддоны склада.

Если в карточке товара занесена информация о нормах укладки, то этап выгрузки будет сопровождаться качественной приемкой товара. В том случае, если товар был доставлен на поддонах, его точное количество указывается на приходной накладной.

Перед приемом ответственное лицо обязано внимательно пересчитать все имеющиеся поддоны. В том случае, если их количество не совпадает с тем, что указано в накладной, то будут замечены и расхождения в общем количестве полученных товаров. При обнаружении данного факта должен быть тут же составлен претенциозный акт недовоза или излишка груза (товара) с подписью экспедитора.

Шаг 3

Непосредственно процесс выгрузки поддонов, для которого используются вилочные телеги. Они устроены таким образом, что даже одному грузчику под силу самостоятельно перевезти целый поддон для последующего хранения на товарном складе, заполненном тяжелым товаром.

В процессе выполнения разгрузочных работ персонал проводит визуальную оценку целостности всех упаковочных материалов и товаров. Необходимо тщательно следить за тем, чтобы упаковка не была поврежденной и деформированной, чтобы упаковочная стрейч-пленка не имела разрезов и порезов.

При этом важно, чтобы товарный бой не превышал установленных норм. В том случае, если у товара помята упаковка, а также обнаружен бой хрупкой тары — это признак того, что погрузка или траспортировка не были осуществлены должным образом. Все замеченные дефекты и нарушения необходимо описать в претенциозном акте (на бой или деформацию товаров).

В том случае, если составляется претенциозный акт, та сторона, которая не согласна с описанным содержанием, имеет право в дополнительном порядке описать там и свое мнение, и видение происходящей ситуации.

Окончательная приемка товаров происходит во время вскрытия грузовых мест, а также при детальной проверке качества и количества товаров. В зависимости от того, какие существуют тонкости в договоре между исполнителем и клиентом, товар может приниматься как при экспедиторе, так и  после его отъезда, но в случае оформления всей необходимой сопроводительной документации.

Как производится приемка штучного товара?

В зависимости от того, надежный ли ваш поставщик или нет, товар можно выбирать путем полной либо частичной выборки. Полученные при этом результаты распространяются на всю партию груза. Как определить надежность поставщика в этом случае? Исходите из того, сколько будет обнаружено товара с пересортом, боем, браком и недовозом.

Существует два способа:

  1. Взвешивание по массе нетто. В этом случае необходимо иметь четкое представление о весе как самой единицы, так и его упаковочной тары.
  2. Пересчитывание единиц товара, находящегося в каждой отдельной  тарной упаковке.

Чтобы сократить время приемки и при этом улучшить её качество, на “серьезных” складских предприятиях используются приборы для считывания штрих-кодов.

Это оборудование может быть и стационарным, и переносным в виде ручных сканеров, систем с дистанционным сканером и т.д.

Переносные модели для считывания штрих-кодов устанавливаются непосредственно на складском транспорте, а также могут быть использованы сотрудниками склада при выполнении различных операций.

На настоящий момент самые востребованные модели для считывания штрих-кодов — это так называемые радиотерминалы. У них есть прямой доступ к базе данных складского предприятия.

Вернуться обратно к списку

Источник: http://www.west-pereezd.su/priem-tovara-na-sklad.html

Анатомия магазина, часть II. Приёмка товара

Основные правила приемки товаров в магазине

В любом магазине есть самые ходовые товары. От общего ассортимента они составляют примерно одну пятую, а прибыли приносят до 80 процентов. Хороший снабженец стремится, чтобы популярные товары в магазине были с запасом.

Ведь если сорвётся следующая поставка, то полки опустеют, а раздосадованные покупатели пойдут в другой магазин. Товары окажутся на витрине, если вовремя сделать заказ и правильно его принять.

О приёмке товара мы сегодня и поговорим.

Вы заходите в гипермаркет и видите полки, уставленные яркими упаковками разных форм и размеров. Стеллажи простираются вдаль и ввысь. Как же товары попали на полки? Они проделали долгий путь.

Зона покупателя — это лишь верхушка айсберга.

В нашем блоге уже была статья об организации торгового пространства, и сейчас мы расскажем, что происходит за кулисами магазина, а именно, какие ошибки совершают магазины во время приёмки.

Сразу отметим, что говорить про приёмку товаров как про отдельное мероприятие крайне неверно. Это всего лишь часть очень длинной цепочки, которую профессионалы называют supply chain (цепочка поставок).

Цепочки поставок можно условно разделить на два вида:

Подавляющий процент российских ритейлеров работает по первой схеме, так как строить собственные распределительные центры очень дорого. Поэтому приёмку мы будем рассматривать на примере первой схемы поставок.

Ассортимент каждого магазина делится на две группы:

  • FMCG (fast movement consumer goods) – товары повседневного спроса с большим оборотом;
  • другие товары, которые необходимы владельцу магазинчика для разнообразия ассортимента (потому что полки ни в коем случае не должны пустовать).

Чего будет добиваться хозяин магазина?

Владелец магазина постарается сделать, чтобы самые ходовые товары (FMCG) всегда были в достатке. Как же сделать так, чтобы они всегда были в нужном количестве? Нужно соблюсти все тонкости доставки и приёма товаров. Где же возможен сбой?

В небольшом магазине всё просто. Хозяин часто исполняет функцию и товароведа, и продавца. Он прекрасно знает, какие товары стоит заказать впрок. Владелец управляет ассортиментом в ручном режиме и проблем не знает, картина выглядит довольно радужной — для расчёта потребностей достаточно заполнять табличку в Excel (или даже в тетради).

Полотно окрашивается в более мрачные оттенки, когда мы выходим на масштаб супермаркета. Там нет человека, который держит заказ у себя в голове.

Крупные магазины используют электронные системы учёта товаров, в которых собирается информация об объёме закупок, остатках товара и множество других данных. Вопросов, какие товары нужно привезти, куда и во сколько, возникать не должно. Одна ошибка в документах спровоцирует целую плеяду трудностей.

Всегда внимательно формируйте заказ

Поставщик должен узнать точное количество товаров, в какой упаковке и на каком транспорте их привезти. Не должно быть и расхождений в цене.

В заявке обязательно нужно указать тип транспорта. Габариты автомобиля должны соответствовать габаритам зоны подъезда. Фура не сможет разгрузиться в узкой улочке. В ответ поставщик должен сообщить заказчику дату и время поставки.

Уделите внимание каждой мелочи, и тогда сформировать безопасный сток товаров будет несложно.

Безопасный сток — это неприкосновенный запас, который расходуется в случае срыва поставок. По каждому товару рассчитывается свой безопасный сток. Зависит он от товарооборота и плеча поставок. Сток зависит от динамики в выборе поставщиков.

Например, у снабженца может быть 10 контрактов на один и тот же товар от разных фирм. Где-то купить получится дешевле, но везти придётся дольше.

Экспериментировать можно, но всегда думайте на два шага вперёд и помните, что от внештатных ситуаций никто не застрахован.

Где магазины хранят товары?

Вспомните свой последний поход в супермаркет. Все эти огромные стеллажи и тысячи, тысячи товаров. Где же это всё лежит перед тем, как попасть в торговый зал? Наверное, на складе?

Нет. У большинства крупных магазинов складов нет вообще. Если и бывают складские помещения, то очень небольшие. Каждый квадратный метр торгового пространства приносит десятки и сотни тысяч рублей – терять прибыль, жертвуя ценной площадью, никому не интересно. Магазину выгоднее как можно больше места отдать покупателям. Поэтому сразу после приёмки товар кочует в торговый зал.

Особенно быстро туда попадает ультрафреш (свежие овощи, фрукты и охлаждённое мясо) и молочная продукция — их сразу же стараются отнести в зал. А товары с долгим срок хранения, расставляют где-нибудь в коридорах и технических помещениях. Разумеется, они всем мешают и усиливают хаос, который закономерен для зоны приёмки.

Как вы поняли, далеко не каждый магазин обладает вместительным складом. Из-за этого заказывать товар заранее становится очень сложно.

Зона приёмки заменяет склад

Зона приёмки — самая уязвимая часть магазина. От неё зависит всё, но относятся к ней пренебрежительно. Сотрудников вечно не хватает. Управляющие предпочитают отправлять подчинённых в торговый зал, чтобы они красиво выставляли товары на полках. Не хватает и техники — терминалы сбора данных, которые могли бы значительно ускорить приёмку, тоже отправляют в торговый зал.

Получается следующее: все бегают, суетятся, лихорадочно вскрывают коробки и пересчитывают, всё ли на месте. Где-то просыпается крупа, рвутся мешки с картошкой. И тут вдруг подъезжает следующая машина и ситуация окончательно выходит из-под контроля.

Туда, где пронесли картошку, швыряют мясные туши. А рядом разгружают коробки со стиральным порошком. Разумеется, ни о каких санитарных нормах уже не идёт и речи, все мечтают лишь поскорее покончить с этим.

Свежие продукты моментально впитывают запахи, особенно рыба. У разных видов товара должны быть свои зоны разгрузки. Одновременно разгружать бытовую химию и продукты питания и составлять их рядом — не самый разумный метод.

Следуйте графику приёмки

Вся рабочая смена (а их обычно три в день: утренняя, вечерняя и ночная), должна быть чётко расписана. Какая компания, когда и на какой машине приедет, какой груз она привезет. Кто из сотрудников ответственный за разгрузку, складывать ли всё в подсобках или сразу нести в торговый зал.

График часто нарушается из-за недобросовестных приёмщиков. Если магазин большой, то машины с товарами от разных поставщиков подъезжают постоянно. Возникают заторы, и «находчивые» приёмщики продают места. Они договариваются с некоторыми водителями и за деньги пропускают их вперёд вне очереди. Из-за этого график разрушается.

Организуйте удобную зону разгрузки

Малая площадь зоны разгрузки — бич для всего процесса приёмки. Чем больше площадь зоны приёмки, тем проще контролировать процесс.

Стоит создать отдельные зоны для «якорных» товаров. Продаёте много рыбы, и вам постоянно её привозят? Организуйте хотя бы небольшое «рыбное» пространство для приёмки. Создайте в ней благоприятные санитарные условия. Так вы не только наладите процесс приёмки, но и повысите качество продуктов на полках вашего магазина.

Назначьте ответственных за приёмку и обеспечьте их оборудованием

Расставить товары на полках магазина сотрудники всегда успеют. Сейчас цель — максимально быстро и без ошибок разгрузить машину с товарами.

Ситуации, когда подъезжает водитель и подолгу ждёт, когда начнут разгружать его машину, недопустимы. Назначьте ответственных за работу с разными поставщиками. Чтобы ко времени, указанному в расписании, сотрудники подошли к зоне приёмки и начали работу. Если вы вооружите их терминалами сбора данных, то дело пойдёт ещё быстрее.

Приёмку товара сильно замедляет оформление документов

Заказ имеет сопроводительные документы: товарную накладную и счёт-фактуру. Приёмщики должны проверить товар и посчитать количество брака. Принимают только целую, не потерявшую свой товарный вид, продукцию.

Если выяснится, что десять бутылок из стяжки с пивом разбилось, то количество бутылок, указанное в накладной, уже не действительно. Приёмщики не церемонятся с документами и прямо на них, ручкой, пишут то количество бутылок, которое попадёт в торговый зал.

Дальше документы отдают в бухгалтерию. Хотя бы одно изменение уже делает документы не актуальными, и бухгалтер связывается с поставщиком, фиксирует расхождения и ждёт от него исправленные документы. Без них бухгалтер не может внести данные о закупке в учётную систему.

До того момента как приёмщик не поставит печать магазина на бумагах, ответственность за товар несёт водитель. Возникают ситуации, когда водитель перекладывает ответственность за брак на сотрудников магазина и отказывается подписывать документы.

Чтобы сэкономить время и сохранить нервы, рекомендуем вам ввести электронный документооборот. Это устраняет все бюрократические проволочки — все изменения в сопроводительные документы можно будет внести буквально «на лету» — без лишних часов ожидания и разбирательств.

Крупные магазины договариваются с поставщиками и заранее прогнозируют возможный процент брака. В среднем пять-десять процентов от количества товаров из партии заложено на так называемую усушку (или утряску). Этот подход удобен, но для него нужно выстроить взаимные доверительные отношения с поставщиками.

Есть важный нюанс — в сопроводительных документах может расходиться не только количество товаров, но и цены, названия товаров, реквизиты или адреса магазинов. Здесь ошибки тоже недопустимы.

Один промах, и документы теряют свою силу. В принципе, электронный документооборот решает многие проблемы. Но с неправильными ценами всё не так просто.

По бумагам товары могут оказаться дороже, чем рассчитывал магазин.

Это не критично — чтобы не переделывать документы, поставщик и заказчик договариваются о максимальном пороге расхождений. Но так как магазин это большой механизм, шестерёнки которого — живые люди, то он не застрахован от ошибок.

Да, можно договориться о расхождении в ценах, но при обилии товаров от разных поставщиков легко упустить, что у некоторых товаров маржа может быть три, два или даже один процент.

И получится, что договорившись о пятипроцентном расхождении цены на все товары, магазин будет продавать какую-то продукцию себе в убыток.

Приёмка требует системного подхода

Система сложится, когда появится прозрачная схема формирования потребности после продажи. Потребность формируется в заказ и в корректном виде уходит к поставщику. У вас может быть 25 разных поставщиков, от них всех поступает разная информация, и её обязательно надо структурировать.

У вас есть торговая точка. Принимайте во внимание средний товарооборот за месяц. Хотя этот показатель всё равно что средняя температура по больнице, но в общем и целом им можно оперировать.

Также у вас есть средняя потребность в каждодневном заказе. Вы знаете, что в течение недели к магазину должно подъехать столько-то фур с разными товарами. Это простая арифметика — стоит немного пораскинуть мозгами, и тогда процесс приёмки перестанет быть хаотичным.

Иногда они возвращаются

В магазин привезли коробку фломастеров. По небрежности сотрудники задвинули её в захламлённый угол и забыли о ней. Ответственный за приёмку покачал головой, работники развели руками, фломастеры списали, стоимость её вычли из зарплаты сотрудников (или списали как брак). Такое происходит сплошь и рядом и вызывает сильную головную боль.

Потому что рано или поздно коробку всё-таки обнаружат (например, во время инвентаризации). И тогда бухгалтерам придётся выполнить сложные арифметические кульбиты, чтобы цифры по документам сошлись. Не допускайте таких ситуацией, чтобы избежать дальнейших проблем.

Распределительные центры сильно упрощают логистику

В начале мы упомянули, что существует другая схема поставок — когда поставщики привозят товары в распределительный центр торговой сети. Распределительный центр сам рассчитывает безопасный сток и у себя, и в магазинах. Там свои сотрудники, своя спецтехника.

В магазинах никто ничего не не пересчитывает, бухгалтерия сразу оформляет документы. Из распределительного центра приезжает машина, и товары сразу выставляют на полки. Это единый организм.

Такой подход позволяет снизить цены почти в два раза, потому что нет конкуренции за полку, в цену товара не вложены стоимость его рекламы и упаковки.

Подведём итог

Важна реальная связь зоны приёмки с теми людьми и информационными системами (back office, ERP), из которых формируется заказ. Без этого можно работать, но когда вы выйдете на серьёзный уровень, приёмка и логистика нарушится.

Мощности и площади зоны приёмки должны позволять принимать хотя бы какое-то количество товаров одновременно. Хотя бы несколько машин. Соответственно, там нужны люди и свободное место.

  • соблюдайте график поставок;
  • обеспечьте персонал терминалами сбора данных;
  • разграничите приёмку на зоны ответственности для разных сотрудников;
  • не экономьте на приёмке;
  • внедрите электронный документооборот.

Ситуации, о которых мы рассказали, это не единичные случаи, а суровая действительность для 90 процентов магазинов.

Нерешённые проблемы вместе образуют большой снежный ком. Рано или поздно ком превратится в лавину и засыплет весь магазин. Соблюдайте правила и держите зону приёмки под контролем.

Источник: https://www.crystals.ru/articles/priemka-tovara

Приемка товара

Основные правила приемки товаров в магазине

Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.

Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав.

Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде.

Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.

Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.

Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!

Документальное оформление поступления товара

Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.

Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.

Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.

Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД).

Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет.

Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов.

Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.

Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел.

Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12.

Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.

Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.

Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству.

Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора.

При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.

Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.

Недостача товара при приемке. Некачественный товар

Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.

Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.

Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.

Как вести приход и расход товара в магазине

Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей, позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.

В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/priemka-tovara/

Финальный этап в товарообороте – поступление в магазин

Основные правила приемки товаров в магазине

Завершающим этапом в товародвижении считается определенная совокупность технологических и торговых операций. На этой ступени завершения товародвижения к делу подсоединяются розничные приобретатели, играющие значительную роль в товарообороте.

Покупатели весьма придирчивы к качеству, как продукции, так и обслуживания, поэтому для удовлетворения их потребностей в торговых организациях постоянно должны приниматься меры по изучению спроса, а после чего меры по своевременному заказу товаров и квалифицированному принятию поступившего заказа. Торговое обслуживание, его качество тесно взаимосвязаны с операциями с продукцией перед ее реализацией потребителям. Поэтому очень важно, правильно ли организована приемка товаров по количеству и качеству, ведь от этого фактора в конечном счете будет зависеть и надлежащее обслуживание самих покупателей.

Как организовать процесс

В магазине должна быть предусмотрена зона для принятия, куда будут доставляться поступившие изделия.

Так как прием заказа от поставщиков является одной из самых важных деталей в процессе товарооборота, то выполнение данной функции должно быть возложено на лицо, материально отвечающее за какие-либо недостачи перед владельцем торговой организации.

Конечно же, принята может быть только качественная продукция, соответствующая всем необходимым требованиям, стандартам, техническим условиям. Не соответствующая этим параметрам оприходованию не подлежит.

При организации процесса приема товаров по количеству и качеству важно начинать действовать оперативно уже с самого начала, то есть при поступлении автотранспорта с заказом в торговую организацию, такой транспорт следует быстро принимать и разгружать.

Разгрузочные работы при этом осуществляются в соответствии с утвержденными правилами.

Так, при разгрузке используется, кроме живой силы грузчиков, еще и электрические погрузчики, гидравлические краны или другие технические средства, которыми оборудовано автотранспортное средство.

Нередко бывают случаи, когда заказ поступает в торговую точку без каких-либо сопроводительных документов. В такой ситуации его пересчитывают, проверяют качество и комплектность, составляют соответствующий документ, в котором отражают все полученные данные и факт отсутствия документов. После этого продукты оприходованию не подлежат, но принимаются на ответственное сохранение.

Законодателем закреплена соответствующая инструкция, в которой определен порядок принятия продукции по количеству. В ней прописаны процедуры, которые должны быть осуществлены при получении, в числе которых проверка массы, подсчет числа фактического поступления и сверка полученных цифр с указанными в счетах-фактурах и других документах, в том числе и товарно-транспортных накладных.

Принятие заказа по количеству

Число продукции, поступившей от поставщика в магазин, указывают в таких же единицах измерения, как и в сопроводительной документации. Массу полученной тары сверяют в момент проверки массы нетто продуктов, которую, в свою очередь, должны проверять в порядке и соответствии с правилами, стандартами иными условиями, обязательными для поставщика и покупателя.

Сроки по приему товаров по количеству следующие:

  • На продукты без тары либо если тара повреждена, открыта – сразу после доставки в торговую организацию.
  • На полученные в целой таре, по числу мест, массе брутто – при получении от контрагента.
  • На полученные в целой таре, по количеству единиц в отдельно взятом месте и по массе нетто – принимают во время вскрытия тары. Вскрытие тары не должно превышать десяти дней.
  • На относящиеся к скоропортящимся должна быть осуществлена в течение суток с момента получения заказа.

Вышеуказанная инструкция устанавливает более долгие сроки приемки по количеству. Это относится к отдаленным районам, в том числе Крайнего Севера. В таких районах продукты питания, например, должны быть приняты по количеству в течение сорока дней, а для промышленных изделий – шестидесяти дней. Срок для принятия скоропортящихся продуктов увеличен вдвое и составляет сорок восемь часов.

Следует отметить, что этот документ о проверке массы тары составляется в течение десяти дней после того, как она освободилась. А если в таре находились влажные изделия, то акт обязаны составить сразу после освобождения. Конечно, договором между участниками этих отношений можно предусмотреть и другие сроки.

Законодательством установлена выборочная проверка по количеству. Порядок ее осуществления – при подобной проверке не проверяется каждая единица, а могут быть проверены лишь некоторые единицы на выбор материально ответственного лица.

Если выборочная проверка принесла положительный результат, то он распространяется на всю партию принимаемого товара.

Необходимо знать, что такая проверка разрешается лишь в тех случаях, когда она предусмотрена техническими условиями, правилами и договором.

Действия при недостаче

При обнаружении недостачи во время принятия по количеству, она приостанавливается, представителями сторон производится актирование результатов.

Важно в этот момент не допустить смешения посчитанной продукции с не посчитанной.

Если имеются расхождения между массой брутто, указанной в сопроводительной документации и фактически поставленной продукции, то у торговой организации отсутствует обязанность по вскрытию упаковки.

. При обнаружении заказа в испорченной таре производителя, вызывают его представителя (если это предусмотрено договором). Срок для прибытия уполномоченного лица производителя составляет одни сутки, время отсчитывается с момента принятия требования. В вызове возможно указание и другого времени прибытия. В случаях со скоропортящимися продуктами такой срок не должен превышать четырех часов.

Если производитель находится в другом населенном пункте, то его представителю предоставляется до трех дней для явки в магазин после получения соответствующего вызова. Причем этим сроком не охватывается время, необходимое на дорогу.

Производится этот вызов в соответствии с условиями заключенного договора, может быть проведен через телефон, телеграф, электронную почту и другие способы связи.

Срок для направления вызова – двадцать четыре часа, для скоропортящихся продуктов – немедленно после выявления недостачи.

Если уполномоченное лицо производителя необязательно вызывать для получения заказа, а также если оно не явилось в назначенный срок по вызову, дальнейший процесс приема товаров производят в присутствии приглашенного представителя общественности, профсоюза. Нельзя назначать таким представителем бухгалтеров, юристов, руководителей, материально ответственных лиц, товароведов и кладовщиков, а также других лиц, непосредственно занимающихся учетом, хранением, приемом и отпуском продукции.

Актирование итогов является обязательным. В этом документе о результатах указывают сколько недостает единиц продуктов, на какую сумму, чем производилось измерение, взвешивание продукции, другие сведения.

Форма этого акта установлена законами, отклоняться от нее не следует.

К акту прикладывается доверенность на представителя участвующего при приемке лица, копии сопроводительных документов, иные документы, установленные правилами.

При выявлении излишек продукции также происходит составление акта. Договором между поставщиком и покупателем должны быть установлены сроки, правила и порядок направления претензий, уведомлений об излишках, недостаче товара. Действия по направлению этих документов контрагенту должны соблюдаться согласно этому договору.

Принятие по качеству

Соответствующая инструкция принята уполномоченными органами страны и для приемки товара по качеству.

Сроки для такого приема с момента поступления продукции в магазин устанавливаются следующие:

  • 10 дней – для поставщиков, находящихся в том же городе, что и торговая организация.
  • 24 часа – для скоропортящихся продуктов независимо от места нахождения поставщика.
  • 20 дней – для отправителей, находящихся в другом городе.
  • 60 дней – на промышленные товары, поставляемые в районы Крайнего Севера и другие отдаленные места.
  • 40 дней — для продуктовых, поставляемых в районы Крайнего Севера и другие отдаленные районы.
  • 48 часов — для скоропортящихся продовольственных продуктов, поставляемых в районы Крайнего Севера и другие отдаленные районы.

При выявлении некомплектности или изделий ненадлежащего качества, также прием останавливают, составляют акт, передают его на рассмотрение руководству торговой организации. Администрация магазина формирует необходимую комиссию для окончательной приемки.

Вместе с этим необходимо уделять достаточное внимание сохранности поставленного заказа. В финальной приемке имеет право присутствовать уполномоченное лицо отправителя.

Сроки и порядок вызова представителей отправителя, изготовителя, направления им этих уведомлений, прибытия в магазин идентичны срокам и действиям, проводимым при приемке по количеству.

Об обнаружении некачественного изделия актирование происходит с участием уполномоченного лица организации-поставщика, если таковой отсутствует приглашают представителя общественности, которого назначают в определенном порядке. Если договором между поставщиком и покупателем не установлено обратного, то приемку товара по качеству можно осуществлять магазину в одностороннем порядке.

Составление акта о результатах

Акт о результатах приемки по качеству включает в себя такую информацию:

  • наименование и адрес торговой организации, которая получает продукцию;
  • указание места, где осуществляется приемка;
  • день, месяц и год составления документа;
  • точный период процесса;
  • номер акта;
  • Ф.И.О. членов комиссии при приемке заказа, место работы, их контактные данные, должность;
  • реквизиты доверенности или другого документа представителя отправителя или производителя;
  • разъяснение присутствующим лицам правил и порядка приема;
  • наименование и местонахождения производителя;
  • реквизиты документа о вызове уполномоченных лиц изготовителя и поставщика;
  • реквизиты договора поставки и сопроводительных документов;
  • условия хранения продукции в магазине до процесса приемки и составления акта;
  • состояние упаковочного материала;
  • наличие пломб.

Помимо перечисленного в акте необходимо предусмотреть отражение численности, наименований осмотренных поступивших продуктов, указать сколько и каких изделий было выявлено с браком или ненадлежащего качества, которое было предусмотрено в соответствующем документе.

Если товар переведен в нижестоящий сорт, то в акте указываются послужившие этому причины, а также перечисляются реквизиты стандартов, с которыми сверялся товар по качеству. При актировании недостатков нужно указать причину их возникновения и характер самих недостатков.

Кроме всего прочего, присутствующие лица имеют право занести в этот документ любую другую информацию, которая с их точки зрения является важной.

В случае нахождения тайных дефектов, выявленных в изделиях, на которые распространяется гарантия, такой акт оформляют не позднее пяти дней с момента раскрытия. Однако это должно быть в период гарантии.

Если срок гарантии не определен, то акт опять же составляют в 5-тидневный срок, однако времени со дня поступления в магазин не должно пройти более пяти месяцев.

Также при обнаружении таких товаров с недостатками магазин обязан осуществлять их временное хранение, расходы на это в дальнейшем должны быть возмещены поставщиком.

Приемка поступающей продукции по количеству и качеству в торговых организациях должна происходить с соблюдением двух указанных в настоящей статье инструкций, что позволит избежать в дальнейшем множества неприятностей.

Конечно, она может осуществляться и другими способами, предусмотренными сторонами.

В случае если это не так, должностным лицам, участвующим в этом технологическом процессе товарооборота, необходимо знать правила и порядок приема, определенные этими инструкциями.

Склад компании “Хогарт”: контроль качества и надежность выполнения операций с ТСД Motorola

Источник: http://zaita.ru/kachestvo/priemka-tovarov-po-kolichestvu-i-kachestvu.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.