+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

КО-4 – Кассовая книга. Как вести кассовую книгу правильно

Содержание

Как заполнять и вести кассовую книгу?

КО-4 – Кассовая книга. Как вести кассовую книгу правильно

Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга.

При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец.

Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.

Основные положения

Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой.

Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию.

Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.

Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.

Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.

На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга. Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам.

Заполнение кассовой книги

На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».

Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.

  1. Касса за. Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
  2. Лист. Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
  3. Номер документа. Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
  4. От кого получено или кому выдано. Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
  5. Номер корреспондирующего счета, субсчета. Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
  6. Приход. Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
  7. Расход. Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
  8. Итого за день. Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
  9. Остаток денежных средств на конец дня. Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.

При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество ордеров (приходных, расходных).

Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира.

Элементы книги

Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.

Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.

Особенности ведения кассовой книги

Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.

Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.

При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.

Ошибки при заполнении

К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:

  1. При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
  2. В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка “Аннулировано”. После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.

При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.

После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.

Проверки и штрафные санкции

Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.

За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

  • для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
  • для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.

Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.

Как сшить книгу?

Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.

Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык». Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах.

Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.

На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.

Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.

При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги.

Электронная версия кассовой книги

Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.

При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.

При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.

Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.

Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально.

Также кассовую книгу можно вести  полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.

При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:

  • от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
  • от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.

Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.

После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.

: Ведение кассовой книги на программе 1С

Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.

Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.

Источник: https://moyaidea.ru/zapolnyat-i-vesti-kassovuyu-knigu.html

Кассовая книга как правильно вести 2019

КО-4 – Кассовая книга. Как вести кассовую книгу правильно

  • предприятия, которые ведут свою деятельность, используя наличные средства, несмотря на наличие счета в банке,
  • предприятия, которые ведут расчеты безналичным способом, но в обращении имеют наличные средства,
  • предприятия, которые не используют свои доходы на банковских карточках, но пользуются ими.

В соответствии с требованиями действующего законодательства, все организации обязаны хранить денежную наличность на банковском счете, а подавляющее большинство расчетов между юридическими лицами должно осуществляться исключительно в безналичном порядке.

Как правильно заполнить кассовую книгу

Заполнять кассовую книгу, как и проводить операции с наличными денежными средствами должен кассир, либо иное должностное лицо, определенное приказом руководителя.

Если в штатном расписании бюджетного учреждения отсутствует ставка кассира, то должностные обязанности можно передать рядовому бухгалтеру или главбуху.

В организациях, где трудится 1-2 человека, вести регистрацию кассовой дисциплины вправе руководитель учреждения или представитель сторонней организации, осуществляющей бухгалтерское обслуживание.

Официальное освобождение от составления документа имеют индивидуальные и частные предприниматели, ведущие учет доходов, расходов, натуральных показателей и других объектов налогообложения, характеризующих определенный вид экономической деятельности. Причем учет должен вестись в установленном порядке. Данное право закреплено в пункте 4.1 Указаний Банка России №3210-У.

Кассовая книга КО-4: как правильно вести в 2019 году

Книга КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Каждый лист книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Интересное:  Документы для постановки в очередь на сад

Правила ведения Кассовой книги на предприятии

По окончании рабочего дня кассир обязан произвести сверку данных, занесенных в кассовую книгу и отраженных в кассовых документах. И только после этого он выводит остаток, ставит свою подпись.

А отрывной лист Книги вместе с подтверждающими операции документами передается бухгалтеру, который указывает в экземпляре Книги кассира о количестве полученных документов и ставит свою подпись.

Далее принявший документы бухгалтер (или главный бухгалтер) проводит дополнительную сверку.

Кассовая книга фактически – это своеобразный регистр, содержащий в себе перечень приходных и расходных операций с указанием первичных документов, на основании которых проводятся данные операции, с указанием сумм, корреспондирующихся счетов и даже характера операции. С помощью этой книги фиксируется весь наличный поток предприятия.

Как правильно вести Кассовую книгу в 2019 – 2019 годах

Сама кассовая книга открывается новая на каждый год. Но при этом количество листов в ней и количество ее экземпляров, приходящихся на конкретную организацию, зависит от объема производимых за день и, соответственно, за год операций. Так, в течение дня может быть заполнен не один ее лист!

Все поступающие и выдаваемые в течение дня наличные средства должны быть оформлены кассовыми документами – приходным или расходным кассовым ордером, – с последующим занесением произведенных операций в Кассовую книгу.

Записи в Книгу вносятся ежедневно, исключая не рабочие дни и те дни, в течение которых не было движения наличных средств.

Причем, все записи вносятся строго на основании расходных или приходных кассовых ордеров, оформленных в соответствии с нормативными требованиями и имеющих унифицированную форму.

Кассовая книга

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств.

То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу.

При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Порядок ведения кассовой книги для ИП

Грамотное ведение кассовой книги имеет очень важное значение. Органы контроля часто проверяют этот документ у ИП. Неправильное ведение книги грозит штрафами. Т.е.

за неведение кассовый книги, при выплате зарплаты на банковские карты, не несет ответственность, но если ИП ведет кассовую книгу, то он обязан соблюдать все требования законодательства при оформлении кассовой книги и кассовых документах – приходных и расходных ордерах.

Интересное:  Как узнать свободен ли участок земли по кадастровой карте

С марта 2014 года, после того как 11.03.2014 года, вышло Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», В п.4.

6 Указания ЦБ РФ № 3210 сказано: «Если индивидуальные предприниматели, в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись.»

Как правильно сшивать кассовую книгу за год

Кассовая книга в компаниях ведется исключительно в единственном экземпляре. Нередко ее заводят на год, но допускается возможность пользоваться книгой и в другие сроки, к примеру, месяц либо же квартал. Период напрямую зависит от объемов оборотов по кассе в компании либо же у индивидуального предпринимателя.

Необходимость сшивания документа связана с необходимостью обеспечения полной сохранности внесенной в соответствующий регистр информации. Иными словами, сшитые и одновременно пронумерованные станицы документа исключают какие-либо манипуляции с имеющимися записями, которые машинально может допустить кассир в процессе своей трудовой деятельности.

Порядок ведения кассовой книги образца КО-4 в 2019 году

На кассиров возлагается ответственность по ведению и оформлению кассовой книги образца КО-4. Какие существуют нюансы в виде норм ведения, образца заполнения вручную и в электронном виде? Кто именно должен заниматься этим документом? И как правильно вести его в 2019 году?

Кассовая книга образца КО-4 — это особый документ, предназначенный для учёта принятых и выданных наличных денежных средств из кассы.

Его ведением должен заниматься либо старший кассир, либо бухгалтер в вашей организации. Ведение данного журнала необходимо в том числе и индивидуальным предпринимателям.

Они, в частности, могут заниматься этим и самостоятельно, не прибегая к помощи отдельного работника.

25 Июл 2018      glavurist         116      

Источник: http://mainurist.ru/pensii-i-posobiya/kassovaya-kniga-kak-pravilno-vesti-2018

КО-4 кассовая книга бланк скачать word бесплатно. Образец заполнения. Как вести кассовую книгу правильно

КО-4 – Кассовая книга. Как вести кассовую книгу правильно

Кассовая книга – обязательный для каждого работающего с наличностью предприятия или ИП документ, в котором учитываются все приходные и расходные кассовые операции организации.

Бланк кассовой книги (форма КО-4) унифицирован и представляет собой книгу с пронумерованными и прошнурованными листами. На последней странице делается запись о количестве листов в книге и заверяется печатью организации. Ниже расписывается руководитель, главный бухгалтер предприятия, и ставится дата.

Бланк кассовой книги 

Скачать бланк КО-4 Word (DOC)
Скачать бланк кассовой книги бесплатно Excel (XLS)
Скачать бланк КО-4 PDF

Посмотреть бланк кассовой книги: стр. 1, стр. 2, стр. 3

Образец заполнения кассовой книги в 2019 году

Скачать образец заполнения КО-4 Excel (XLS)
Скачать образец заполнения КО-4 PDF

Посмотреть образец заполнения кассовой книги: стр. 1, стр. 2, стр. 3

  • ✓ Платежные документы
  • ✓ Кассовые документы
  • ✓ Типовые формы договоров
  • ✓ Документы на транспортрировку товаров
  • ✓ Документы по учету товаров
  • ✓ Документы ККМ и ККТ
  • ✓ Должностные инструкции
  • ✓ Деловые письма
  • ✓ Документы по учету материалов
  • ✓ Бланки и формы доверенностей

Полный список бланков бесплатно >>

Как вести кассовую книгу КО-4 

Кассовая книга ведется ежедневно. Ведёт книгу уполномоченный на это кассир или другое ответственное лицо. Контроль за кассовой книгой закреплён за главным бухгалтером.

 

У одной организации по всей её деятельности должна быть одна кассовая книга. Если у организации есть подразделения, они могут вести свою кассовую книгу.

Копии её листов передаются в головной офис в установленный организацией срок.

Листы кассовой книги заполняются или от руки, или на электронном носителе.

  • Записи от руки ведутся под копирку; первый экземпляр остаётся в кассовой книге, а второй в конце отрезается и сдаётся для отчета в бухгалтерию. 
  • При электронном заполнении лист в книге делится на верхнюю и нижнюю часть, обе они заполняются одинаково, содержат все данные предприятия, нумеруются в порядке возрастания. Верхняя остаётся для формирования кассовой книги, нижняя сдаётся в бухгалтерию. Последний лист за месяц содержит информацию о количестве листов в этом месяце всего. Последний лист за год – количество листов за год. В дальнейшем листы сшиваются, заверяются подписью руководителя и главбуха, указывается их число.

Как заполнить бланк кассовой книги КО-4 правильно

На обложке указываются название организации (ФИО ИП), код по ОКПО, структурное подразделение, если есть. Далее указывается период, на который заводится книга (год или месяц и год).

На внутренних листах:

  • сверху ставится дата его заполнения. 
  • в строке «остаток на начало дня» цифрами прописывается количество денег в кассе на начало дня, которое берётся из строки «остаток на конец дня» предыдущего листа.
  • Записи с 1 по 5 графу делаются на основании каждого ПКО И РКО.
  • заполнение графы «номер корреспондирующего счета, субсчета» заполнять индивидуальным предпринимателям необязательно.
  • В графе «перенос» цифрами пишется сумма всего прихода и расхода из выше заполненных строк. 
  • В графе «итого за день» цифрами указывается общая сумма прихода и расхода за день.
  • В поле «остаток на конец дня» указывается остаток денежных средств в кассе на конец дня. Он вычисляется по формуле: остаток на начало дня + итоговая сумма прихода за день – итоговая сумма расхода за день. Если в этом остатке есть деньги на зарплаты или выплаты социального характера и стипендий, их указывают ниже.
  • В конце листа прописью указывается количество зарегистрированных ПКО и РКО, ставятся подписи кассира, заполнившего бланк, и бухгалтера.

Незаполненные строки в таблице перечёркиваются.

Заполняя бланк, кассир сверяется с данными приходных и расходных документов. Книгу проверяет бухгалтер (главный бухгалтер, в их отсутствие руководитель) и тоже расписывается.

Если в течение дня движения денег в кассе не было, никакие записи за этот день в книге не делаются.

Исправления в книге не допускаются. Если всё же при заполнении допущена ошибка, исправление подтверждается подписью кассира, заполняющего книгу, и главбуха.

Скачать другие бланки документов на 2019 год

Источник: https://www.business.ru/article/174-kassovaya-kniga

Как правильно заполнить кассовую книгу

КО-4 – Кассовая книга. Как вести кассовую книгу правильно

Унифицированный бланк кассовой книги указывается как КО-4 (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). Применять кассовую книгу как в бумажном, так и в электронном виде могут как предприятия бизнеса, так и бюджетные и некоммерческие организации.

С 2013 года ведение кассовой книги не является обязательным, теперь это решение принимается учреждением самостоятельно. Бланк документа может быть разработан и закреплен локальными нормативно-правовыми актами организации. В статье вы найдете инструкцию, как заполнять кассовую книгу, образец также прилагается.

Как заполняется кассовая книга

Итак, у вас есть кассовая книга, как правильно вести 2019 годом? Процесс происходит по такой схеме. За кассу должен отвечать кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указаний № 3210-У).

При отсутствии должности кассира в учреждении за ведение кассовой книги отвечает иной сотрудник бухгалтерии, которого указывает непосредственно руководитель в соответствующем приказе. Контролирующая функция остается за главным бухгалтером. Каждая организация по факту сама регламентирует процесс движения наличных денежных средств.

В бюджетных учреждениях, где идет постоянное движение денежных средств, обязательно должна присутствовать кассовая книга. Ведение кассовой книги в 2019 году можно отразить в следующей обобщенной схеме:

  1. Кассир ежедневно сводит остатки на начало и конец рабочего дня. Суммы эти должны быть равны. Если же за какой-либо день операции не производились, свод можно не формировать. Остаток автоматически перенесется на следующий день.
  2. Приход (поступление) денежных средств оформляется приходным кассовым ордером, выдача наличных денег проводится через расходные ордера. Номера каждому из этих документов присваиваются по порядку, а информация о них отражается в кассовой книге.
  3. В дни, когда осуществлялось движение наличных денег, завершать работу кассир будет подведением итогов расчетного периода. В книге отражаются все дневные операции и заверяются подписью ответственного работника. Все движения и их записи в кассовой книге должны поступить на проверку главному бухгалтеру.

Перед вами печатный вид кассовой книги. Код формы по ОКУД — 0310004. По сути это пустая кассовая книга, образец заполнения вручную можно найти в конце статьи.

Вот так выглядит бланк кассовой книги, скачать word можете бесплатно.

Скачать

Как исправлять ошибки

Исправления ошибок в КО-4 допустимы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Если недочет не влияет на кассовый итог, то неправильное значение аккуратно зачеркивается поперек, а сверху обозначается правильная надпись. Исправление заверяется подписями ответственных лиц.

Если погрешность затронула итоговый результат, то страница с ошибкой полностью аннулируется, а верные данные отражаются на новом листе. По факту исправления составляется специальная справка с указаниями измененных значений. Исправления вносит кассир или другой ответственный за ведение.

Ответственность и штрафные санкции

Если учреждение оперирует денежными средствами, но при этом не ведет кассовую книгу или же заполняет ее с грубыми нарушениями, то такие действия признаются административным правонарушением. Следовательно, административная ответственность ляжет на плечи руководителя (или главного бухгалтера) организации. Действующим законодательством предусматриваются штрафные санкции:

  • в отношении юридического лица — в размере от 40 000 до 50 000 рублей;
  • в отношении руководящего должностного лица или главного бухгалтера (их ИФНС рассматривает как физлицо) — в размере до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-pravilno-zapolnit-kassovuyu-knigu

Как правильно вести кассовую книгу КО 4 в 2017 году, порядок оформления, образец заполнения вручную и в электронном виде

КО-4 – Кассовая книга. Как вести кассовую книгу правильно

Индивидуальные предприниматели по роду своей деятельности нередко сталкиваются с необходимостью ведения кассовой книги.

Однако не все знают, что для этого предусмотрена специальная унифицированная форма КО-4.

Основные правила ведения документа жёстко регламентированы, поэтому необходимо ясно понимать, как правильно вести кассовую книгу, и в чём заключаются нюансы её оформления в 2017 году.

Что такое кассовая книга

Кассовая книга — это бухгалтерский документ, с помощью которого организован учёт прихода и расхода денег на предприятии. Она является обязательным атрибутом для всех организаций, где есть касса.

Форма КО-4 была введена в широкое использование в 1998 г. по инициативе Госкомстата РФ. Наличие книги кассовых расходов и приходов требует тщательного мониторинга, потому что этот документ подлежит регулярной проверке специалистов контролирующих инстанций.

Порядок ведения формы КО-4

Для крупных компаний, имеющих несколько отделений, предусматривается ведение отдельных кассовых книг в каждом из них. Иначе говоря, отделение, имеющее самостоятельный баланс, ведёт отдельную книгу.

Для правильности и систематики учёта оригинальные кассовые документы сохраняются в подразделениях. Отчёты в главное управление составляются на основании копий расходных и приходных бланков.

В таких случаях информация об остатках денег в подразделении учитывается в балансовой сводке всего предприятия. То есть отчёты по каждому подразделению заносятся в балансовый отчёт. В сводном балансе фиксируются остаточные денежные средства каждого отделения.

Нюансы ведения книги индивидуальными предпринимателями

В статьях 4.1 и 4.5 Указаний № 3210-У с 1 июня 2014 г. указано, что для ИП ведение кассовой документации необязательно. Для предпринимателей предусмотрены следующие способы мониторинга кассовой динамики:

  • на основе книги учёта доходов, расходов и хозяйственных операций индивидуальных предпринимателей;
  • путём контроля физических показателей (п. 9 ст. 346.29 НК РФ).

Каждому кассиру необходимо разобраться, как правильно заполнять кассовую книгу

Ведение кассовую книгу

Титульный лист формы КО-4 следует оформлять по чётко нормированным требованиям. На нём отображаются главные сведения о предприятии: ОКПО — Общероссийский классификатор, наименование компании и год. В случаях индивидуального предпринимательства на титульном листе ко всем прочим данным дополняется Ф. И. О. предпринимателя.

КО-4 заполняется строго в дни, когда происходила выдача или приём денег. Оформление и ведение документации может происходить следующими способами.

Заполнение записей вручную

Рабочий процесс характеризуется тем, что работник заносит в кассовую книгу приход и расход наличных. Если информация не умещается на одном листе, то оформляют строку перенос и ведут дальнейшие записи на новой странице.

По завершении рабочего процесса сотрудник производит подсчёт остатка и расходования денег за рабочий день. Деньги, выделенные для выплат (стипендии, зарплата, авансы, командировочные и т. д.), заносятся в отдельную строку. После проведённых процедур бухгалтер обязан завизировать документ и поставить штамп.

Специалисты, обязаны провести осмотр, пересчёт и сверку на соответствие записей с расходными (РКО) и приходными кассовыми ордерами (ПКО). Наименование и количество ордеров чётко фиксируется в документе прописными буквами. У главного специалиста остаются отрывные бланки и ордера.

Ведение формы КО-4 с использованием современной техники

Современные программы бухучета предусматривают ведение кассовых книг с применением технических средств. Записи проводятся в аналогичном порядке заполнению от руки. В финале рабочего процесса происходит проверка перечня «приходников» и «расходников» (ПКО и РКО).

Для подготовки итоговой отчётности отпечатанные бланки прошивают, нумеруют и визируют подписями должностных лиц организации.

Электронный учёт кассовых операций

В этих случаях обязательно обеспечение гарантий сохранения информации. После подведения подсчётов и проверки документы визируются электронными подписями главных специалистов. В этом случае заполнять кассовую книгу не нужно, сшиваться она тоже не должна.

Так выглядит правильно оформленная кассовая книга

Сколько экземпляров кассовой книги нужно заполнить

По правилам ведения кассовых операций в РФ вначале выполняется оригинальная запись, затем нужно заполнить дубликат кассовой книги. Оригинал остаётся в организации, дубликат открепляется и выдаётся клиенту.

Внешний вид обоих экземпляров должен быть идентичным. Сотрудник, отвечающий за правильное ведение учётной документации кассового оборота, ежедневно в начале рабочего дня или смены отмечает дату и остаточную сумму.

Порядок составления отчётности в ООО и у ИП

Чтобы оформить документ, нужно последовательно проверить следующие важные моменты:

  • соблюдение непрерывной нумерации;
  • наличие шнуровки;
  • наличие подписей должностных работников;
  • факт скрепления печатью.

В конце года книга подлежит проверке и утверждению, а новый год начинается с заведения очередной кассовой книги. Чаще всего в небольших предприятиях заводится журнал (примерно на 100 листов). В случае крупного предприятия, где ведутся интенсивные рабочие процессы, одного журнала может не хватить, тогда возможно заведение второго журнала с чётким соблюдением нумерации и правил.

Разрешается ли вносить исправления в форму

В случае допущения ошибочных записей и неточностей в кассовой книге необходимо провести следующие мероприятия по их устранению.

  • Составление рапорта об ошибке на имя должностных лиц организации.
  • Назначение членов комиссии, состоящей из сотрудников предприятия для исправления ошибок.
  • Проведение аннулирования старого отчёта и оформление правильного.
  • Проведение исправлений должно проводиться согласно п. 7 статьи 9 Федерального Закона РФ «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Допускается перечеркивание одной чертой, так чтобы не создавались затруднения при рассмотрении старой записи.
  • Если ошибка произошла в нумерации, то необходимо перечеркнуть ошибочную цифру и сделать запись — аннулировано, с занесением достоверной даты.

Порядок заполнения кассовой книги нарушать нельзя

Как прошить

Один раз в год все листы кассовой книги прошивают, шнуруют и нумеруют. В конце указываются следующие данные:

  • число заполненных листов;
  • подпись специалистов: кассира, главбуха и директора;
  • печать (штамп) предприятия.

Такие требования были введены согласно постановлению № 8 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учётам кассовых операций и по результатам инвентаризации» Госкомстата РФ от 18. 08. 1998. В мае 2000 г. постановление было пересмотрено и отредактировано. После этого в конце прошитой книги указывается итоговое количество пронумерованных и прошнурованных листов.

https://www.youtube.com/watch?v=4xasJ5w3kKw

Прошивать кассовую книгу нужно тем же способом, что и остальные финансовые документы

Санкции и штрафы за некорректное оформление или отсутствие кассовой книги

Кассовая книга подлежит систематической оценке по внешнему виду и качеству оформления. Проверку проводят инспекторы из «Отдела оперативного контроля» региональной налоговой службы.

Нарушениями считаются следующие события:

  • обнаружение денег, которые были не учтены должным образом. То есть различные поступления и расходования средств должны были оформляться специальными ордерами (ПКО, РКО), но это требование не выполнялось;
  • неправильное оформление и использование кассового аппарата.

Для индивидуальных предприятий применение кассы необязательно, но выписывать товарные чеки ИП обязан.

Нарушение по неведению: можно ли избежать ответственности

При выявлении нарушений согласно статьям 15.1 КоАП РФ и 14.5 КоАП штраф составляет в размере 50 000 руб. Штраф на должностное лицо накладывается в размере 4 000—5 000 руб.

Для индивидуальных предпринимателей штраф накладывается как на должностных лиц и варьируется в пределах 5 000 рублей.

Предупреждения вместо штрафа предусматриваются в статье 14.5 КоАП (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Решение о наложении штрафа или предупреждения принимает руководитель налоговой инспекции.

При невыполнении некоторых условий возможность избежать штрафных санкций существует в случаях отсутствия нарушений за последний год работы.

Строгого наказания требуют следующие нарушения со стороны кассира:

  • превышение допустимого лимита наличных денежных средств;
  • наличие неоприходованных денег, полученных от выручки.

для кассира: как правильно вести форму КО-4

Кассовая книга КО-4 необходима для учёта прибыли и расходов компании. Ведение этого документа является одной из обязанностей бизнесмена. В конце года книгу необходимо сшить.

Источник: https://xn-----7kcbekeiftdh9amwkb4d2o.xn--p1ai/vedenie-kassovoy-knigi.html

Кассовая книга (форма КО-4)

КО-4 – Кассовая книга. Как вести кассовую книгу правильно

Бланк кассовой книги по форме КО-4

• Скачать актуальный бланк КО-4 (формат Excel), а также в формате Word.

• Скачать образец заполнения КО-4.

• Смотреть инструкцию и образец КО-4.

Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации.

Кассовую книгу ведёт кассир (или лицо, его заменяющее). Он ежедневно вносит в неё записи на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассовых ордеров. Но если приходно / расходные операции не совершались в какие-то дни, то и книгу заполнять не нужно за эти даты.

Одна книга рассчитана на один календарный год. Но если в течение года одного экземпляра кассовой книги оказалось мало, то заводится ещё один – и записи дальше продолжаются в хронологической последовательности.

В одной организации должна быть только одна кассовая книга, даже если  осуществляется несколько видов деятельности на разных налоговых режимах.

Единственное исключение: только обособленные подразделения (филиалы) юрлица ведут свою собственную кассовую книгу, но при этом копии листов книги и первичных кассовых ордеров передаются в головной офис в установленные организацией сроки.

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

Как вести кассовую книгу

Книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Рассмотрим подробнее.

Кассовая книга на бумажном носителе (2 варианта её ведения)

1) Покупается уже готовая, распечатанная в типографии книга и ведётся вручную. Перед её заполнением нужно все листы прошить, пронумеровать, на последнем листе указать общее количество страниц, затем скрепить сургучной или мастичной печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.

В конце рабочего дня после оформления кассовой книги, т.н. вкладной лист остаётся в книге, а отрывной лист, т.н. отчёт кассира, отрывается и передаётся в бухгалтерию для проверки и подписания вместе со всеми оформленными за день первичными документами: РКО, ПКО, ведомости и т.п.

2) Книга оформляется с применением технических средств (компьютер и программное обеспечение), затем распечатывается и только потом подписывается собственноручной подписью. Порядок следующий:

  • Электронный шаблон кассовой книги (Word или Excel – без разницы) имеет 2 листа: верхний (с надписью «Образец 3, 5, 7, 9 и т. д.) является вкладным листом, а нижний (с надписью «Образец 4, 6, 8, 10 и т. д.) – отчёт кассира. Оба листа заполняются совершенно одинаково.
  • В течение дня в кассовую книгу кассир (или лицо, его заменяющее) вносит  записи на основе каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассовых ордеров.
  • В конце рабочего дня в книге выводится итоговая сумма прихода / расхода за день и остаток наличных денег в кассе на конец дня.
  • Затем распечатываются вышеуказанные 2 листа с одинаковым заполнением: вкладной лист и отчёт кассира.
  • Вкладные листы кассир оставляет и хранит у себя в отдельной папке, а в конце года они сшиваются (с указанием на последней странице книги общего количества страниц), скрепляются печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.
  • Листы «отчёт кассира» для сверки и подписания  передаются в бухгалтерию вместе со всеми сформированными за день первичными документами: РКО, ПКО, заявление на получение аванса, ведомости на оплату, заявление на выдачу в подотчет и т.п. и.

Листы нумеруются в порядке возрастания с начала года. При этом в последнем вкладном листе каждого месяца и календарного года необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и год соответственно.

Кассовая книга в электронном виде

Оформляется с применением технических средств (компьютер, ПО) с учетом обеспечения её защиты от несанкционированного доступа, искажений, потерь информации и подписывается электронными подписями в соответствии с установленными требованиями.

При использовании электронной подписи распечатывать книгу не нужно.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ КАССОВОЙ КНИГИ
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:

Строка  «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

В середине листа указывается период, на который рассчитана кассовая книга (обычно ставится один год), например: КАССОВАЯ КНИГА на 2018 г.).

КАССОВЫЙ ЛИСТ:

Строка «Касса за». Указывается дата, за которую формируется лист кассовой книги. Также указывается порядковый номер листа.

Графа «Остаток на начало дня». Отражается сумма остатка наличных на конец предыдущего дня. Попросту говоря, сколько денег в кассе перед началом работы.

Столбец «Номер документа». Указываются порядковые номера всех оформленных за день ПКО и РКО.

Столбец «От кого получено или кому выдано». ФИО физлиц или наименование организаций, ИП выписываются из соответствующего ПКО или РКО.

Столбец «Номер корреспондирующего счета, субсчета». Вписываются номера счётов из соответствующего ПКО или РКО. ИП это не заполняют.

Столбец «Приход». Указываются поступившие в кассу денежные суммы (в рублях и копейках) на основании каждого приходного кассового ордера.

Столбец «Расход». Указываются выданные из кассы денежные суммы (в рублях и копейках) на основании каждого расходного кассового ордера.

Графа «Перенос». Отражается общая сумма прихода и расхода всех предыдущих строк в таблице.

Строка «Итого за день». Вписывается общая за весь день сумма полученных и выданных денег.

Строка «Остаток на конец дня». Указывается остаток денег в кассе. Вычисляем по формуле: Остаток на начало дня + сумма прихода – сумма расхода. Сумма по вычислениям и фактический остаток должны совпадать.

Далее кассир ставит свою подпись с расшифровкой. Проверяющий книгу бухгалтер тоже ставит свою подпись с расшифровкой, а также указывает количество оформленных за день приходных и расходных кассовых ордеров.

Примечание: при заполнении кассовой книги ручкой все строки таблицы, оставшиеся незаполненными, перечёркиваются буквой «Z».

Последняя страница

Источник: https://ip-spravka.ru/kassovaya-disciplina/kassovaya-kniga-ko-4

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.