+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как оформить командировку сотруднику в 2016 году

Содержание

Командировка в 2016 году

Как оформить командировку сотруднику в 2016 году

Не редко для решения определенных задач поставленных перед организацией возникает необходимость в командировке сотрудников. При этом ее необходимо правильно оформить, для этого требуются определенные документы.

Отметим, что в 2015 год был богат на изменения, как в отношении необходимого пакета документов, так и определенного порядка подтверждения деловой поездки. Так первая часть важных изменений вступила в силу с 8 января, а вторая с 8 августа 2015 года.

Рассмотрим, необходимый пакет документов и алгоритм действий.

Важные изменения по командировкам в 2015 году

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

С 8.01.2015 года работникам бухгалтерии и кадровикам несколько упростили, убрав из обязательного списка документов некоторые из них. Так были отменены 3 документа, которые ранее необходимо было оформлять в обязательном порядке.

Хотя организация и далее может их применять для внутреннего учета, закрепив их необходимость в локальном нормативном акте, в качестве которого может выступать Положение о командировках (в соответствии с ТК РФ ст. 8). Тем не менее для проверяющих необходимость в них отпала.

Отметим, что с бухгалтерии, в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» изданного под номером №402-ФЗ от 6.12.2011 года, внутренний контроль за хозяйственными операциями не снимали.

Документы, которые более не обязательны для командировок, тем не менее их применение также возможно для осуществления внутреннего учета в организации:

  • Служебное задание может более не составляться.
  • Командировочное удостоверение ранее применялось для того, чтобы подтвердить сроки поездки, в настоящее время для этого применяются проездные документы, а при их отсутствии документы с сроками проживания (например чеки из гостиницы).
  • Отчет о командировке.
  • Журнал учета командируемых сотрудников (отменено ведение с 8 августа 2015 года).

Обязательные документы:

  • Самым главным и можно сказать единственным документов, который требуется для инициации поездки – является приказ о направлении сотрудника в командировку, в котором обязательно отражается цель будущей поездки.

Алгоритм отправки в командировку с 2016 года

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Для того, чтобы направить работника в деловую поезду необходимо придерживаться следующего алгоритма:

  1. Издать приказ на командировку сотрудника, в котором указать цели и сроки поездки, а также же город, куда направляется командируемый.
  2. По расходному кассовому ордеру выдать сотруднику аванс денежных средств на осуществление командировочных расходов, таких как суточные, оплата за проживание (если она производится наличными деньгами, а не на расчетный счет гостиницы) и т.д.
  3. Отразить в табеле учета рабочего времени отсутствие сотрудника на работе – это осуществляется кодами, цифровым – «06» или буквенным – «К», при этом количество отработанных часов в соответствующей графе формы Т-12 или Т-13 не проставляется.
  4. По возвращению из поездки работник должен в течение 3- рабочих дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по форме №АО-1 и подтверждающие расходы по поездки документы. Вместе с авансовым отчетом необходимо предоставить документы, подтверждающие расходы по аренде жилья, расходы по проезду (в том числе сюда будут входить оплата за постельные принадлежности и услуги по оформлению проездных документов) и т.д., а также смету по иным расходам, произведенных в поездке, если на них отсутствуют подтверждающие документы.
  5. При необходимости следует приложить служебную записку, на основании которой подтверждаются сроки командировки, к примеру, если сотрудник ездил на личном или служебном автомобиле, с отметками принимающей стороны и подтверждающими сроки прибытия и убытия из командировки.
  6. После сверки выданных денег командируемому и его фактически понесенных расходов бухгалтерия должна компенсировать сотруднику перерасход денежных средств, если такой возник, по расходному кассовому ордеру. А если у работника остался излишек, то он возвращается на основании приходного кассового ордера.

Служебное задание может быть составлено по желанию организации, если это закреплено в ее нормативных актах и применяется для внутренних целей. Командировочное удостоверение также не требуется составлять, к тому же принимающая сторона может и не ставить на данном документе печать, так как его обязательное применение отменено. Журнал регистрации командируемых, как уезжающих и приезжих можно также применять для внутренних целей.

Нюансы

В определенных случаях может возникнуть необходимость в изменении сроков пребывания в командировке делается это на основании приказа о переносе даты выбытия сотрудника, например, в случае сокращения сроков проведения переговоров компаний, если они заключительные моменты удалось заключить ранее или на оборот, возникала необходимость увеличить сроки поездки. Так же поездка может и вовсе не состояться, например, в виду болезни одной из сторон или других веских обстоятельств, в этом случае составляется приказ об отмене командировке.

Источник: https://blankionline.ru/doc/komandirovka.html

Командировка — оформление документов

Как оформить командировку сотруднику в 2016 году

» Командировка » Командировка — оформление документов

Согласно приказу Правительства Российской Федерации № 749 от 2008 года осуществляется документальное оформление, которое требуется при направлении в служебную поездку сотрудника предприятия (командировка).

Зимой 2015 года руководством страны было принято весомое упрощение в правилах ведения документации для командировок.

До принятия поправок руководителю, чтобы отправить служащего в командировку, требовалось оформить служебный документ, где фиксировалось место, назначение и количество времени на командировку (служебное задание). Также составлялся приказ на сотрудника, отправляющегося в поездку. Проводилась выдача свидетельства, где отмечалось время приезда в нужное место и отъезд (командировочное удостоверение).

Каждое передвижение командировочного отмечалось в документации. По прибытию из командировки работник письменно составлял отчет по выполненному заданию и выписку по всем денежным затратам. К отчетным документам прилагались обоснованные дополнения. Благодаря изменению закона об оформлении командировок, в нынешнем году эта схема упрощена.

Как оформляется зарубежная командировка за пределы РФ — читайте здесь.

Когда вступило в действие поправка законодательного документа Правительства России 2014 года № 1595, уменьшилось количество сопроводительных бумаг. Поэтому процедура документального сопровождения командировок отныне делается намного быстрее.

В результате произошла отмена удостоверения для командировки, отчета о поездке и составлении служебного задания. Это уменьшило работу в отделе кадров, но в бухгалтерском отчете должно быть документальное подтверждение использованных финансов.

Также советуем прочитать статью — командировочные расходы и их учет в бухгалтерии.

Проведение документов для командировки в 2016 году

Документальная регистрация командировки обязательно начинается с составления приказа о назначении откомандирования. В данном документе указывается цель данной поездки.

Применение свидетельства для командировок, составление отчета и задания в этом году делается на усмотрение руководства. Когда предприятие ведет документирование по прежнему порядку, то это должно закрепляться в отдельном акте.

Оформление приказа на командировку

При составлении бумаг о командировке применяется форма приказа № Т-9. Также руководитель может применить собственный тип документа необходимый в поездку. В приказе должно обязательно указываться:

  • название организации
  • вид документа и дата издания
  • данные специалиста и должность
  • пункт прибытия
  • начало и завершение командировки
  • задача поездки
  • предприятие финансирующее затраты

Документ заверяется руководством данного предприятия.

Скачать бланк и образец приказа о направлении в командировку.

Согласно принятому постановлению Правительства РФ, ведение журнала учета командированных является необязательным.

Документы, подтверждающие расходы

Временной промежуток командировки подтверждается проездными документами, которые предоставляет сотрудник после поездки. Когда такие бумаги отсутствуют, реальное время пребывания служащего в командировке можно подтвердить договором аренды жилплощади.

Если сотрудник находился в гостинице, то доказательством есть талоны об оплате за номер. Когда нет таких документов, составляется служебная записка, в которой принимающая сторона подтверждает срок пребывания командированного.

При назначении служащего в поездку составляется приказ, выдается часть денег на жилье, дорогу и другие траты. В табеле формы № Т-12 и Т-13 отмечается командировка специалиста путем постановки буквенного кода К.

По приезду сотрудник в течение 3 дней должен представить авансовый отчет по предоплате с прилагающими документами по всем расходам. Если служащий использовал свой автомобиль, составляется служебная записка.

Ведение авансового отчета в 2016 году осталось неизменным, так как это единственный документ, с помощью которого делается выплата по растратам командировки.

Оплата поездки для частных предприятий осуществляется согласно локальному нормативному акту.

Для государственных и муниципальных организаций размер и распределение выплат производится по постановлению Правительства РФ № 729.

Благодаря изменениям документальное оформление командировки стало более упрощенным.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

Источник: http://rabotniks.ru/komandirovka-oformlenie-dokumentov/

Как оформить командировку в 2016 году

Как оформить командировку сотруднику в 2016 году

Изменение законодателем порядка оформления командировок вызвало множество вопросов у кадровиков, в обязанности которых входит составление сопроводительных документов. Ознакомившись с данной статьей, вы узнаете, как кадровику оформить командировку с учетом всех изменений в 2016 году.

Изменение законодателем порядка оформления командировок вызвало множество вопросов у кадровиков, в обязанности которых входит составление сопроводительных документов. Ознакомившись с данной статьей, вы узнаете, как кадровику оформить командировку с учетом всех изменений в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как оформить командировку с учетом всех изменений в 2016 году;
  • как законодательство регулирует сроки командировки в 2016 году;
  • как произвести оплату командировки в 2016 году.

Оформление командировок в 2016 году

Порядок оформления документов, необходимых для направления сотрудника в служебную командировку, регулируется постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Обращаем внимание, что с 8 января 2015 года порядок оформления направления сотрудника в служебную командировку значительно упрощен.

До 8 января 2015 года работодатели при направлении сотрудника в командировку должны были составлять:

  • служебное задание с указанием цели, места и времени командировки;
  • приказ о направлении сотрудника в командировку;
  • командировочное удостоверение для фиксации фактического времени прибытия сотрудника в пункт назначения и выбытия из него.

Каждый шаг командированного фиксировался: по окончании поездки сотрудник в письменном виде отчитывался за выполнение работы и потраченные деньги, составляя минимум два документа — отчет о командировке и авансовый отчет. Отчетность сопровождалась прилагаемыми к ней подтверждающими документами (билетами, чеками и т. д.). Но законодательство об оформлении командировок в 2016 году предполагает немного видоизмененную процедуру.

После вступления в силу постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 бумажной работы стало меньше, и оформление командировок в 2016 году, очевидно, будет происходить проще и быстрее, чем пару лет назад.

Отмена сразу трех документов, ранее считавшихся обязательными (командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о командировке), облегчила работу кадровика, но при этом несколько усложнила жизнь бухгалтерии, поскольку положения федерального закона от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» остались прежними — законодатель все так же требует от каждой организации осуществления внутреннего контроля финансово-хозяйственной деятельности и документального подтверждения расходов.

Итак, для оформления командировки в 2016 году, необходимо составить приказ о направлении в командировку.

Служебное задание, в котором фиксировалась цель командировки, тоже переведено в категорию необязательных документов, как и отчет о выполнении задания, который теперь работодатель формально требовать не обязан. Какие же документы по оформлению командировки в 2016 году сохранят актуальность? В первую очередь — приказ о направлении в командировку, в котором придется отражать цель поездки.

Что касается отчета о выполнении задания, его можно составлять его в 2016 году необязательно.

Отметим, что применять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет в 2016 году не обязательно, но если ваша организация желает использовать старый порядок документооборота, это нужно закрепить в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ).

Приказ на командировку 2016

Для оформления командировки можно использовать унифицированную форму приказа № Т-9. Вместе с тем работодатель вправе использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму приказа о направлении работника в командировку.

В приказе на командировку 2016 надо отразить:

  • наименование организации,
  • наименование документа и дату его составления,
  • Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение,
  • место назначения (страна, город, организация),
  • срок командировки (количество календарных дней),
  • даты начала и окончания поездки,
  • цель командировки,
  • организацию, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации.

Учет командированных работников 2016

С 8 августа 2015 года работодатели освобождены от обязанности вести журнал учета командированных работников (постановление Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771).

Напомним, что ранее работодатели обязаны были вести журналы учета:

  • работников, выбывающих в служебные командировки;
  • работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

В 2016 году данные журналы работодатели могут не вести.

Сроки командировки в 2016 году

Что касается подтверждения сроков служебной поездки, то в этом вопросе командировочное удостоверение действительно было лишним документом. Подтвердить сроки командировки в 2016 году помогут проездные документы, предоставленные работником после возвращения (п.7 Положения о служебных командировках).

Проблемы с установлением срока поездки может возникать только при отсутствии проездных документов. Что делать, если документы по каким-то причинам не сохранились или работник использовал для поездки личный транспорт? Ответ на этот вопрос теперь также содержит Положение о служебных командировках.

В 8 августа 2015 года действует правило – в случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования.

Если же отсутствуют и документы на проживание, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник должен представить служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке. В этом случае принимающая сторона должна подтвердить срок прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Алгоритм действий при направлении работника в командировку в 2016 году

Итак, направление работника в служебную командировку в 2016 году производится по следующим правилам. Нужно:

  1. Издать приказ о направлении работника в командировку.
  2. Выдать работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
  3. В табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13) проставить отметки о нахождении работника в командировке. Дни нахождения в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Количество отработанных часов не проставляется.
  4. После возвращения сотрудника из командировки, нужно получить от него документы, подтверждающие расходы. Вернувшись из командировки, работник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю авансовый отчет (форма № АО-1). К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. При отсутствии подтверждающих документов к авансовому отчету необходимо приложить служебную записку (иной документ) в котором будут содержаться отметки принимающей стороны, подтверждающие срок прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
  5. По возвращении из командировки, работник должен составить служебную записку. Этот документ надо оформить в том случае, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле.

Оплата командировок в 2016 году

Возвращаясь к теме оплаты командировок, необходимо отметить, что требование о составлении авансового отчета осталось в стиле — только так бухгалтерия сможет в законном порядке оплатить командировочные расходы. К ним относятся:

  • расходы по найму жилья;
  • расходы на проезд;
  • дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного жительства (так называемые «суточные»);
  • иные расходы, согласованные с работодателем или сделанные с его ведома.

Порядок, в котором осуществляется оплата командировок в 2016 году для работников частных компаний и индивидуальных предпринимателей, устанавливается локальным нормативным актом или коллективным договором (ст.167 и 168 ТК РФ).

Поскольку Трудовым кодексом РФ не установлен ни минимальный, ни максимальный порог для возмещения суточных расходов работника, направленного в командировку, работодатель регулирует финансовый вопрос по своему усмотрению.

Однако при этом он не должен нарушать прав работника на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Порядок и нормы выплаты командировочных для служащих муниципальных и государственных учреждений утверждены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ».

Новый стандарт оформления командировок предполагает более лаконичный документооборот. Теперь для направления сотрудника в командировку достаточно издать соответствующий приказ (распоряжение).

Зная, какие документы используются при оформлении командировки в 2016 году, работодатель может избежать лишней бумажной волокиты.

Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы выдает бухгалтерия: по возвращении сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы, на основании которых осуществляется окончательный расчет.

Источник: Деловой мир

Гипермаркет профессиональной информацииЖурнал “Справочник секретаря и офис-менеджера” – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Источник: https://www.sekretariat.ru/news/210089-kak-oformit-komandirovku-v-2016-godu

Оформление командировок в 2016 году

Как оформить командировку сотруднику в 2016 году

Источник: http://www.audit-it.ru/articles/personnel/

В 2015 году порядок оформления служебных командировок менялся не один раз. Новые правила значительно упростили список обязательных документов и облегчили работу учреждения.

Теперь отпала необходимость оформлять командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о командировке, журналы учета командировок.

О том, какие документы необходимо оформить при направлении работника в служебную командировку в 2016 году, какие подтвердят срок его поездки и что еще нужно предоставить работнику по возвращении – в статье.

Приказ на командировку

Правила направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749).

Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя. То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано.

Большинство учреждений используют для этого приказ (распоряжение).

Что касается формы такого приказа, то можно использовать:

– либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;

– либо самостоятельно разработанную и утвержденную.

В приказе укажите следующую информацию:

– наименование учреждения;

– наименование документа и дату его составления;

– Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;

– место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);

– срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;

– цель командировки;

– вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);

– основание издания приказа;

– организацию, которая оплатит работнику командировочные расходы.

Напомню, что в общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения № 749):

– на проезд;

– на наем жилого помещения;

– связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (дополнительные расходы);

– произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).

Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.

Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает руководитель учреждение (уполномоченное им на это лицо). Рекомендую ознакомить с ним сотрудника под подпись.

Поскольку в случае его привлечения его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа, нужны будут соответствующие доказательства. Иначе такое привлечение может быть признано неправомерным.

Так как оно возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ).

Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 75 лет. Основание – пункт «б» статьи 19 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г № 558.

Документы, подтверждающие срок командировки

По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749). Она необходима в трех случаях:

– при использовании служебного транспорта;

– при использовании личного транспорта;

– при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.

Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендую приказом руководителя учреждения утвердить образец бланка.

К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.

Если работник передвигался на общественном транспорте

Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты. В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.

Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 (далее – Правила № 1085). При предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор Основание – паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.

Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:

– цену номера (места в номере);

– период проживания в гостинице.

Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.

Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).

Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника – физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения.

Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы.

Таким документом может быть, например, расписка.

Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки). Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.

А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот вопрос поможет приказ Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322.

В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.

Теперь поговорим об авиатранспорте. Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:

– маршрут/квитанция электронного билета;

– багажная квитанция на бумажном носителе;

– посадочный талон.

Источник: https://otchetonline.ru/art/kadry/52664-oformlenie-komandirovok-v-2016-godu.html

Учет и оформление командировок

Как оформить командировку сотруднику в 2016 году

Многие организации направляют своих работников в командировки.

Какие поездки работников признаются командировками, а какие нет, какие гарантии положены работникам при направлении в командировки, кого нельзя направлять в командировки, а в каких случаях для направления в командировку потребуется письменное согласие работника, как правильно документально оформить командировку и как учесть командировку в 1С:ЗУП рассматривается в данной публикации.

Нормативные документы

Направление работников в командировки регламентируется:

  • Трудовым кодексом, статьи 166 – 168;
  • Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Определение служебной командировки

Служебная командировка  — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В командировки направляются только работники — лица, с которыми заключен трудовой договор (п.2 Положения о командировках).

Местом постоянной работы считается место расположения организации или ее обособленного подразделения, работа в котором предусмотрена трудовым договором с работником (п.3 Положения о командировках).

Поездка работника головной организации в обособленное подразделение или работника обособленного подразделения в головную организацию также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Поездки таких работников являются их основной работой, за которую они получают заработную плату, поэтому командировки в этом случае не оформляются.

Перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером работы устанавливаются организацией и закрепляются в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах организации (ст. 168.1 ТК РФ).

Гарантии при направлении работника в командировку

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Кого нельзя направлять в командировки

Запрещается направлять в командировки:

  • беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
  • работников в возрасте до 18-ти лет (ст. 268 ТК РФ);
  • лиц, с которыми заключен ученический договор – в командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

В каких случаях потребуется письменное согласие работника

Следующий круг лиц допускается направление в командировку только с их письменного согласия:

  • женщин, имеющий детей в возрасте до трех лет (ст. 259 ТК РФ);
  • матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет (ст. 259 ТК РФ);
  • работников, имеющих детей-инвалидов (ст. 259 ТК РФ);
  • работников, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
  • отцов, воспитывающих детей без матери, а также опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ)

Какие документы упоминаются в Положении о командировках

Документы и действия при направлении в командировку:

  • Для направления работника в командировку необходимо письменное решение работодателя (п.3 Положения о командировках). Обычно это приказ о направлении работника в командировку.
  • При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и суточные для дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (п.10 Положения о командировках)

По возвращении из командировки:

  • По возвращении из командировки работник должен представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы работника, связанные с командировкой (п.26 Положения о командировках).

Документы для подтверждения срока фактического пребывания в командировке (п.7 Положения о командировках):

  • Основными документами для подтверждения фактического срока пребывания работника в командировке являются проездные документы.
  • Если работник едет в командировку на служебном или личном транспорте, то ему необходимо оформить служебную записку, в которой указать фактический срок пребывания в командировке, и приложить к ней документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно (это могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
  • Если проездных документов нет, то срок пребывания в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования (квитанция, талон из гостиницы либо иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования).
  • При отсутствии проездных документов и документов по найму жилого помещения для подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования потребуется служебная записка от работника и (или) иной документ, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования и убытия из места командирования.

Какие формы документов использовать

Работодатель самостоятельно определяет, какими документами будет оформляться направление в командировку (их следует закрепить в локальном нормативном акте организации).

Можно использовать формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Настройки учета командировок в 1С

Для того чтобы в программе имелась возможность регистрировать командировки в настройках состава начислений и удержаний (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний) на вкладке Учет отсутствий должен быть установлен флажок Командировки:

Установка флажка В том числе внутрисменные позволит регистрировать командировки на несколько часов в течение одного рабочего дня (рабочей смены).

Документы 1С для регистрации командировок

Для регистрации направления работника в командировку в программе 1С:ЗУП используется документ Командировка. Документ позволяет оформить приказ на командировку на одного работника по форме № Т-9.

Для оформления приказа на группу сотрудников (форма № Т-9а) используется документ Командировка группы.

Это документ-помощник, сам он ничего не регистрирует и не имеет операции проведения, предназначен лишь для оформления группового приказа.

  Предполагается, что сначала вводится групповой документ Командировка группы, а затем автоматически создаются индивидуальные документы Командировка на каждого сотрудника.

Ввести документы Командировка и Командировка группы в разделе Кадры можно из журналов Все кадровые документы и Все отсутствия сотрудников.

Заполнение документа «Командировка»

В реквизите Месяц указывается месяц начисления, в котором должна быть начислена оплата за командировку.

В реквизите Дата — дата оформления приказа на командировку.

Дата начала и дата окончания командировки определяются с учетом п.4 Положения о командировках:

  • Днем выезда в командировку считается дата отправления транспорта (поезда, самолета, автобуса и т.п.) из населенного пункта, в котором постоянно работает сотрудник. При этом учитывается время отправления: если отправление произошло до 24 часов включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Аналогично, днем приезда считается дата прибытия транспорта в место постоянной работы с учетом времени прибытия.
  • Если место отправления транспорта (станция, пристань, аэропорт) находится за чертой населенного пункта, то при определении времени выезда / приезда учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Флажок Командировка на неполный день (внутрисменная) устанавливается, если регистрируется командировка не несколько часов в рамках одного рабочего дня (смены). В этом случае указываются дата и количество часов командировки.

Флажок Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если регистрируется длительная командировка, на период которой вместо командированного работника на его позицию может быть принят другой сотрудник. Подробно этот механизм рассматривается в публикации Временное освобождение ставок штатного расписания

На вкладке Дополнительно указываются данные для формирования печатной формы приказа:

Вкладка Стаж ПФР отображается в документе Командировка только в том случае, если сама организация или ее обособленные подразделения расположены в особых территориальных условиях (районах Крайнего Севера и приравненных местностях) либо если в организации имеются должности, работа на которых дает право на льготную пенсию.

На вкладке Стаж ПФР можно определить отображение периода командировки в персонифицированной отчетности (форме СЗВ-СТАЖ): можно отменить/назначить территориальные условия ПФР на период командировки, отменить включение периода командировки в стаж для досрочного назначения пенсии.

Из документа Командировка можно получить следующие печатные формы:

  • Приказ о направлении в командировку (Т-9); PDF
  • Командировочное удостоверение (Т-10); PDF
  • Служебное задание (Т-10а). PDF

Использование документа «Командировка группы»

Документ Командировка группы предназначен для оформления группового приказа на командировку.

Сначала в табличную часть документа вносятся сведения о сотрудниках, направляющихся в командировку:

Затем по ссылке Оформить отсутствия автоматически создаются и заполняются документы Командировка на каждого из сотрудников из табличной части.

В результате в табличной части надпись «Оформить отсутствие» меняется на «Отсутствие учтено», по нажатию на которую можно открыть соответствующий документ Командировка.

Из документа Командировка группы можно получить печатную форму Приказа о направлении работников в командировку по форме №Т-9а. PDF

Отражение командировки в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени период командировки отражается буквой «К»:

Источник: http://buhpoisk.ru/uchet-i-oformlenie-komandirovok.html

Оформляем и оплачиваем командировки

Как оформить командировку сотруднику в 2016 году

Командировочные расходы — суточные в 2018-2019 годах оформляются в соответствии с действующим законодательством.

Какие документы необходимо оформить, отправляя сотрудника в командировку? Каков размер суточных? Что делать, если суточные выплачены сверх установленного лимита? Со всеми нюансами документального оформления и правилами оплаты положенных работнику компенсаций при отправке в командировку знакомьтесь в нашей статье.

Оформление приказов на командировку в 2018-2019 годах

Командировочные расходы — суточные в 2018-2019 годах: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы

Как оформить сотруднику командировку

Итоги

Оформление приказов на командировку в 2018-2019 годах

Направление работников в командировку по служебной необходимости регламентируется положением, утвержденным постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В п. 7 этого положения сказано, что письменное распоряжение работодателя является основанием для направления сотрудника в командировку. Конкретная форма этого документа не приведена, поэтому компания издает приказ или распоряжение.

ВНИМАНИЕ! Для оформления приказа о направлению в командировку можно воспользоваться унифицированными формами № Т-9 (для отправки в командировку 1 человека), № Т-9а (для отправки в командировку сразу нескольких человек). Кроме того, каждое предприятие может самостоятельно разработать форму такого приказа, дополнив ее необходимыми сведениями.

В приказе по отправке в командировку следует указывать следующие данные:

  • полное наименование предприятия;
  • номер документа, дату составления;
  • персональные данные работника, занимаемую должность;
  • место выполнения служебного задания в командировке;
  • срок направления в командировку (включая дату отъезда и дату прибытия обратно);
  • цель пребывания в командировке;
  • отметку об использовании транспорта в командировке (личный, служебный, общественный и др.);
  • учреждение, которое возместит работнику расходы при отправке его в командировку.

Составленный приказ по отправке в командировку подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это лицом. Работнику кадровой службы рекомендуется ознакомить сотрудника с приказом под расписку, так как только она подтвердит факт ознакомления в случае применения дисциплинарного взыскания за неисполнение данного приказа.

Подробнее о применении дисциплинарных взысканий см. в материале «Дисциплинарная ответственность работника и ее виды».

ВНИМАНИЕ! Срок хранения приказов, связанных с направлением сотрудников в командировку, составляет 75 лет. Это правило утверждено приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Командировочные расходы – суточные в 2018-2019 годах: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы

По общеустановленным правилам, закрепленным ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления № 749, возмещению подлежат следующие виды командировочных расходов работника:

  • на проезд в командировку в обе стороны;
  • на аренду жилья в командировке;
  • суточные;
  • другие расходы в командировке, разрешенные работодателем.

Размер командировочных расходов в 2018-2019 годах (суточные) предприятие на основании ст. 168 ТК РФ определяет самостоятельно, закрепляя данное условие в своей учетной политике. Однако в НК РФ при этом указана норма суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах, в пределах которой расходы не облагаются НДФЛ и страхвзносами:

  • 700 рублей в день при отправке в командировку на территории России;
  • 2 500 рублей при отправке в командировку за рубеж.

Если такие расходы в учреждении выплачиваются в большем размере, то превышающая сумма командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах облагается НДФЛ и взносами. 

Оплата суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах производится в таком порядке — на основании приказа о направлении в командировку сотруднику выдается аванс, который состоит из суточных за все дни ожидаемой служебной поездки и примерной суммы дополнительных расходов. После возвращения из поездки сотрудник обязан составить служебную записку, где указывается фактический срок, на который он был направлен в командировку.

ВНИМАНИЕ! Служебная записка после отправки в командировку составляется работником в произвольной форме, однако этот документ — лакомый кусок для инспекторов ФНС: именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий.

Для удобства работы можно утвердить бланк типовой служебной записки с помощью внутреннего нормативного акта или же вовсе вернуться к использованию командировочных удостоверений, прописав этот аспект в учетной политике организации в пункте, посвященном отправке в командировку.

К составленной записке сотрудник прикладывает бумаги, подтверждающие фактически произведенные им расходы на проезд в командировку в зависимости от используемого вида транспорта. Сумму суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах при использовании общественного транспорта подтвердят проездные билеты, а в случае их утраты — квитанции о найме жилой площади.

Источник: https://nalog-nalog.ru/lgoty_garantii_i_kompensacii/oformlyaem_i_oplachivaem_komandirovki/

Оформление командировки в 2016 году: документы

Как оформить командировку сотруднику в 2016 году

Несмотря на то, что упрощение обязательных требований произошло в 2014 году, до сих пор возникают вопросы по правильному документообороту. В этой статье описано, как оформить командировку сотруднику в 2016 году, чтобы выполнить нормы действующего законодательства, но не ухудшить параметры учета в собственном предприятии.

Для выяснения деталей по тематическим вопросам можно лично изучить постановления № 749 и 1595, которые были утверждены Правительством РФ 13 октября 2008 г. и 29 декабря 2017 г. соответственно. Эти нормативы определяют, что командировки в 2016 году оформляем и оплачиваем по следующему алгоритму:

  • Создается приказ в произвольной форме, который содержит цель задания, срок его выполнения, идентификационные данные сотрудника (Ф.И.О.).
  • Бухгалтерия выдает аванс.
  • Для учета рабочего времени используется стандартный табель.
  • По возвращении сотрудник подает в бухгалтерию первичные документы, подтверждающие сделанные траты.
  • На основании полученных данных выполняется окончательный расчет (форма АО-1).

Теперь вы знаете, как правильно оформить командировку в 2016 году, но практические вопросы остались. В конце статьи есть ссылка на стандартную форму табеля учета рабочего времени. Там в ячейках, соответствующих определенным датам записывают буквы «К». В бухгалтерии по действующим правилам выполняется выдача аванса и осуществляется окончательный расчет.

Но другие документы, которыми выполнят оформление командировок в 2016 году, не регламентированы четко. Это значит, что приказы будут составляться произвольно, в разных стилях. Такая организация затрудняет чтение, автоматизированную обработку. У проверяющих могут возникнуть дополнительные вопросы, для ответа на которые потребуется предъявление дополнительных документов.

Для чего используютпорядок оформления командировки работника по старым правилам

Выше рассмотрено, как оформить командировку в 2016 году. Новый порядок подразумевал облегчение требований. Так оно и произошло. Но надо констатировать, что сложнее стало решать отдельные вопросы учета и отчетности. В частности, контролеру труднее будет разбираться с приказами разных типов. В процессе внутренних проверок появятся подобные проблемы.

Не удивительно, что многие предприятия сохранили оформление командировки по старым правилам. Это не запрещено нормами законодательства. Для применения такой организации работ требуется только соответствующий приказ по предприятию. Так как жесткие ограничения отсутствуют, стало возможным вносить особые изменения в стандартные формы, которые лучше соответствуют нуждам конкретной компании.

Изучим, как создают документы для командировки в 2016 году на основе устаревших, но сохранивших актуальность требований. Начнем с приказа. Для этого раньше использовалась форма Т-9, или Т-9а. Последний вариант применяется, когда выполнять задание будут несколько сотрудников.

Разберемся, как оформить командировку при поступлении заявки на ремонт в сервисное предприятие ООО «Образец». Используем стандартное служебное задание (форма Т-10). Тут есть данные о полученном поручении и результатах ремонтных работ. Если необходимо, можно выяснить, почему была организована поездка сотрудника в г. Тула.

Для этого достаточно посмотреть в ячейку «Основание». Там приведена ссылка на служебную записку №24 СО, которая составлена начальником цеха Молотовым И.Т. В ней руководитель просит оформить командировку инженера-электрика Иванова К.С. для ремонта и наладки отопительного оборудования.

Здесь же есть место для пометок о выполнении задания.

Старый порядок оформления служебных командировок завершается предоставлением авансового отчета по стандарту АО-1. В нем содержится не только вся финансовая информация, но и ссылки на первичную документацию. В нашем примере расходы подтверждаются чеком ККМ №45263 от 12.08.2016 г.

Оформление заграничных командировок и другие сложные вопросы

Если выполняется местная командировка, оформление ее не вызывает больших затруднений. Сложнее, если запланирована зарубежная поездка. Отметим несколько важных деталей:

  • Факт пересечения границы подтверждается служебными отметками в паспорте.
  • В странах СНГ, где их не ставят, используют данные проездных документов.
  • Компенсация затрат в иностранной валюте, начисление аванса, выполняются в соответствии с нормами федерального законодательства («О валютном регулировании и валютном контроле» №173 Ф3 от 10 декабря 2003 в редакции 2016 г.).
  • В ходе загран. командировки оформление проезда рассчитывают раздельно по отечественной и зарубежной территории.
  • Учитывается несколько валют, если задания выполняются в разных странах.

Для уточнения данных о том, как правильно оформить командировку за рубеж, используйте текст постановления № 749 и ссылки из него на соответствующие нормы законодательства.

Приказ: форма Т-9 (командировка одного сотрудника)

Скачать бланк.

Скачать образец.

Приказ: форма Т-9а (командировка нескольких сотрудников)

Скачать бланк.

Скачать образец.

План командировки: форма Т-10

Скачать бланк.

Скачать образец.

Табель учета рабочего времени: форма Т-13

Скачать бланк.

Скачать образец.

Авансовый отчет: форма АО-1

Скачать бланк.

Скачать образец.

Источник: https://okbuh.ru/komandirovka/oformlenie-v-2016-godu-dokumenty

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.