Как пользоваться онлайн-кассой, чтобы не нарушать закон

Мифы об онлайн-кассах: схемы обхода нового закона, которые не помогут

Недавно я написал книгу о том, как основать, поддерживать и развивать бизнес интернет-магазина («Ваш интернет-магазин от A до Я»).

Продажу книг организовал через свой сайт — и столкнулся с распространенной темой онлайн-касс (обновление закона 54-ФЗ, предписывающее всем обзавестись онлайн-кассами с фискальным накопителем, вступило в силу 1 июля 2021 года).

Поэтому сегодня я хочу поделиться своим опытом работы по новым правилам и рассказать о том, какие способы обхода новой схемы существуют и почему использование почти всех из них связано с рисками.

Миф первый. О якобы отсрочке

Распространено мнение, что для тех, кто ранее не пользовался кассой и работал как ИП, существует отсрочка до 2021 года. Это не так.

Есть немало интернет-магазинов, где касс до последнего времени не было совсем: ранее электронные средства платежа не были приравнены к наличным деньгам.

Новый же закон нужен в том числе и для того, чтобы налоговая служба могла отслеживать и эти продажи тоже (время, сумму, товар, НДС).

Новая касса будет записывать всё, что продал магазин, и отправлять информацию оператору фискальных данных. Оператор эти данные хранит и предоставляет налоговой по требованию.

Эта поблажка относится только к тем, кто работал в рамках системы патентного налогообложения (такая функция доступна для ряда бизнесов, представляющих бытовые услуги, занимающихся розничной торговлей или общепитом), либо по единому налогу на вмененный доход (ЕНВД). Им онлайн-касса, оформленная по новым правилам, не понадобится до 1 июля 2021 года.

На дистанционную торговлю, в рамках которой работают интернет-магазины, данная отсрочка не распространяется, как не распространяется она и на бизнесы, работающие по любым другим схемам. С 1 июля им больше нельзя продавать через старые кассы (либо без касс вообще) и без договора с оператором фискальных данных.

Миф второй. Об оправданиях

Эта отсрочка для интернет-магазинов не действует, но есть другая: так как многие отложили закупку новых касс до последнего, аппараты с фискальными накопителями у регулятора закончились. Поэтому в ближайшие несколько месяцев налоговая не будет никого штрафовать за отсутствие онлайн-кассы.

Это, конечно, не значит, что о покупке новой кассы можно забыть. Всё равно нужно заключить договор с оператором фискальных данных и начать адаптировать сайт — покупки через него должны быть интегрированы с новой кассой.

С последним пунктом отдельная проблема — закон довольно расплывчато снимает ответственность с предпринимателя, который не установил кассу вовремя. Так, например, ему не грозит штраф в случае, если он «сделал всё, что в его силах».

Допустим, предприниматель нанял программиста, который взялся писать софт для интеграции — формально предприниматель сделал всё, что мог.

Возникает вопрос, как скоро программист эту работу закончит, и какую ответственность понесет его работодатель в случае, если результат окажется неудовлетворительным или работа займет слишком много времени (и когда наступит это «слишком много»).

Как этот вопрос будет рассматриваться с точки зрения закона, пока непонятно. Поэтому на оправдания не стоит особенно полагаться.

К тому же эта «отсрочка» скоро закончится.

Миф третий. О «псевдобезнале»

Существует закономерный конфликт между понятиями «электронные средства платежа» и «безналичный платеж». Звучит почти одинаково, но механика перевода денег в этих двух системах разная. Электронные средства платежа — это непосредственная розница, взаимодействие продавца и покупателя (пусть и с привлечением продавцом посредника в виде платежной системы или банка).

А вот в процессе оплаты по безналичному расчету формально всё выглядит иначе: клиент дает банку поручение отправить на расчетный счет продавца в (другом) банке деньги. Это не электронные деньги, а вполне реальные. И продавец может не иметь договора с банком, который исполняет поручение покупателя, как следствие, комиссию платит не продавец, а покупатель.

Появились компании, которые «встраиваются» в процесс оплаты: они принимают у клиентов деньги (то есть пополняют свои виртуальные кошельки — или лицевые счета — не важно), а потом с этих кошельков совершают безналичный перевод на расчетный счет продавца.

Еще один вариант — осуществление услуги перевода без открытия счёта. Суть от этого не меняется. Банк принимает деньги каким-либо способом, после чего они уже прекращают быть «электронным средством платежа» и переводятся безналом. Банку онлайн-кассы не нужны, в соответствии со всё тем же законом.

И договора у банка с продавцом нет.

«Не путайте клиентоориентированность с клиентоодержимостью», — 11 ошибок, которые убивают e-commerce

А клиент не видит никакой разницы — форма платежа для него не меняется, процедура оплаты точно такая же. Только вместо электронного средства платежа покупка (формально) осуществляется через безнал (или, иными словами, «псевдобезнал»). С юридической точки зрения это другая схема.

Так работает система Nextpay, аналогичную услугу можно получить через тариф «Лояльный» в Робокассе: оплата покупок в магазине производится переводом денежных средств безналичным способом по поручению покупателя. Соответственно, эта схема попадает не под 54-ФЗ, а под «Положение о правилах осуществления перевода денежных средств», который регулирует банковские операции.

Существует высокий риск, что через какое-то время эта схема будет признана незаконной. Будут ли в итоге наложены какие-либо штрафы на бизнес — еще вопрос.

Миф четвертый. Об агентских схемах

Продавать можно и с помощью агентов. Например, по такому принципу работают многие службы доставки: они принимают наличные деньги или банковские карты у покупателя, сами выдают ему чек по всем правилам, а потом безналичным платежом отправляют их продавцу.

Это не новая схема, многие интернет-магазины давно работают подобным образом при доставке физических товаров с оплатой товара в момент его получения. Что мешает запустить такую схему в онлайне? Казалось бы, ничего.

Можно создать организацию, которая будет через свою кассу «пробивать» все покупки, а потом переводить деньги продавцу.

По такому принципу работает B2CPL — служба доставки, которая оказывает агентские услуги по приёму платежей и фискализации.

Вот только такая схема может быть признана незаконной банковской деятельностью, поскольку на самом деле организация только принимает платежи.

А по закону агент не может только получать деньги — он должен оказывать заказчику хоть какие-то услуги. Фискализация как отдельная от оплаты услуга выглядит странно.

Так что с этим способом обхода тоже нужно быть осторожным — есть вероятность, что схема также скоро будет признана незаконной. И кассу всё равно придется ставить.

Миф пятый. О Яндекс.Маркете

Когда покупатель оформляет и оплачивает покупку в любом интернет-магазине на самом Яндекс.Маркете, то Яндекс.Маркет самостоятельно «выбивает» все необходимые чеки и фискализирует операцию. По сути, он выполняет функцию агента, но не обладает, а на деле практически «отнекивается» от этого статуса.

Казалось бы, это хорошее решение. Интернет-магазины и компании, которые продают услуги и электронные товары, ставят ссылки с кнопок «Купить» на своих сайтах на карточки товара в Яндекс.Маркете и продают через него.

Но есть нюанс — Яндес.Маркет не принимает к размещению магазины, которые сами не принимают заказы на своих сайтах. Это замкнутый круг. Иными словами — обход не работает, новая касса всё равно понадобится.

«Чёрная пятница» и ещё четыре способа избавиться от прибыли

Не миф. О службах доставки физических товаров

Магазин может вообще не устанавливать себе кассу, перестать принимать платежи в онлайне и работать со службами доставки, которые выступают в роли платёжных агентов (то есть принимают деньги от клиентов).

Это рабочий вариант, но он повлияет на бизнес: интернет-магазину придется отказаться от удобных для потребителей онлайн-платежей и перейти на устаревшую форму наложенных платежей. Из-за этой схемы есть риск потерять часть покупателей.

Чтобы сохранить онлайн-оплату, нужна новая касса.

Не миф второй. О Маркетплейсах

Способ обойти онлайн-кассу всё же есть. Это маркетплейс, который является агентом. Здесь нет конфликта функций, потому что маркетплейс параллельно предоставляет услугу по «продвижению товаров и привлечению покупателей». Маркетплейс от имени продавца пробивает чеки и осуществляет фискализацию — ему для этого нужно всего лишь соответствующим образом зарегистрировать свою кассу.

Риск для продавца только один — через кнопку «Купить» на его сайте покупатель уходит на сайт маркетплейса, где его можно «потерять». Но никаких юридических рисков для предпринимателя в этой схеме пока нет. Такой сервис на текущий момент предоставляет только Робомаркет — именно так я нашел способ продавать свою книгу без приобретения кассы.

Вывод для предпринимателей один — нравится или не нравится, но новую кассу рано или поздно покупать придётся. Исключения — работа через маркетплейс, либо наложенный платёж. И если ваш бизнес — всерьёз и надолго, не подвергайте его риску, задумайтесь о выборе решения для онлайн-кассы. Их уже немало. Но это уже совсем другая история.

Источник: //roem.ru/19-07-2021/255250/shikolenkov-legends/

Существует ли законный способ избежать установки онлайн-касс?

Не за горами вторая волна кассовой реформы. По предварительным оценкам, на этом этапе будет поставлено порядка 3,5 млн экземпляров ККТ. Между тем многие субъекты, которые еще не установили аппараты, изыскивают пути обхода этого требования. Но существуют ли они?

Корень проблемы

Дело, как всегда, в деньгах. Подсчитано, что на покупку, установку и внедрение одного нового аппарата в среднем потребуется затратить 40 000 рублей. Малый бизнес имеет небольшие доходы, и затраты на каждую кассу станут для них существенными.

В связи с этим бизнесмены задаются вопросами: Когда именно им придется установить кассу? Можно ли как-то этого избежать? А если нет, то как снизить издержки?

Отсрочка

Чтобы облегчить бремя, власти разрешили в некоторых случаях пока не применять кассовую технику. Речь не обо всех представителях малого бизнеса, а лишь об организациях и предпринимателях на ЕНВД, ИП на патенте, а также субъектах (вне зависимости от налоговой системы), которые оказывают услуги населению и выдают вместо кассового чека БСО.

Тем не менее все компании и большинство предпринимателей, которые находятся на упомянутых выше налоговых режимах и занимаются торговлей, должны будут внедрить кассы уже с 1 июля 2021 года. Исключение составят лишь ИП, которые не имеют работников. Они, как и прочие субъекты на ЕНВД и ПСН, которые не ведут торговую деятельность, перейдут на онлайн ККТ к 1 июля 2021 года.

Кто может вовсе не применять ККТ

Также существуют виды деятельности, перечисленные в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ, которые и вовсе освобождены от применения кассовой техники. К слову, недавно появилась информация, что их список может быть расширен. Не исключено, что отдельные субъекты смогут переквалифицировать свою деятельность и тем самым избежать применение кассовых аппаратов.

Однако рассчитывать на это особо не стоит. По крайней мере, тем компаниям и ИП, чья деятельность связана с розничной торговлей или общепитом.

Возможность сэкономить

Предпринимателям повезло — они смогут уменьшить свои налоги на сумму 18000 рублей за каждый установленный экземпляр ККТ. Теперь это право прописано в Налоговом кодексе.

Оно распространяется на ИП, применяющих ЕНВД или патентную систему налогообложения. А вот на предпринимателей, применяющим прочие налоговые режимы, вычет распространяться не будет.

Такое же решение было принято и в отношении организаций на ЕНВД.

Воспользоваться вычетом можно будет уже в следующем году. Налоговая служба разрабатывает формы, в которых предприниматели должны будут указать свое право на преференцию. Но лишь в том случае, если установили кассы в отведенный законом период: с 1 февраля 2021 года по 1 июля 2021 либо 2021 года — в зависимости от того, до какой даты им предоставляется отсрочка.

Также в качестве преференции для субъектов малого бизнеса разрешено до 1 февраля 2021 года не указывать в чеке некоторые обязательные реквизиты.

Почему не нужно стараться обойти закон

ФНС еще несколько лет назад взяла курс на внедрение высоких технологий в сферу контроля. Первой ласточкой стала система проверки декларации по НДС, а вторым значимым шагом — внедрение онлайн-касс. Все это призвано сделать бизнес-процессы максимально прозрачными, а также снизить нагрузку, связанную с проверками и отчетностью.

Еще одна цель — защитить интересы покупателя, и он сам все активнее участвует в этом процессе. ФНС агитирует покупателей проверять исполнение магазинами закона о ККТ.

С этой целью было создано приложение для проверки кассовых чеков, которым можно воспользоваться через смартфон.

Оно позволяет «не отходя от кассы» проверить подлинность фискального документа, а в случае необходимости — пожаловаться в налоговый орган.

По сообщениям представителей ФНС, порядка 70% проверок кассовой техники инициировано именно жалобами покупателей.

К слову, сами предприниматели отмечают, что шумиха вокруг онлайн-касс не обошла даже тех, кто пока не обязан их применять. Так, нередки случаи, когда покупатели требуют у организации на ЕНВД выдать чек с QR-кодом.

Вот список вариантов обхода 54-ФЗ, на которые не стоит уповать:

1. Если товар доставляется курьером, чек выбивать заранее нельзя. Он должен быть пробит в момент расчета.
2. Использование сервисов типа Robokassa или Яндекс.Касса не избавляет от выбивания чека.
3. Привлечение курьерской службы также не освобождает продавца от выбивания чека. Исключение — привлечение к доставке и приему оплаты организации, являющейся платежным агентом, например, Почты России.
4. Принимать оплату от физических лиц непосредственно на свой счет. Формально это нарушением не является. Однако специалисты не рекомендуют прибегать к этому способу, поскольку это может вызвать подозрения налоговых органов.

Санкции

Чтобы не нарушать требования закона, нужно понимать, чем рискуют бизнесмены. Впервые выявленный эпизод неприменения онлайн-кассы может повлечь наложение существенных денежных штрафов.

Для юридических лиц их сумма составит 75-100% от суммы тех расчетов, которые были проведены без применения аппарата, минимум 30000 рублей.

Для должностных лиц и ИП штраф составит 25-50% с суммы расчета, но не менее 10000 рублей.

Существуют санкции за нарушение требований закона 54-ФЗ, правил регистрации ККТ и непредоставление документов по кассе. На первый раз может последовать предупреждение, но могут и наложить штраф:

• на юрлицо — от 5000 до 10000 рублей;
• на предпринимателя или должностное лицо — 1500-2000 рублей.

Итак, рано или поздно всем придется исполнять требования закона 54-ФЗ, вне зависимости от сферы деятельности и налоговой режима. Это значит, что установки онлайн-касс не избежать.

Так стоит ли тянуть до последнего? Опыт первого этапа говорит о том, что не стоит. От этого же предостерегает и налоговая служба.

Кроме того, несмотря на необходимость понести расходы, вполне вероятно, что в итоге внедрение онлайн-касс пойдет на пользу и самим бизнесменам.

О видах деятельности, при осуществлении которых можно не применять ККТ:

Источник: //KonturAlco.ru/stati/sushhestvuet-li-zakonnyj-sposob-izbezhat-ustanovki-onlajn-kass

Штрафы за нарушения при работе с онлайн-кассами

Пока вы размышляете о том, когда же купить онлайн-кассу, выбираете подходящую модель и изыскиваете средства, возможно, к вам уже идет налоговый инспектор. Его визит обычно не несет ничего хорошего, а на этот раз дела могут оказаться еще хуже. Теперь за неправильную работу с онлайн-кассами вовсю начали штрафовать, и штрафы эти, прямо скажем, немаленькие.

В этой статье мы разберем, какие штрафные санкции предусмотрены за нарушение Федерального закона №54 ФЗ, как правильно работать с кассой, чтобы избежать наказания, и что делать, если штраф все-таки был выписан.

Штрафы за нарушение правил при работе с онлайн-кассой

Самая плохая идея — полностью проигнорировать требования закона и не работать с применением онлайн-ККТ. То есть вы просто забиваете на покупку нового кассового аппарата и работаете по старинке — без передачи фискальных данных в налоговую. За такие выкрутасы штрафы будут следующие:

• должностное лицо или индивидуальный предприниматель — от 25 до 50 процентов выручки, сделанной без применения интернет-кассы, но не меньше 10 000 рублей;
• для организации (юридического лица) наказание будет посерьезнее: от 30 тысяч рублей, или 75-100 процентов продаж, сделанных без онлайн-кассы.

Если после назначения штрафа выводы не были сделаны и нарушение выявлено повторно, да еще и выручка за рассматриваемый период перевалила за миллион рублей, должностному лицу могут запретить занимать должность на срок от 1 до 2 лет. ИП грозит приостановка деятельности сроком 90 дней. Сумма штрафа такая же, как и в предыдущем пункте.

Если организация быстренько поставит нового директора, а обычно так и делается, то деятельность компании не остановится, чего нельзя сказать о ИП. Для частного предпринимателя пауза в три месяца может быть фатальной — особенно если бизнес и так не особо стоит на ногах.

Идем дальше. Вы все таки приобрели кассовый аппарат, но на этом все закончилось. Устройство стоит на прилавке, вроде бы что-то даже пробивает, но фискальные данные в налоговую не передаются. В этом случае штрафы будут такими:

• индивидуальные предприниматели и должностные лица — предупреждение или наказание от 1,5 до 3 тысяч рублей;
• юридическое лицо — штраф от 5 до 10 тысяч, или предупреждение.

Такие же суммы предусмотрены за не отправленные в ФНС отчетные документы.

Случай третий: кассовый аппарат работает как положено, чеки улетают в налоговую. Но вот беда — кассир не отправил покупателю электронную копию чека, хотя тот об этом просил.

За такое нарушение также предусмотрен штраф — 2 тысячи рублей для индивидуального предпринимателя и 10 тысяч — для юридического лица. На первый раз можно отделаться простым предупреждением.

Что нужно сделать, чтобы избежать наказания

Для того чтобы проблем при работе с онлайн-кассами не было, нужно строго соблюдать все требования законодательства. Рассмотрим пошагово, как купить и зарегистрировать кассовый аппарат, чтобы со стороны проверяющих органов не было никаких претензий.

Шаг первый — покупка онлайн-кассы

Сначала нужно выбрать и приобрести сам кассовый аппарат. Найдите подходящую для вашего бизнеса модель.

Для большого супермаркета нужна продвинутая POS-система, небольшому магазинчику или салону будет достаточно смарт-терминала или фискального регистратора.

Если ваша деятельность связана с работой на выезде — например, это курьерская доставка, оказание услуг на дому или служба такси — тогда понадобится мобильный кассовый аппарат, способный автономно работать в течение долгого времени.

Устройство можно купить в специализированной компании, у оператора фискальных данных или взять у банка. Все решения имеют свои достоинства и недостатки, о которых мы писали в статье о выборе кассового аппарата.

Шаг второй — выбор оператора фискальных данных и заключение договора с ним

После того, как кассовый аппарат куплен, нужно заключить договор на обработку и передачу фискальных данных. Этим занимаются специализированные организации, уполномоченные и аккредитованные налоговой службой. Таких операторов 18, выбрать можно абсолютно любого.

Для заключения договора потребуется зарегистрироваться на сайте ОФД, заполнить анкету и оплатить счет. Стоимость услуг всех операторов одинакова — 3 тысячи рублей в год. Если ваш парк контрольно-кассовой техники насчитывает тысячи устройств, можно рассчитывать на серьезные скидки от ОФД.

Сеть супермаркетов “Магнит” вообще зарегистрировалась в качестве оператора фискальных данных и теперь передает данные в ФНС через собственные серверы, да еще и подрабатывает на сторону.

Шаг третий — регистрация кассового аппарата в Федеральной налоговой службе

Как и раньше, кассовый аппарат необходимо поставить на учет в ФНС. Сделать это можно двумя способами — лично наведаться в налоговую или зарегистрировать кассу через интернет. Второй способ гораздо быстрее и удобнее, но требует наличия усиленной электронной подписи. В обоих случаях госпошлина не берется.

Регистрация через интернет делается в личном кабинете налогоплательщика. Для работы понадобятся:

• марка и модель онлайн-кассы;
• заводской номер;
• договор с ОФД;
• данные ИП или организации;
• электронная подпись;
• адрес установки и использования контрольно-кассовой техники.

При регистрации непосредственно в отделении налоговой нужно принести те же документы, да еще и захватить сам кассовый аппарат для осмотра. Правда, здесь можно сэкономить — электронная подпись в этом случае не понадобится, а стоит она около 1500 рублей.

После постановки на учет выдается карта регистрации и устройству присваивается индивидуальный регистрационный номер. Остался последний шаг — подключить сам кассовый аппарат к сети интернет.

Шаг четвертый — технический. Подключение онлайн-кассы к интернету, настройки

Кассы подключаются к интернету двумя способами — по мобильной сети или проводной связи.

Для первого варианта нужно заключить договор с мобильным оператором — они предлагают тарифы специально для онлайн-касс.

Стоимость услуги от “Билайна” и “МТС” — 1160 рублей в год, “Мегафон” обойдется в 100 рублей в месяц. После этого кассовый аппарат готов к работе и можно не беспокоиться о том, что вам выпишут штраф.

Теперь нужно проинструктировать продавцов и кассиров о правилах работы с онлайн-кассами. Работники должны следить за отправкой документов в облачное хранилище, ежедневно закрывать смену и отправлять электронные чеки покупателям и клиентам. О любых сбоях в работе кассовых аппаратов нужно своевременно докладывать администратору или ответственному лицу.

Что делать, если штраф все-таки выписали? Пять законных способов избежать наказания

Допустим, вы что то прохлопали и штраф все-таки прилетел. Не спешите расстраиваться — пока все не так плохо. Возможно, платить ничего не придется, если действовать быстро и правильно. Есть, как минимум, пять вариантов уладить ситуацию.

Вариант первый — подать жалобу в суд. Если у вас есть веские причины и доказательства о незаконности штрафа — смело обращайтесь в судебные инстанции.

Обратитесь к хорошему юристу с богатой практикой таких дел — у них есть наработанная аргументация для защиты. Даже если нарушение серьезное, все равно в законе есть лазейки, позволяющие если не отменить штраф, то, хотя бы уменьшить сумму выплаты.

Это касается даже серьезных нарушений: таких, как работа без кассы вообще.

Не стоит забывать, что в суде многие дела разваливаются из-за неправильно поставленной закорючки — элемент везения никто не отменял. Многие протоколы об административных правонарушениях составлены с ошибками, и грамотные адвокаты прекрасно могут это использовать для защиты интересов ответчика.

Вариант второй — ссылайтесь на письма Министерства финансов. Минфин издал несколько разъяснительных писем, в которых указывает, в каких случаях штрафные санкции к предпринимателям не применяются. Речь идет о случаях, когда бизнесмен сделал все возможное, для того чтобы соблюсти закон, но в каком-то месте не срослось и работать по новым правилам он пока не может.

Например, поставщик вовремя не привез кассовый аппарат или фискальный накопитель.

Договор на поставку есть, деньги уже заплачены, по произошла задержка в поставке или на складе нет в наличии нужной модели.

В этом случае смело аргументируйте этими фактами — и штраф по закону наложить не должны. Но будьте готовы предъявить соответствующие документы: чеки, счета-фактуры и акты.

Вариант третий — валите все на продавца-кассира. Звучит некрасиво, однако те, кто в теме, сразу поняли, о чем идет речь. Практика перевести стрелки на рабочий персонал налажена еще с лихих девяностых.

Дело в том, что штрафы на физическое лицо на несколько порядков меньше, чем на организацию или даже ИП. Проще договориться с продавцом, чтобы тот взял вину на себя, а потом компенсировать ему ущерб.

Конечно, с серьезными нарушениями это скорее всего не прокатит. Вряд ли удастся доказать, что онлайн-касса не была куплена по вине уборщицы. Однако грамотное делегирование полномочий позволит оставить место для маневра.

Например, можно назначить ответственного за переход на онлайн-кассы. Допустим, это будет администратор. А администратор — не должностное лицо и штрафы на него такие же, как на физическое.

Любые сомнения толкуются в суде в пользу обвиняемого и возможно, у вас появится шанс.

Вариант четвертый — написать жалобу в суд. Не путать с вариантом номер 1, речь здесь совсем о другом.

Кодекс административных правонарушений предусматривает предупреждение за первое нарушение по многим статьям закона — об этом в нем есть соответствующие положения. Здесь адвокат не нужен — жалоба подается в произвольной форме.

Грамотно изложите причины нарушения и попросите суд заменить штраф предупреждением — и скорее всего, его отменят.

На подачу жалобы даются конкретные сроки. Она должна быть направлена в суд не позднее 10 календарных дней со дня выписки постановления.

Подать жалобу можно и позднее этого срока, если есть уважительные причины: болезнь истца, действие непреодолимой силы (пожар, наводнение, стихийное бедствие) и другие похожие обстоятельства.

Правда, здесь причину задержки придется доказать — например, предоставить больничный лист из медицинского учреждения.

Вариант пятый — договориться с проверяющим. Нет, это не совет дать инспектору взятку: мы рассматриваем исключительно законные способы избежать штрафа. Просто проверяющие — тоже люди, а к любому человеку можно найти свой подход. Не нужно представлять инспекторов монстрами, которые только и мечтают содрать с вас денег.

В большинстве своем это милые тетечки, которые хотят пить чай в офисе и сидеть в “Одноклассниках”. Перспектива ходить по судам большинству из них совсем не улыбается — на этом и можно сыграть.

Пообещайте, что купите кассу вот прямо завтра, что такого больше не повторится, мол забегался/закрутился/запарился и чем черт не шутит — ледяное сердце инспектора растает и вам дадут поблажку.

Как оплатить штраф

Для оплаты существует множество способов. Начнем с классического — “Почта России” или отделение любого банка. Вы приходите с постановлением в офис, отдаете деньги и реквизиты оплаты в окошечко — и все готово.

Можно оплатить штраф через терминалы. Внимательно введите реквизиты счета в соответствующие поля, вставьте купюры и получите квитанцию.

Если вы активно пользуетесь интернетом, лучше оплатить штраф онлайн. Сделать это можно через портал Госуслуг или различные сервисы. В любом случае сохраните квитанции об оплате штрафа. Так вы в любой момент сможете доказать, что выполнили требования закона.

Самое главное — сразу же устранить нарушение, чтобы наказание не было наложено повторно. А лучше вообще не доводить до применения санкций — штрафы за некоторые нарушения гораздо больше стоимости даже самого продвинутого кассового аппарата.

Источник: //onlinekassa.pro/shtrafy-za-narusheniya-pri-rabote-s-online-kassami/

Как пользоваться онлайн-кассой, чтобы не нарушать закон

С 1 июля 2021 года более 1 миллиона предпринимателей подключили онлайн-кассы, как того требуют поправки в 54-ФЗ.

Некоторые категории бизнеса все еще наслаждаются отсрочкой – например, участники рынка услуг, а также индивидуальные предприниматели без наемных работников на ЕНВД или патенте, – но уже в 2021 году кассы понадобятся практически всем.

Как же выбрать и настроить онлайн-кассу, чтобы соблюсти закон и использовать его предписания себе на пользу?

Виды онлайн-касс

Чтобы соответствовать закону в самом первом приближении, без изысков, касса должна иметь фискальный накопитель и модуль интернет-связи для передачи данных в налоговую. Но раз уж вы устанавливаете контрольно-кассовую технику (ККТ), нужно выбрать наиболее удобное решение, которое поможет вам увеличить прибыль.

Онлайн-кассы делятся на два типа: автономные (кнопочные) и смарт-кассы. Также для печати чеков можно использовать фискальные регистраторы, но они требуют подключения к компьютеру или другому управляющему устройству, поэтому обходятся дороже и чаще используются в крупных сетях.

Чем отличаются «автономки» и смарт-кассы?

1. Автономные кассы. «Старая гвардия» кассовой техники: железная коробка с кнопками, интернет-модулем и функцией печати чеков. Это дешевый вариант – в среднем на 2000-3000 рублей дешевле смарт-касс, но на этом плюсы «автономок» заканчиваются.

Устаревшая техника не позволяет автоматизировать кассовые операции, не подходит для продажи алкоголя и маркируемых товаров (за исключением отдельных дорогостоящих моделей).

Более того, чтобы указать наименование товара в чеке, нужно приложить немало усилий (на этапе приемки – подключить кассу к компьютеру и вручную внести товары в номенклатуру, на этапе продажи – вручную вводить код каждого товара, который сначала нужно вспомнить).

По оценкам специалистов, «автономки» через пару-тройку лет окончательно уйдут в прошлое. Поэтому при оснащении новых торговых точек практичнее остановить выбор на современной технике – «умных» кассах.

2. Смарт-терминалы. Имеют удобный сенсорный экран, а также встроенный принтер чеков. К смарт-кассе легко подключить дополнительное оборудование (весы, сканер штрихкода, терминал для приема безналичной оплаты) или приобрести модель со встроенным сканером, эквайрингом.

В базу кассы можно загрузить неограниченное количество товаров.

«Продвинутые» смарт-кассы позволяют легко добавить товар в чек (через сканирование кода, поиск по первым буквам наименования или панель избранного), автоматически рассчитывают сдачу и скидки, поддерживают работу с ЕГАИС, ФГИС «Меркурий».

А мобильные смарт-кассы, которые могут работать от аккумулятора до 24 часов (например, LiteBox 5 (Лайтбокс 5), МТС Касса 5), незаменимы в курьерских службах, выездной торговле, общепите (для расчета у столиков), а также в обычных торговых точках в случае перебоев с электричеством.

Лайфхак: Исходя из вышесказанного, при выборе кассы важно учитывать не только ее стоимость, но и функциональность. В конечном итоге, смарт-кассы предоставляют предприятию больше полезных возможностей, а значит, позволяют извлечь больше выгоды при автоматизации бизнеса по требованиям 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники».

Риски: Если ваша касса не соответствует 54-ФЗ, вы рискуете заплатить штраф: от 5000 до 10 000 рублей для юрлица и от 1500 до 3000 рублей для ИП.

Как зарегистрировать кассу в ФНС

Просто купить кассу мало – все же речь не о картошке. Даже для мобильного телефона нужна зарегистрированная у провайдера сим-карта, а тут – целая касса, которая будет поставлять данные в Федеральную налоговую службу!

Можно прийти в территориальное отделение ФНС, отстоять очередь и по старинке подать бумажное заявление, но гораздо проще зарегистрировать кассу на сайте налоговиков.

Для этого нужно оформить электронную подпись (в любом из аккредитованных удостоверяющих центров), заполнить заявление в личном кабинете, в течение 5 дней получить карточку регистрации ККТ и распечатать на кассе отчет о фискализации.

Кроме того, нужно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД), который будет в режиме реального времени передавать чеки и другие фискальные данные с кассы в налоговую.

Лайфхак: при покупке кассы можно оплатить услуги по ее регистрации, активации, настройке и инструктажу ваших сотрудников. Многие предприниматели выбирают этот вариант, чтобы сэкономить время и избежать ошибок при регистрации.

Как выбрать ОФД

Это только звучит просто: мол, касса сама отправляет чеки в налоговую. Как отмечено выше, все сведения о расчетах передаются через еще одну инстанцию – оператора фискальных данных (ОФД).

Именно он служит «перемычкой» между вами и государственными структурами. Соответственно, каждый ОФД обслуживает множество предпринимателей, но у каждого предпринимателя может быть договор только с одним ОФД.

Выбрать оператора вы можете сами.

Важно! Обязательно убедитесь, что выбранный ОФД:

• имеет лицензии Федеральной службы безопасности и Федеральной службы технического и экспортного контроля
• входит в официальный реестр операторов на сайте ФНС.

Обслуживание ОФД обойдется вам в среднем в 3000 рублей в год. В принципе, глобальной разницы между операторами нет, то есть судьба вашего бизнеса от этого выбора не зависит. Все операторы предоставляют примерно одинаковые услуги: получают, хранят и передают в ФНС фискальные данные. Вопрос в дополнительном сервисе.

Лайфхак: Лучше всего выбрать ОФД с собственной службой технической поддержки, в идеале – в режиме 24/7 (если что-то выйдет из строя в пятницу, вам не придется приостанавливать торговлю на выходные). Если чеки не поступают ОФД, техподдержка поможет оперативно выяснить причину проблемы.

Фискальный накопитель: что, зачем, почем

Фискальный накопитель (ФН) – встраиваемый в кассу модуль для шифрования и хранения фискальных данных. Без этого элемента ни одна касса не может соответствовать требованиям 54-ФЗ.

Фискальный накопитель – сменный элемент. На рынке представлены накопители с максимальным сроком действия 13, 15 и 36 месяцев.

Компании, которые работают по общей системе налогообложения, могут выбрать любой фискальный накопитель.

А вот предприятия на упрощенной системе налогообложения, патенте или ЕНВД, в большинстве случаев обязаны установить накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев (список исключений представлен в ст.4.1 54-ФЗ).

Фактический срок действия фискального накопителя может быть менее 13, 15 или 36 месяцев. В среднем, память ФН позволяет хранить не более 250 тысяч чеков.

Когда память будет заполнена, устройство придется менять – предварительно закрыв архив фискальных данных и отправив его ОФД. Старый модуль нельзя выкидывать, предприятие обязано хранить его в надежном месте минимум пять лет.

Средняя стоимость фискального накопителя: на 13 месяцев – от 6000 рублей, на 15 месяцев – от 7000 рублей, на 36 месяцев – от 11 000 рублей.

Лайфхак: Запомните, когда истекает срок действия вашего фискального накопителя! Это позволит своевременно заменить устройство, не дожидаясь блокировки кассы.

Риски: Если вы не успеете поменять фискальный накопитель вовремя, по истечении его срока действия касса будет заблокирована. Здесь вы можете узнать, в каких еще случаях возможна блокировка ФН и что при этом делать.

Как передавать чеки в налоговую

Согласно 54-ФЗ, онлайн-касса должна передать чеки и другие фискальные документы оператору в течение одного дня. Для этого кассе требуется интернет-подключение. Если чеки не будут переданы в течение 30 дней, фискальный накопитель автоматически заблокируется, а касса не будет печатать новые чеки.

Лайфхак: Следите, есть ли в памяти онлайн-кассы «зависшие» фискальные данные. Их можно увидеть в отчете о закрытии смены или в отчете о текущем состоянии расчетов. Если обнаружены неотправленные чеки, проверьте интернет-подключение, настройки соединения с ОФД или обратитесь в службу техподдержки.

Некоторым пользователям касс не придется вручную проверять отчеты, так как онлайн-касса сделает все сама. «Продвинутые» онлайн-кассы автоматически передают сведения ОФД, как только восстановится интернет-подключение (например, такая возможность есть в кассах МТС и Лайтбокс). Это позволит вам не беспокоиться и не тратить время – фискальные данные всегда передаются правильно.

Риски: Если касса заблокировалась, то вы не сможете продолжать работу. Помните, что работа без онлайн-кассы повлечет за собой штраф от 10 000 рублей для предпринимателей и от 30 000 рублей для компаний. При повторном таком же нарушении торговцу (и ИП, и ООО) грозит приостановка деятельности на срок до 90 дней.

Касса, софт, подключение: три в одном

Изменения в 54-ФЗ привнесли в жизнь предпринимателя новую щедрую порцию бюрократии – необходимо установить, зарегистрировать, активировать кассу, заключить договор с ОФД и следить за своевременной отправкой чеков! Все это требует времени и усилий.

Однако, на волне спроса на онлайн-кассы вы можете воспользоваться выгодными комплексными предложениями от разработчиков. Так, при покупке любой МТС Кассы вы можете решить все вопросы по автоматизации торговли по «принципу одного окна» — с помощью пакета «Легкий старт». Каждый, кто купит МТС Кассу, получит в комплекте:

• бесплатное кассовое ПО, плата за которое не взимается по истечении акции;
• бесплатный годовой доступ к оператору фискальных данных;
• бесплатную настройку кассы и ее регистрацию в ФНС;
• инструктаж сотрудников по работе с новой кассой – также бесплатно в рамках акции.

Стоимость МТС Кассы с фискальным накопителем на 15 месяцев — 17900 рублей. В среднем, покупатели могут сэкономить от 6 до 12 тысяч рублей на дополнительных услугах.

Зачем нужен товароучет

Помимо кассовой программы, вы можете подключить различные сервисы для ведения товароучета.

С точки зрения соблюдения 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» товароучет не является обязательным, однако носит рекомендательный характер, особенно если у вас большой ассортимент и несколько торговых точек или интернет-магазинов.

Обратите внимание: если вы продаете алкоголь, то вы обязаны использовать товароучетную программу для работы с ЕГАИС. А если вы продаете мясную, молочную, рыбную и прочую продукцию, подлежащую ветеринарному контролю, то вести учет придется еще и в ФГИС «Меркурий».

«Продвинутые» товароучетные программы предлагают следующие удобные возможности:

• Полная автоматизация учета в ЕГАИС (приемка, списание, запрос нечитаемой марки, формирование алкодекларации, работа с накладными, автоматическое выравнивание остатков и др.).
• Быстрая работа с ветеринарными документами в ФГИС «Меркурий» (гашение, автоматическое составление актов несоответствия и возврата и др.);

На рынке достаточно много программ для товароучета, различных по цене и функциям. Одно из профессиональных и при этом недорогих решений – это облачная товароучетная программа LiteBox (Лайтбокс). Стоимость ее использования – от 500 рублей в месяц. Модули для работы с ЕГАИС и «Меркурием» входят в базовую версию программы, за них не нужно доплачивать.

По оценкам экспертов, использование облачных товароучетных систем позволяет увеличить прибыль в среднем на 10-15% за счет автоматизации основных торговых операций (складской учет, закупки, маркетинг, аналитика, работа с документами, программами лояльности и т.д.) и удаленного контроля за бизнесом. Благодаря «облачным» технологиям, товароучетная программа обновляется без вашего участия, в том числе при изменении требований законодательства.

Источник: //www.business.ru/article/1202-kak-polzovatsya-onlayn-kassoy-chtoby-ne-narushat-zakon