+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер (КО-2)

Содержание

Как заполнять расходный кассовый ордер и что это такое

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер (КО-2)

Наше общество невозможно представить без операций, тем или иным образом связанных с деньгами. Ежедневно бесчисленное множество организаций производит обмен денежными средствами с частными лицами. И естественно для легитимности данного процесса созданы специальные документы. Одним из таких документов является РКО.

Что такое расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер – это документ, при предъявлении которого производится получение денежных средств с кассы. Данный документ имеет унифицированную форму КО-2, подтверждённую постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88.

Согласно статьям 14 – 21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. №40, существуют определённый регламент заполнения формы КО-2 и выдачи наличных средств кассами организаций.

В каких случаях используется форма ко-2

Согласно Положению Банка России №373-П использование формы КО-2 допустимо в следующих случаях:

  • В случае необходимости перечисления денежной выручки организации на расчетный счет банка.
  • Когда наличные средства необходимо использовать сотруднику для осуществления им предпринимательской деятельности в целях данной организации. В этом случае в документе нужно указать сумму средств к выдаче и период, на который она выдается.
  • При выдаче денежных средств сотруднику на личные расходы.
  • Когда наличные средства необходимы для нужд предприятия (например, ремонт оборудования), тогда в документе указывается конкретная цель для их выдачи, которая не противоречит Указанию ЦБ РФ № 1843-У.
  • Когда частный предприниматель снимет деньги для нужд собственного частного предприятия, при этом в его предприятии отсутствуют другие работники кроме него.

Заполнение расходного кассового ордера

Заполнять документ имеет право только бухгалтерский работник (или ответственное за это лицо). Выдается документ в единственном экземпляре.

В случае наличия ошибок в оформлении документ считается недействительным.

Заполнение заголовка

В заголовке документа необходимо указать название организации и, если имеется, название структурного подразделения. В противном случае ставится прочерк.

Заполнение граф

Код формы по ОКУД (общероссийской классификации управленческой документации) – 0320002. Код предприятия (организации) по ОКПО (общей классификации предприятий и организаций) можно узнать в Росстате (раннее Госкомстат).

Номер документа должен соответствовать номеру в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал имеет форму КО-3.

Дата составления расходного кассового ордера должна соответствовать дате выдачи наличных средств с кассы. В соответствующей графе указывается дата арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Дебет, код структурного подразделения» должна заполняться, если операция по выдаче денег производится в структурном подразделении организации (структурным подразделением называется отдел, работающий в индивидуальном направлении и не пересекающийся с основной деятельностью организации кроме отдела кадров, бухгалтерии и общей администрации. Пример такого подразделения: отдел магазина). В противном случае ставится прочерк.

В графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» должны указываться номер счета и при необходимости номер субсчета, по дебету которого отражается снятие денежных средств из кассы организации. Иными словами, здесь должен быть указан номер счета, на который должны поступить средства.

В графе «Дебет, код аналитического учета» указывается соответствующий код учета по счету, указанному в графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет». Данная графа заполняется в случае, если в организации предусмотрено использование таких кодов. В противном случае графа перечеркивается.

Графа «Кредит» должна содержать номер счета, по кредиту которого снимаются денежные средства с кассы. То есть номер счета, с которого перечисляются деньги.

В графе «Сумма, руб. коп.» указывается арабскими цифрами в российских рублях денежная сумма, выдаваемая из кассы организации.

В графе «Код целевого назначения» указывается код назначения использования поступивших средств. Данная графа не заполняется в случае, если организация не использует соответствующую систему кодирования.

Заполнение строк

Заполнение строк в форме КО-2 выполняется следующим образом:

  • В строке «Выдать __» записывается полностью ФИО лица, которому производится выдача денежных средств, в дательном падеже.
  • В строке «Основание __» бухгалтер должен указать содержание финансовой операции, то есть цель, причину или на основании какого повода происходит передача средств данному лицу. В зависимости от целей, описанных в пункте «В каких случаях используется форма ко-2», в строке прописывается следующее: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка», «Для оплаты услуг» и др.
  • В строке «Сумма __» указывается сумма денежных средств, снимающихся с кассы. Причем рубли указываются прописью с начала строчки и с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Оставшееся место после записи перечёркивается. Следует также отметить, что, если в графе «Сумма, руб. коп.» выдаваемая сумма указана с копейками независимо от числового значения (например, 500-00), то в строке также должны быть указаны копейки («Пятьсот рублей 00 копеек»). Если же не указано значение в копейках (500-), то его не указывают и в строке («Пятьсот рублей»).
  • В строке «Приложение __» указываются прилагаемые документы, на основании которых происходит выдача средств с кассы.

Если средства выдаются лицу сторонней компании, то среди документов у него должна быть доверенность от своей организации на получение денежных средств.

Требования к проведению операции

Оформленный бухгалтером расходный кассовый ордер должен быть обязательно зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Далее он подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, имеющим соответствующие полномочия). Стоит отметить, что подпись руководителя не обязательна, если таковая имеется в других документах, прилагаемых к расходнику.

Правильно заполненный бланк передается кассиру, который обязан проверить правильность составления документа и требовать удостоверения личности. Денежные средства кассир обязан выдавать только лицу, данные которого указаны в бланке. Если при оформлении бланка была допущена ошибка, то кассир обязан вернуть бланк в бухгалтерию.

Далее в строке «Получил __» лицо, которому выдаются деньги из кассы, должно указать полученную сумму, уже собственноручно заполняя по тем же правилам, по которым заполняется строка «Сумма __», расписаться и поставить дату в соответствующих строках.

Средства могут выдаваться как в российской, так и в зарубежной валюте

После реализации операции по выдаче денег по РКО кассир обязан зафиксировать паспортные данные получателя в строке «По __». Затем, расписаться, дать расшифровку подписи и проставить дату проведения операции в соответствующих строках. В приложенных к расходнику документах он должен поставить печать «Оплачено» или проштамповать их с указанием даты проведения операции

Важно помнить, что бланк ордера остается в кассе после выдачи денег!

Ведение РКО в электронном виде

Ведение РКО допустимо и в электронном виде. Важно, чтобы оформление соответствовало унифицированной форме КО-2.

Вести форму КО-2 можно в специальных программах, например, «БухСофт онлайн», «1С: Бухгалтерия» и др. При этом последовательность и правила заполнения документа сохраняются.

Оформленный документ в форме КО-2 должен быть распечатан на принтере перед выдачей наличных средств. После распечатки его подписывают уполномоченные лица, и дальнейшая процедура не отличается от описанной выше.

Таким образом, снятие денежных средств с помощью расходного кассового ордера в форме КО-2 является вполне законным и не должно вызвать затруднений при использовании.

Источник: http://ru-act.com/biznes/buxgalteriya/rasxodnyj-kassovyj-order.html

Расходный кассовый ордер в 2019 году – РБ, реквизиты, образец, заполнение, журнал, форма, зарплата, регистрация, КО 2, оформление

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер (КО-2)

Документальное сопровождение выдачи наличных

В наше время тотального господства банков и банковских переводов ни одна организация не может обойтись без фактических денежных средств. В этой статье рассматривается пример заполнения расходного кассового ордера (РКО) и вопросы, связанные с его применением.

Любая организация или ИП обязаны вести расчеты с контрагентами, осуществлять платежи в бюджет и фонды через расчетный счет. Но остается еще немало случаев, когда нужны наличные деньги:

Правовой Федеральный акт возлагает на Центробанк определить шаг за шагом операции по кассе. Этот распорядок расписан Указанием Банка, где говорится, что все кассово-денежные операции оформляются ордерами: приходными и расходными. Там же указаны наименования стандартных форм. Формы эти закреплены в законодательных нормативах. Форма КО-2 предназначена для расходного кассового ордера.

Таким образом, создание расходно-кассового документа при выдаче денег является обязательной процедурой.

Пример заполнения расходно-кассового ордера поможет правильно составить документ. Кроме того, он обязательно должен записываться в журнальной форме, где фиксируются все приходные и расходные документы кассы. Этот журнал, в свою очередь, имеет КО-3 стандартную форму.

Оформляет расходный кассовый документ бухгалтер. На уровне законодательства нет четких требований, как заполнять ордер. Но так как для ордера существует унифицированная форма, то ответственное лицо заполняет бланк ордера в соответствии с требованиями соответствующих полей в форме:

Далее проставляется номер, присвоенный документу и дата его составления, дата получения денег из кассы.

Затем бухгалтер должен проставить бухгалтерские счета. Кредит счета всегда будет 50, а вот дебет зависит от хозяйственной операции, в соответствии с которой выдаются деньги:

В следующей графе проставляется сумма операции, ниже записывается фамилия работника, который получает деньги. В строке «Основание» записывается хозяйственная операция, на основании которой происходит снятие денег. Это чаще всего:

В следующей строке «Сумма» записывается сумма прописью. Строка «Приложение» — это документы, подтверждающие происходящие хозяйственные операции. Это может быть:

Ниже подписывается руководство организации. Если бухгалтера в организации нет, то за него расписывается руководитель.

Пример заполнения расходно-кассового ордера подтверждает, что РКО является финансовым документом, поэтому:

Процедура выдачи денег в кассе

Деньги по расходному ордеру выдает кассир организации. В его обязанность входит проверить правильность оформления ордера и убедиться, что руководитель и главный бухгалтер поставили свои подписи в соответствующих строках. В ордере есть строка, где записаны паспортные данные получателя:

В строке «Получил» надо написать сумму из кассы, ниже проставить текущее число и расписаться тому лицу, которое непосредственно получает деньги. После получения соответствующей суммы кассир должен поставить фамилию и расписаться.

Сейчас заполнение всех документов происходит на компьютере. В Указаниях Банка России № 3210-У отмечается, что расходник можно заполнять и от руки.

Упоминаний, что нельзя комбинировать автоматическое и ручное заполнение, тоже нет. Таким образом, при необходимости можно заполнить от руки те строки, которые не попали в расходник автоматически. Расходный документ заполняется в единственном числе и подшивается в кассовую книгу.

Новый правовой акт разрешает предпринимателям с 01.01.2013 создавать и использовать первичные формы документов. Но для РКО нужно использовать ранее утвержденные формы и заполнять их в соответствии с вышеуказанными правилами.

Таким образом, как видно из примера, составить документ РКО довольно просто. При составлении необходимо внимательно заполнить все поля документа без ошибок и помарок, иначе документ может быть признан недействительным.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Никогда не работала бухгалтером, но будучи продавцом-кассиром, при выдачи денежных средств мне приходилось распечатывать такой бланк. Форма очень простая, единственный минус, что ошибаться в кассовых документов нельзя — иначе приходилось переделывать, а нас еще в добавок за это штрафовали…

  • Заполнение расходного кассового ордера (РКО).

    Расходный кассовый ордер применяется для выдачи наличных денежных средств из кассы. Это унифицированный документ (форма КО-2). Его выписывает кассир или иное уполномоченное на это лицо в одном экземпляре.

    Как правильно заполнить расходный кассовый ордер?

    Вверху расходника пишется наименование организации, его структурное подразделение (если есть). Если структурного подразделения нет, то ставим прочерк. Вверху в правой части пишутся коды организации на основании справки из Госкомстата.

    «Номер документа» присваивается по-порядку по мере выдачи денег из кассы. Нумерация начинается с начала года.

    Дата документа – дата выдачи денег из кассы. Она совпадает с датой в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (КО-3). Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ.

    В графе «Дебет» и «Кредит» указываются бухгалтерские счета операции по кассе. Они заполняются бухгалтером. Графа «Дебет, код структурного подразделения» заполняется, если у предприятия есть такое подразделение и выдача денег осуществляется в нем.

    В графе «Дебет, код аналитического учета» указывается код, если он применяется в организации, либо ставится прочерк.

    «Кредит» – это счета кассы, из которой выдаются деньги. В синтетическом учете это счет 50 «Касса».

    «Сумма, руб. коп.» — указывается сумма, выдаваемая из кассы, цифрами.

    В графе «Код целевого назначения» указываются коды, если они приняты в предприятии.

    По строке «Выдать» заполняется Ф.И.О. работника организации, которому выдаются деньги, в родительном падеже.

    По строке «Основание» пишется содержание финансовой операции.

    По строке «Сумма» повторяется сумма, указанная выше по расходному кассовому ордеру. Она пишется с большой буквы сначала строки прописью. Копейки указываются цифрами.

    В «Приложении» – указываются документы, на основании которых из кассы выдаются деньги. Если деньги получает работник сторонней организации, необходимо указать данные в доверенности, по которой деньги выдаются из кассы. Доверенность прикладывается к расходному кассовому ордеру.

    РКО регистрируется в журнале учета кассовых документов КО-3 и заверяется подписями руководителя организации и главного бухгалтера.

    Строку «Получил» заполняет сам получатель денег. В нее вписывается полученная сумма прописью, копейки цифрами. Затем получатель денежных средств ставит свою подпись и дату. Ниже пишется наименование документа, на основании которого деньги выдаются получателю.

    Чаще всего это паспорт или документ, удостоверяющий личность. Зачем в расходнике нужны паспортные данные? Это необходимо в случае, если возникла конфликтная ситуация по поводу получения денег.

    Допустим, вам работник предъявил претензию, что деньги получал не он, тогда вы сможете это доказать его паспортными данными и подписью.

    Особенно это важно, когда вы выдаете деньги по доверенности, поскольку доверенность может быть липовая, например, когда работник уволился, а бланк доверенности у него остался (да, бывает и такое в практике).

    Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром или уполномоченным лицом после выдачи денег по РКО. По ней кассир заверяет расходник своей подписью и ее расшифровкой.

    РКО не передается на руки получателям денег. Он остается у кассира.

    Бланк расходного кассового ордера можно скачать здесь.

    Заполнение приходного кассового ордера (РКО).

    Приходный кассовый ордер применяется для оформления наличных денег при их поступлении в кассу организации. Это унифицированный документ (форма КО-1). Его выписывает кассир или иное уполномоченное на это лицо в одном экземпляре.

    Как правильно заполнить приходный кассовый ордер?

    Приходный кассовый ордер (ПКО) состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции, которая после заполнения выдается лицу, внесшему деньги в кассу. Расходник может быть выписан как вручную, так и в электронном виде. Помарки и исправления в приходниках не допускаются. В этом случае их нужно переписывать.

    Вверху РКО заполняется наименование организации и ее структурное подразделение (если есть). В случае отсутствия такового, ставится прочерк.

    «Коды» заполняются на основании справки из Госкомстата.

    Номер приходника указываются по порядку ведения кассовых операций. Нумерация начинается с начала года. РКО регистрируются в журнале регистрации КО-3.

    «Дата составления» — дата оприходования денег (поступления денег в кассу). Формат даты расходника ДД.ММ.ГГГГ (например, 25.05.2012).

    Графы «Дебет» и «Кредит», как и в расходном кассовом ордере, заполняет бухгалтер. По Дебету счета всегда ставится счет учета операций по кассе (синтетический счет 50 «Касса»).

    В графе «Сумма, руб. коп.» пишется денежная сумма, вносимая в кассу. Она указывается цифрами. Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация применяет систему кодирования.

    В графе «Принято от___» пишется ФИО лица, внесшего деньги в кассу, в родительном падеже, а если платеж внесен представителем сторонней организации, то «Название организации» и ФИО уполномоченного лица.

    В графе «Основание» – показывается содержание финансовой операции либо документ, на основании которого принимается платеж.

    По строке «Сумма» указывается сумма платежа, принимаемого в кассу. Сумма пишется с начала строки с большой буквы прописью, а копейки цифрами. Если строка «Сумма» заполнена не полностью, то пустые места прочеркиваются.

    По строке «В том числе» вносится сумма НДС цифрами, либо запись «без налога (НДС)».

    В «Приложении» указываются первичные документы, которые должны быть приложены к ордеру.

    В квитанции к ПКО делаются те же записи, что и в ПКО. На квитке и ПКО ставится штамп » ОПЛАЧЕНО». Квитанция отрывается и передается внесшему деньги лицу.

    Приходный кассовый ордер подписывает кассир и визирует главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо.

    Бланк приходного кассового ордера можно скачать здесь.

    Заполнение Кассовой книги.

    Кассовая книга – сводный документ, в котором ведется учет всех кассовых операций: как поступление наличных денег, так и их выдача. Унифицированная форма книги — форма КО-4.

    Книга может быть заполнена как вручную, так и в электронном виде.

    Порядок ведения кассовой книги электронным способом.

    Утром каждого следующего рабочего дня кассиру нужно подготовить две распечатки: «Отчет кассира» и «Вкладной лист кассовой книги». Они содержат одинаковые реквизиты для заполнения. Они нумеруются по порядку с начала года.

    В распечатке последнего вкладного листа месяца и года указывается общее число листов за каждый месяц (год). Кассиру необходимо проверить правильность распечаток, затем подписать их. Вкладные листы кассовой книги остаются в кассе и хранятся в течение года, а отчет с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами, передается в бухгалтерию.

    Все вкладные листы кассовой книги по мере необходимости или в конце года сшиваются и опечатываются, заверяются подписями главного бухгалтера и руководителя, с указанием общего количества листов.

    Порядок ведения кассовой книги вручную.

    При ручном ведении кассовой книги, она заводится на определенный период, исходя из количества операций. Листы книги еще до ее использования прошнуровываются, пронумеровываются, опечатываются и заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера на последней странице. Кассовую книгу опечатывают сургучной или обычной печатью.

    Если листы кассовой книги не заполнены полностью, они прочеркиваются.

    В конце каждого дня в кассовой книге выводится общая сумма приходных и общая сумма расходных документов, проведенных в течение дня, а также рассчитывается остаток на конец дня. Ведение кассовой книги контролирует главный бухгалтер.

    Форму кассовой книги можно скачать здесь.

    На эту тему можно почитать учет кассовых операций здесь.

    О проверке кассовых операций читайте здесь.

    Бесплатная книга

    Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

    Скорее в отпуск!

    Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».

    Заполнение расходного кассового ордера формы КО-2

    Операция по выдаче наличных денежных средств оформляется расходным кассовым ордером форма КО-2, бланк и образец заполнения данной формы можно бесплатно скачать ниже. Бланк составляется по унифицированной форме, при заполнении не допускает ошибок и исправлений.

    Оформляет ордер лицо, ответственное за ведение кассы, составляется документ в одном экземпляре. Заполненный расходный кассовый ордер требует обязательного заверения подписью кассира. Подпись директора организации не требуется, если документ сопровождает прочая документация, в которой подпись руководителя имеется.

    Обратная операция по принятию наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером КО-1. Заполненные образцы кассовых ордеров используются обоснованием для внесения записей в кассовую книгу КО-4.

    Образец заполнения формы КО-2

    Типовой бланк расходного кассового ордера заполняется информацией в следующей последовательности:

    • заполняются основные сведения об организации, заполняющей форму КО-2 (название, ОКПО, подразделение);
    • приходному кассовому ордеру присваивается номер, он не должен повторяться в пределах года;
    • дата расходника должна соответствовать дню выдачи наличных денег;
    • поле «дебет» заполняется бухгалтером, здесь указывается кодировка подразделения, счет, куда относятся наличные деньги (60 при оплате поставщику, 76 при оплате иному контрагенту, 71 при выдаче подотчет, 70 при выплате зарплаты и т.д.), если ведется аналитика по указанному счету, то вносится код аналитического счета;
    • поле «кредит» также заполняется бухгалтером, в это поле бланка КО-2 вносится номер счет, с которого списываются наличные денежные средства (сч. 50, возможно указание субсчета);
    • сумма — цифрами вносится полностью до копеек;
    • код целевого назначения заполняют только при целевом расходовании средств;
    • в строке «выдать» следует заполнить данные о лице, которому деньги выдаются, это может быть сотрудник организации, получающий зарплату или подотчетные средства, или представитель организации, получающий деньги за поставленные товары, услуги;

    Источник: https://gor-experts.ru/registracija-ts/primer-zapolnenija-rashodnogo-kassovogo-ordera-osnovnogo-dokumenta-dlja-oformlenija-raschetno-kassovyh-operacij.html

    Как правильно заполнить расходный кассовый ордер образец – Управление персоналом

    Как правильно заполнить расходный кассовый ордер (КО-2)

    Строка  «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

    В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.

    Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

    Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

    Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе.  Дата указывается в формате —  ДД.ММ.ГГГГ.  Например, 02.06.2018.

    ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ»  (ИП его не заполняют):

    Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.

    Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:

    • 51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с

    • 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками

    • 70 – расчеты с персоналом по оплате труда

    • 71 – расчеты с подотчётными лицами

    • 73 – расчеты с персоналом по прочим операциям

    • 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов

    Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

    Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

    Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.

    Графа «Код целевого назначения». Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

    Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.

    Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы».

    Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

    Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).

    В следующих строках  ставится подпись  руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.

    Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.

    https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

    При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке  кассир записывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа.

    Строка «Выдал кассир». Кассир ставит свою подпись с расшифровкой, НО только после выдачи денежных средств по РКО.

    Источник: https://ip-spraa.ru/kassovaya-disciplina/rasxodnyj-kassovyj-order

    Заполнение расходного кассового ордера в подотчет — образец

    Образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет можно скачать на нашем сайте ниже. Из статьи вы узнаете о том, что нужно вписывать в каждой строке бланка при оформлении расходного кассового ордера (РКО).

    Как правильно выдать деньги в подотчет

    Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ

    Основание в РКО при выдаче в подотчет

    Образец заполнения РКО подотчетному лицу

    Итоги

    Как правильно выдать деньги в подотчет

    Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п. 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №  3210-У). Рассмотрим основные действия при выдаче денег:

    1. От работника принимается заявление, в котором содержится просьба о выдаче определенной суммы на указанный срок, написанное в свободной форме на имя руководителя. Проверяется решение руководителя, его подпись и дата. Вместо заявления в бухгалтерию может быть передан оформленный распорядительный документ (распоряжение/приказ). Такое заявление (распоряжение/приказ) служит основанием для выдачи денег в подотчет.

    ВАЖНО! С 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

    1. Далее в единственном экземпляре оформляется расходный кассовый ордер. Подписывается бухгалтером или руководителем (если нет бухгалтера и он (руководитель) совмещает должность бухгалтера и руководителя).
    2. Оформленный РКО вместе с заявлением передается кассиру, который проверяет все пункты расходника на правильность заполнения, сверяет с документом — основания выдачи.
    3. Кассир подготавливает деньги, проверяет личность подотчетника по полученному от него паспорту, передает ему РКО для подписи.
    4. После подписи работником кассового ордера кассир выдает деньги и ставит свою подпись в РКО.
    5. Затем делается запись в кассовой книге.

    ВАЖНО! Индивидуальные предприниматели в соответствии с указанием ЦБ РФ № 3210-У с 01.06.2014 года могут по своему усмотрению не оформлять приходные и расходные ордера и не вести кассовую книгу.

    Об изменениях, внесенных в порядок расчета с подотчетными лицами в 2017 году, читайте в нашем материале «Последние изменения в подотчете на 2017 год».

    Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ

    Глядя на бланк расходно-кассового ордера, можно условно разделить его на три основные части:

    • в первой указываются реквизиты документа;
    • во второй пишется, на какие цели и кому выдаются деньги, с простановкой корреспондирующих счетов и подписей ответственных лиц;
    • в третьей оформляется сама процедура выдачи наличных с подписями исполнителей.

    Здесь вы можете скачать бланк расходно-кассового ордера по форме КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

    Скачать форму

    Рассмотрим образец построчного заполнения РКО на подотчет ― какие сведения и как нужно в него вписывать.

    Наименование строки
    ОрганизацияПишется название, как указано в учредительных документах
    По ОКПОПроставляется код, полученный при регистрации в отделе статистики
    Структурное подразделениеЕсли есть такая единица, строка заполняется, если нет, ставится прочерк
    Номер документаУказывается очередной номер РКО
    Дата составленияПишется дата выдачи денег в подотчет
    Код структурного подразделенияВносится присвоенный код имеющемуся филиалу
    Корреспондирующий счетВ случае выдачи в подотчет ставится счет 71
    Код аналитического учетаПишется присвоенный конкретному подотчетнику код
    КредитСтавится счет 50
    Сумма, руб., коп.Указывается выдаваемая сумма цифрами
    ВыдатьВписывается Ф. И. О. подотчетного лица
    ОснованиеВ случае выдачи в подотчет пишется: «под отчет», указывается цель, например «на приобретение товара» или «на командировочные расходы», и документ ― «заявление работника»
    СуммаПрописью с заглавной буквы пишутся рубли, копейки – цифрами, пустое место строки прочеркивается
    ПриложениеУказывается документ: заявление сотрудника и дата его составления
    Руководитель,Главный бухгалтерПодписываются ответственные лица с расшифровкой Ф. И. О.
    ПолучилПодотчетник прописью указывает сумму с заглавной буквы и делает прочерк в свободном месте, далее проставляет дату получения денежных средств
    ПодписьПодотчетник ставит свою подпись, подтверждая получение денежных средств.
    ПоВписываются данные документа, удостоверяющего личность работника, которому выдаются наличные
    Выдал кассирРаботник, выдавший деньги, ставит подпись и делает полную расшифровку своего Ф. И. О

    Исправления при заполнении РКО не разрешаются. Документ должен быть оформлен без ошибок и помарок. В организации руководитель может выполнять функции бухгалтера и кассира. В этом случае рекомендуется издать распорядительный документ о возложении обязанностей бухгалтера на руководителя.

    Чтобы узнать, какими документами регламентируются правила заполнения расходного кассового ордера, прочитайте статью «Как заполняется расходный кассовый ордер?».

    Основание в РКО при выдаче в подотчет

    Как мы уже выяснили, деньги в подотчет могут быть выданы на основании изданного распорядительного документа или заявления подотчетника, подписанного руководителем. Заявление допускается как написать как от руки, так и представить в печатном виде. Оно может иметь примерно такой вид:

    Директору ООО «Рассвет»

    М. М. Шиповалову

    от водителя Ю. В. Звягинцева

    Заявление

    Прошу выдать мне 1 000 руб. 00 коп. (одну тысячу рублей) сроком на 10 календарных дней на покупку ГСМ для служебного автомобиля.

    Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/zapolnenie_rashodnogo_kassovogo_ordera_v_podotchet_obrazec/

    Расходный кассовый ордер: его значение и заполнение

    Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов.

    Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах.

    Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности.

    Основные правила заполнения и применения

    Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.

    Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.

    Рассмотрим главные правила оформления РКО.

    Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:

    • на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
    • на кассира предприятия;
    • на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.

    Выписывается РКО на определенный срок. Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления. В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются.

    Источник: http://tr777.ru/kak-pravilno-zapolnit-rashodnyy-ka/

    Правила и порядок заполнения расходного кассового ордера форма КО-2 – скачать бланк и образцы в форматах word и excel

    Как правильно заполнить расходный кассовый ордер (КО-2)

    > Бухучет > Денежные средства > Наличные > Документы > Правила и порядок заполнения расходного кассового ордера форма КО-2 – скачать бланк и образцы в форматах word и excel

    Сотрудники налоговой инспекции еще с 2012 года проверяют соблюдение регламента кассовой дисциплины.

    Наличие верных форм документов, их правильное заполнение позволит предприятиям успешно пройти проверку.

    Расходный кассовый ордер является денежным документом, фиксирующим выдачу денег из кассы компании, и служит связующим звеном для проводок (бухгалтерских).

    Он никак не привязывается к ведению всего бухучета предприятия.

    Это необходимо знать. Также РКО подписывает субъект, получающий наличность. На сегодняшний момент заверять подобную документацию запрещено электронно-цифровой подписью.

    Порядок и правила оформления РКО

    Существующий порядок ведения кассовых операций определяет все нормы оформления бланка.

    Заполнением граф документа вправе заниматься руководитель компании, старший бухгалтер или индивидуальный предприниматель.

    Составлять кассовый ордер допускается машинописными текстом, но ограничения по поводу иного способа заполнения в законе не обозначены.

    Таким образом, рукописный текст также будет являться правомерным, все буквы, при этом, должны легко читаться.

    Очень внимательно следует отнестись к заполнению строки «основание».

    Как показывает практика, зачастую ее попросту оставляют незаполненной.

    Если по расходному ордеру выдается заработная плата, то необходимо учитывать и налоги, и все необходимые платежи.

    Как правильно оформить реквизиты унифицированной формы КО-2 — инструкция

    Специальная форма для заполнения расходного ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата N 88 от 18.08.1998 г.

    Документ составляется в одном экземпляре и должен содержать необходимую информацию в графах для правильного заполнения:

    • организация — наименование хозяйствующего субъекта в соответствии с Уставом предприятия;
    • структурное подразделение — отдел организации, оформившего бланк, при его отсутствии проставляется прочерк;
    • номер ордера и дата — бланку присваивается порядковый номер по журналу регистрации (КО-3), при написании даты сначала пишется день, потом месяц и год, фиксируется день выдачи денежных средств;
    • дебет — прописываются счета бухучета, на которых следует отразить операции по выдаче денежных средств и код структурного подразделения, где осуществляется их выдача;
    • кредит — фиксируется номер бухгалтерского счета, по кредиту которого производится выдача наличности (50 — Касса);
    • код целевого назначения в РКО заполняется при расходовании средств из кассы некоммерческого учреждения, в остальных случаях проставляется прочерк;
    • сумма, руб.коп. — прописывается цифрами выдаваемая сумма;
    • выдать — персональная информация (ФИО) лица, которому передаются денежные средства;
    • основание — описание хозяйственной операции;
    • сумма — выдаваемые денежные средства записываются прописью с начала строчки с большой буквы, обозначение валюты не сокращается (рублей, рубля), если место для написания суммы еще осталось, то на этом месте пишется прочерк;
    • приложение — реквизиты первичной документации, послужившей основанием для оформления бланка.

    Заполнив все необходимые сведения, свои подписи проставляют руководитель и главный бухгалтер компании.

    Далее строки заполняет лицо, получившее денежные средства.

    В графе «получил» фиксируется прописью сумма наличности, а также дата ее получения и личная подпись этого гражданина.

    Выдавая денежные средства из кассы, ответственному сотруднику следует учесть следующие моменты:

    • выдавать наличность без подписи главного бухгалтера и директора кассир не имеет права;
    • денежные средства передаются при наличии документа, удостоверяющего личность, реквизиты которого прописываются в бланке;
    • необходимо проверить комплект документов, указанных в приложении;
    • следует убедиться, что получатель наличных пересчитал их в присутствии кассира.

    Совершив все перечисленные действия, в следующей строке кассир записывает сведения из документа получателя. Затем расписывается и расшифровывает свою подпись.

    В обязанности кассира компании входит проверка бланка на правильность заполнения всех строк и погашения его штампом «Оплачено» или штампом организации с указанием даты.

    В качестве основания выдачи расходного ордера может выступать:

    • выручка для перечисления на расчетный счет в банке;
    • выдача наличности под отчет для осуществления предпринимательской деятельности фирмы;
    • командировочные расходы, материальная помощь сотруднику, допускается формулировка основания «для личных нужд»;
    • приобретение товаров для нужд компании.

    Нумерация

    При составлении расходных кассовых документов необходимо обеспечить беспрерывную нумерацию.

    Сумма должна быть напечатана или вписана от руки?

    В настоящее момент позволяется заполнять строку «Получил» (прописью фиксируется сумма денежных средств) при помощи компьютера.

    Также действующее законодательство не запрещает собственноручный метод написания данной графы.

    Кто подписывает?

    Форму КО-2 оформляет:

    • главный бухгалтер;
    • бухгалтер или иной специалист предприятия (кассир), обозначенный главой компании распорядительным документом;
    • глава организации, если бухгалтер в штатном расписании не предусмотрен.

    В расходном документе должны быть подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера (бухгалтера) или директор и кассир.

    Если в компании бухгалтер не значится, то все кассовые операции и оформление ордеров ложится на плечи руководителя компании.

    Дата составления РКО должна соответствовать дню выдачи денежных средств.

    Нужна ли печать?

    Штамп или печать организации на документе не ставится. Заполненные строки «основание» и «приложение» в бланке подразумевают наличие документации с печатью.

    В связи с этим, документ и без печати наделен юридической силой.

    Как исправить ошибку по закону?

    Кассовую документацию, в том числе и расходный ордер, нельзя исправлять. Данное требование действует в соответствии с указаниями Банка России №3210-У п. 4.7.

    Если все же обнаружена неточность в заполнении строк бланка, то единственным возможным вариантомисправления ошибки является оформление нового документа с измененными сведениями.

    Если при проверке налоговые инспекторы обнаружат исправления в кассовом ордере, то его могут признать недействительным, отсутствующим. Данное обстоятельство может привести к обвинению организации в хранении неучтенных денежных средств.

    К примеру, за превышение установленного лимита в кассе. За данное правонарушение предусматривается наказание в виде штрафа до 50 тыс. рублей (15.1 КоАП РФ). Методы расчета кассового лимита.

    В журнале регистрации ордеров указывается информация об аннулировании неверных номеров бланков. Данная запись осуществляется в примечаниях.

    Также в кассовой книге перечеркивается неправильная запись, вместо неверных сумм вписывается правильное значение. Все внесенные поправки заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

    При возникновении ошибок кассира в заполнении бланков, с него необходимо попросить объяснения в письменном виде, где должны быть обозначены причины допущения проступка. Это бумага позволит избежать конфликтных моментов с контролирующими органами.

    Скачать бесплатно бланк и образец в формате word и excel

    Образец заполнения РКО:

    Образец РКО на выплату отпускных:

    Образец РКО на взнос в банк:

    Образец РКО при оплате поставщику:

    Образец РКО при увольнении:

    Выводы

    Выдача денежных средств по форме КО-2 осуществляется только после предъявления удостоверения личности получателя (паспорт или иной документ).

    Получатель наличности собственноручно фиксирует полученную сумму в ордере, подтверждая факт получения средств подписью, что является в какой-то мере распиской в получении денег.

    Отсутствие данной записи подразумевается как недостача и взыскивается с кассира. Специалист, выдавая наличность и оформляя расходный ордер, должен быть предельно внимательным при проверке заполнения бланка.

    Если получение денежных средств осуществляется по доверенности, данное обстоятельство должно быть зафиксировано в бланке.

    Отсутствие первичной документации (расходного кассового ордера) или ее ненадлежащее оформление может привести к наложению санкций со стороны Налогового органа в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ.

    Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/dok/rahodniy-kassoviy-order.html

  • Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.