+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации

Содержание

Как контролировать менеджеров: 2 уровня (новичок + профи)

Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации

Контроль работы менеджеров по продажам. Сложно это или нет? И как это осуществлять? Начну издалека! С поцелуя в спину… Как в том анекдоте:

Один друг звонит своему товарищу и начинает расспрашивать:
– Как дела? Как жизнь? Как дети? Как работа? и т.д.

Товарищ:
– Да, нормально, без проблем, все по старому, а что?

– Слушай, а дай 1000 рублей взаймы, а?
– Слушай, а поцелуй меня в спину!

– А почему в спину?
– А ты тоже издалека начал.

Давайте представим день среднего менеджера в оптовой компании (кстати, далее все примеры будут приводиться также на этой же среднестатистической оптовой компании).

Он приходит на работу, садится за компьютер, проверяет почту, смотрит свой ежедневник, начинает звонить, принимать входящие звонки, отправляет электронную почту и рассылает коммерческие предложения.

И также выставляет счета, подписывает какие-то документы, озадачивает бухгалтерию, звонит по дебиторке.

Активно парень работает, да?

Я бы даже сказал не менеджер по продажам, а чудо! Только вот итог дня – ничего не продано!

Тоже самое и во второй день, и в третий, и так далее. Давайте не будем ссылаться на долгий цикл сделки в этой компании.

Это не космическая отрасль, где сделки могут зреть годами. Это обычный менеджер по продажам в обычной среднестатистической компании.

Итак. Менеджер вроде бы работает (по крайней мере деятельность у него кипит просто ключом), а результата нет.

Что будем контролировать?

Поэтому давайте сразу и определимся что Вам важно? Процесс или результат.

Процесс – это действия, которые не фиксируются и не обозначаются конкретными критериями

Пример процесса: “Весь день, блин, звонил, побывал на паре переговоров, один клиент вроде даже согласен купить, вымотался просто жесть“. “Пол дня клепал презентацию для клиента, отправил ему на почту. Точно купит! Зуб даю!”

Результат – это какое-то конкретное достижение с конкретно измеримым критериям

Пример результата: “Я сегодня сделал 30 звонков, подписал 2 договора и закрыл клиента на 500 тысяч рублей. Очень результативный день”

Если Вы и слышали подобные переговоры, то скорей всего первые варианты. Когда менеджеры могут часами рассказывать о своем времяпрепровождении, правда, без конкретных цифр и прочего (читать расписывают процесс), а вот результат озвучивается крайне редко.

Скажу честно, меня мало интересует сам процесс и методы его контроля. Что я вкладываю в эти понятия:

  1. Контроль соблюдения менеджером по продажам распорядка рабочего дня;
  2. Отслеживание того, что менеджер делает в Интернете (блокировка социальных сетей и прочее);
  3. Сколько раз он ходит в туалет/курить и прочее;
  4. Как долго у него длится обед;
  5. Сколько раз он пьет чай/кофе;
  6. Кто и что о Вас говорит (да да, та самая прослушка! Такие вот современные, но шпионские методы).

Важно. В этой статье я говорю о контроле для владельца или руководителя компании. Когда для руководителя отдела продаж, уже нужен более подробный отчёт где в идеале должен быть и результат, и процесс. 

Почему?

Во-первых, Вы потратите на это огромную кучу времени. Сначала на разработку плана по контролю персонала, а потом по внедрению его в жизнь. Даже на внедрение той же прослушки уйдет масса времени.

Во-вторых, это сделает жизнь сотрудников невыносимой и они начнут Вас просто ненавидеть, что крайне отрицательно скажется как на сплоченности коллектива в целом, так и на его рабочих качествах.

Они все равно найдут способ посидеть в социальных сетях, покурить, подольше попинать балду, правда начальник при этом еще и останется козлом за свой жесткий контроль.

Думаете так ведут только менеджеры по продажам? Отнюдь!

Не в очень открытом исследовании по эффективности менеджеров среднего и топ звена в банковской сфере выяснилось, что работают они в среднем от двух до пяти часов.

Именно занимаются непосредственно своими обязанностями, за которые им платят зарплату. Все остальное время они с серьезными лицами сидят в или изображают бурную деятельность.

Поэтому методы контроля над менеджерами должны осуществляться непосредственно по результатам.

Как это сделать?

Далее расскажу два метода для новичка и профи. Какой из них использовать – выбирать Вам

1. Версия “Новичок”

Кратко – разбиваете продажу по этапам. Считаете метрики и приходите к конкретным критериям.

По теме: Что такое воронка продаж.

Пример. Чтобы заключить один контакт нужно:

  1. Сделать 30 холодных звонков (считаются либо дозвоны, либо разговоры с ЛПРом);
  2. Провести 10 встреч с презентациями;
  3. Отправить на согласование 7 договоров;
  4. Выставить 3 счета;
  5. Заключить 1 договор.

Воронка

Поскольку у нас версия “Новичок”, то составляете шаблон отчета в экселе и каждый менеджер сдает его в конце дня. Более продвинутый уровень – вести подобный отчет в Google Диск:

Пример таблицы

Вот так выглядела воронка продаж одного из наших клиентов из сектора b2b (выглядеЛА, потому что сейчас этот клиент в версии “Профи” по контролю своих менеджеров).

Руководитель отдела продаж просто вечером заходил и смотрел заполнение отчета каждым менеджером и уже на следующее утро проводил разбор полетов.

2. Версия “Профи”

А теперь поговорим о пути более сложном, но и более эффективном. О контроле менеджеров в CRM системе или Customer Relationship Management или по-русски о системе управления взаимоотношениями с клиентами.

Практически все то же самое, только все в электронной версии. Все данные хранятся в облаке и доступ к CRM получают различные сотрудники. В чем плюс?

Воронка продаж в CRM

Все данные – сделки, клиенты, договора, счета также ведутся в CRM и Вы в любой момент сможете увидеть воронку продаж (вот как это выглядит в нашей CRM).

Вы в любой момент сможете зайти, посмотреть воронку по каждому менеджеру по продажам и по компании в целом. А если подключить еще и систему сквозной аналитики, то вообще будет чудесно.

Минус – занимает кучу времени на начальном этапе по настройке всей деятельности.

Одним словом – идеальный способ контроля менеджеров по продажам! С условием, что Вы им выставили конкретно измеримые критерии.

Настаиваете на оценке процесса?

Как я писал выше, я не очень отношусь к оценке процесса со стороны владельца компании (не руководителя отдела).

Но бывает, ОЧЕНЬ редко, когда измерять в цифрах очень сложно, либо не всегда корректно. Поэтому вот Вам шаблон мини-отчёта который менеджер может составлять каждый день, по окончанию дня.

ОтчётЧто было сделано за сегодня:1. _____________________2. _____________________3. _____________________Самое большое достижение за сегодня: ______________________Сумма продаж реализованная за сегодня: ____________________Выполнение личного плана на сегодня: ______________________Проблемы возникшие сегодня:1. _____________________2. _____________________3. _____________________

И последнее

Я думаю нет нужды рассказывать какие бывают CRM. Их очень много, посоветую только одну (мы ей и сами пользуемся). Это лидер рынка – Битрикс 24.

Она бесплатная, облачная и обладает неплохим начальным функционалом.

А если Вы уже серьезная и большая компания, и хотите подходить более профессионально к продажам и контролировать своих менеджеров по продажам на более высоком уровне, то советую остановиться на их платных версиях Битрикс24.

Коротко о главном

Я за контроль! Только не за фанатичный контроль кто чем занят и сколько раз администратор попил чай, кто что сказал (был у нас такой клиент, который использовал прослушку, персонал у него долго не задерживался).

А за контроль по результату – когда менеджер может дать отчет сколько он сделал звонков, провел встреч и отправил КП, а не сколько времени он провел за работой.

Источник: https://in-scale.ru/blog/kak-kontrolirovat-menedzhera

Как контролировать менеджера по продажам

Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации
Управление продажами, Развитие отдела продаж

Это один из самых важных вопросов для руководителя подразделения продаж. Как организовать контроль за менеджером по продажам? Контролировать, к какому часу он приходит на работу? Чем занимается на работе? Или только те результаты, которые он показывает по итогам месяца?

Практика показывает, что ни один из перечисленных вариантов контроля не приносит результатов. Если мы контролируем каждый шаг сотрудника, мы, во-первых, тратим много времени на это, во-вторых, лишаем сотрудника какой-либо инициативы.

Он не хочет ничего придумывать, поскольку знает, что его все равно проконтролируют и дадут по рукам.

Второй вариант – производить контроль постфактум, по итогам месяца работы, тоже не принесет плодов, так как фактически контролем и не является, это лишь  фиксация результатов.

Значит нужно выбирать средний вариант — ежедневный контроль результатов.

CRM система как лучший метод контроля работы отдела продаж!

Но за день менеджер по продажам может ничего не продать? Конечно. Даже больше скажу, он может ничего не продать за месяц или два, а в некоторых бизнесах и за год, потому что цикл сделки везде разный. Но это абсолютно не значит, что  невозможно контролировать ежедневный результат работы менеджера. Как это сделать?

Результат и процесс

В первую очередь определим, что такое результат, и что такое процесс.
Результат — это конкретное достижение в процессе с фиксацией оставшейся части до конечного результата.
Процесс — это действие без фиксации результата за период и без обозначения оставшихся этапов.

Результат: Я за сегодня разгрузил 1/5 фуры щебенки. Еще 4 дня в этом режиме и я закончу разгрузку.

Процесс: Я сегодня разгружал щебенку. Много разгрузил, но еще больше осталось.

Это кажется смешным, но чаще всего менеджеры дают отчеты о своей работе именно во втором формате:

«О, у меня сегодня классный день. Двое переговоров и оба почти готовы купить».

«Блин, реально наклевывается проект на 1 000 000».

«Я с ними веду переговоры уже 3 месяца, в этом месяце они обязательно купят».

Знакомая ситуация? Сам с таким сталкивался много раз, более того сам в начале карьеры так оценивал свою работу как менеджера по продажам.

Контроль таких «результатов» сводится к формальному, так как оценить их невозможно и на реальный результат практически не влияет. Что надо сделать, чтобы менеджеры давали отчеты в конкретном формате? Все очень просто…..

снять с них обязанности по предоставлению отчетов. Нет смысла давать менеджерам заполнять отчеты, они напишут там свое субъективное отношение к конкретной сделке и к продажам вообще. Регулярно контролировать нужно только показатели воронки продаж.

А от менеджеров добиться лишь одного – фиксации действий с клиентами.

От теории к практике

Мы разделяем продажу на этапы. Например:

  • 1. Выход на ЛПР;
  • 2. Проявление интереса;
  • 3. Назначение встречи;
  • 4. Получение технического задания;
  • 5. Подготовка коммерческого предложения;
  • 6. Утверждение условий;
  • 7. Подписания договора.

Менеджер должен фиксировать только действие которое он произвел с клиентом и этап на котором находится действие. А руководитель только фиксирует, сколько клиентов на каких этапах находится.

Если за день добавилось 10 клиентов на 1 этапе, значит, менеджер совершил 10 эффективных холодных звонков. Если произошло еще 10 перемещений клиентов с этапа на этап, значит, велась еще работа с 10 клиентами.

Мы понимаем результативность менеджера, хотя он еще не совершил ни одной продажи. Он все больше и больше клиентов продвигает к финалу. Это как игра в нарды. Не нужно зацикливаться на конкретной фишке, нужно двигать все фишки к финалу.

Только у менеджера в этой игре есть преимущество, он всегда может вводить новые фишки-клиентов в игру.
А руководитель контролирует:

  • Количество клиентов в работе;
  • Скорость перемещения клиентов по этапам;
  • Этапы, на которых «зависают» клиенты.

Менеджер не готовит никаких отчетов, он только работает с клиентами, а руководитель в режиме онлайн видит его промежуточную результативность и может спрогнозировать итоги его работы.

Автоматизировать описанный выше процесс может CRM-система. Не имеет значения, какая она будет, главное чтобы в ней процесс продажи был разбит на этапы, а руководитель мог ежедневно отследить изменения  этих этапов.

 И тогда не придется следить за временем прихода менеджера по продажам на работу, закрывать социальные сети. Работа будет наглядно видна по промежуточным результатам.

А хорошие результаты продаж при таком подходе не заставят себя долго ждать.

Источник: https://salers.ru/kak-kontrolirovat-menedzhera-po-prodazham/

10 полезных сервисов, чтобы контролировать сотрудников | Rusbase

Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации

В условиях сложной экономической обстановки бизнес вынужден снижать издержки и работать над повышением эффективности. На помощь здесь могут прийти специализированные онлайн-инструменты, которые помогают повышать качество работы сотрудников.

Повышение эффективности офисных сотрудников

Тренд на создание максимально комфортных условий для сотрудников в офисе имеет свои побочные эффекты – иногда чрезмерная забота о коллективе со стороны руководителей приводит к тому, что работники расслабляются и становятся менее эффективными. Для борьбы с подобными явлениями используют ряд специализированных сервисов.

«Босс Контроль»

На входе в большую часть офисных помещений уже давно устанавливаются турникеты, с помощью которых можно собирать данные о посещаемости сотрудников – для прохода в офис нужно приложить пропуск. Проблема здесь в том, что настройка работающих локально систем контроля – не самое простое дело.

В свою очередь, «Босс Контроль» – это облачный сервис, который состоит из терминалов контроля доступа и сервиса обработки данных.

Терминал вешается на стену, сотрудники с его помощью отмечаются на входе, а затем система формирует отчеты о посещаемости.

  Если сотрудник без уважительной причины опаздывает, уходит с работы пораньше или часто ходит на перекуры – это сразу станет известно менеджменту.  В итоге сотрудники больше времени проводят на рабочем месте.

Pay Punch

Биометрическая система учета посещаемости сотрудников и отработанного ими времени. По аналогии с предыдущим инструментом, в офисе также устанавливается специальный прибор, к которому сотрудники прикладывают палец или руку. Таким образом осуществляется контроль отработанного времени, что особенно удобно в случае необходимости расчета заработной платы в почасовом режиме.

Информация о посещаемости сотрудников автоматически передается руководству и бухгалтерии. Поскольку система биометрическая, то обмануть ее, например, попросив коллегу в офисе приложить карточку отсутствующего в нем сотрудника, не получится.

CrocoTime

Однако сам факт нахождения в офисе и на рабочем месте еще не говорит о том, что сотрудник эффективно работает.

Ничто не мешает ему «создавать видимость» бурной деятельности, на самом деле тратя время на не относящихся к работе сайтах или в развлекательных приложениях.

Потери от такого непродуктивно времяпрепровождения могут быть весьма существенными – по разным оценкам, это наносит общий урон экономике страны в сотни миллиардов рублей в год.

Для того, чтобы узнать, какой процент рабочего времени сотрудник потратил на решение бизнес-задач, а сколько «прокрастинировал» на развлекательных ресурсах, помогает сервис CrocoTime. На основе собранных данных он высчитывает коэффициент продуктивности каждого сотрудника, а также предоставляет руководству отчеты о том, какие ресурсы отнимают у работников больше всего времени.

Disciplina.ru

Еще одна система повышения эффективности офисных сотрудников. Disciplina.ru не только собирает информацию об использующихся программах и приложениях, но и следит за соблюдение рабочего графика, а также фиксирует переработки.

Впоследствии создаются отчеты, позволяющие понять структуру рабочего дня каждого конкретного сотрудника – на какие задачи у них уходит больше всего времени, в какие периоды они работают больше или меньше. Эти данные помогают руководству оптимизировать рабочие процессы так, чтобы не перегружать работников, но и не позволять им чрезмерно расслабляться.

Контроль выездных работников

Контролировать офисных сотрудников легче хотя бы по той простой причине, что они находятся в одном месте и, как правило, руководитель может довольно легко с ними пообщаться. Другое дело выездные работы – например, монтаж оборудования, сборка мебели, уборка или доставка.

Здесь сотрудники зачастую имеют большую свободу, что иногда приводит к проблемам – например, некачественному выполнению работ или обманам («халтура» на клиента в обход работодателя с использованием материалов и инструментов компании).

Чтобы повышать эффективность мобильных работников, а также лучше их контролировать, используются специальные инструменты, получившие на Западе название field management software.

Planado.ru

Работа на выезде подразумевает свободу – и именно это часто ценят мобильные сотрудники. Однако отсутствие начальника, стоящего «над душой», создает различные соблазны.

От банального обмана работодателя – никто не помешает сделать работу,По теме: 10 небанальных приложений, которые сэкономят время

а деньги взять себе в карман – до ошибок при выполнении задачи из-за пропуска каких-то неважных, по мнению мастера, шагов.

Инструменты field management, и в том числе сервис Planado, призваны дать руководителям бизнеса возможность контролировать своих сотрудников и задавать единый стандарт выполнения ими работ.

Сделать это помогают, к примеру, контрольные списки (чек-листы) – в мобильном приложении сотрудника содержится информация по заказу, а также перечислены все шаги, которые нужно проделать, чтобы решить задачу наилучшим образом.

Так исключается ненужная при выполнении однотипной работы (которую, как правило, и делают выездные сотрудники) самодеятельность, и повышается общее ее качество.

Кроме того, в таких условиях новички делают меньше ошибок и быстрее втягиваются в рабочий процесс.

После решения задачи сотрудник создает в приложении фотоотчет, по которому видно, что работа выполнена качественно (собранная мебель, установленное оборудование, чистая после уборки комната и т.п.), и отправляет его в офис.

Таким образом руководство сразу может увидеть недочеты и указать на них. Кроме того, сервис интегрирован с «Яндекс. Картами», что позволяет работодателю видеть передвижения сотрудников в режиме реального времени и оптимизировать их маршруты с учетом пробок.

Это помогает выполнить за день больше заказов.

«Мобифорс»

Сервис «Мобифорс» также помогает компаниям контролировать своих выездных сотрудников. Инструмент предназначен для работы с системой «1С: Предприятие 8». С его помощью руководители могут оперативно распределять задачи между мобильными сотрудниками, контролировать их перемещения, отслеживать статусы выполнения задач, а также обмениваться с ними мгновенными сообщениями. 

Кроме того, система собирает данные о выполнении работы и генерирует отчеты о производительности сотрудников, которые учитывают более 30 различных метрик.

Task24

Сервис Task24 предоставляет своеобразную биржу удаленных заказов. С его помощью мобильные сотрудники могут заходить в систему и разбирать заказы, которые им удобнее выполнить (впрочем, их можно и назначать конкретному работнику). После принятия заказа, мастеру открывается подробная информация о задаче. В процессе выполнения работы сотрудник отмечает в системе свои трудозатраты.

Как и в примерах выше, система отслеживает местонахождение сотрудников на карте. По итогам выполнения работы система генерирует отчеты, которые могут быть использованы, к примеру, для расчета заработной платы. Кроме того, реализован API, который позволяет выгружать информацию в 1С и другие системы, а также интегрировать Task24 с софтом сотрудников call-центра.

Контроль удаленных сотрудников

При работе с удаленными сотрудниками (фрилансерами, личными помощниками и так далее) проблема контроля является одной из основных. Для повышения продуктивности таких взаимодействий представители компаний также могут использовать специализированный софт.

JoDo.Im

Простой сервис с незамысловатым дизайном. Помогает структурировать информацию при работе с удаленными сотрудниками и фрилансерами. Общение руководителя или заказчика с исполнителем проходит в Jabber-чате, где с помощью специальных команд можно ставить работнику задачи, которые не пропадут в логах общения, а будут занесены в базу.

Так, всегда можно восстановить всю последовательность задач и подзадач. При этом система не даст исполнителю отрапортовать о завершении работы, если какие-либо из подзадач не были выполнены.

Отслеживание выполнения плана

Существует большое количество систем для управления проектами. С их помощью руководители могут отслеживать реальную эффективность работы сотрудника, а не только собирать информацию о времени пребывания в офисе или используемых в течение дня программах.

Pyrus

Сервис Pyrus позволяет решать проблему срыва сроков, которая может серьезно вредить бизнесу – очень часто даже важные проекты завершаются позже установленных дедлайнов, что имеет различные негативные последствия для бизнеса.

Pyrus позволяет выявлять сотрудников, которые не укладываются в дедлайны. С помощью подобного софта руководители могут отслеживать задачи и заниматься отладкой бизнес-процессов, а также выявлять сотрудников, которые не успевают выполнить работу в срок.

Повышение эффективности работников ресторана

Ресторанный бизнес традиционно страдает от злоупотреблений и неэффективности работы сотрудников. Случаи плохого обслуживания или банального воровства встречаются сплошь и рядом. Рестораторы стремятся победить эти проблемы с помощью внедрения специальных инструментов контроля.

Jowi

Существует большое количество инструментов контроля персонала для ресторанов. Исторические такие сервисы делились на облачные, когда вся информация хранится на удаленном сервере, и локальные, когда все нужные данные сохраняются прямо в заведении.

У систем каждого типов были свои минусы – при использовании облачных сервисов при проблемах с интернет-соединением работа ресторана может встать, а в случае локального размещения к данным могут получить доступ нерадивые сотрудники, что открывает путь для злоупотреблений.

Поэтому начали появляться гибридные системы вроде Jowi. Они комбинируют оба метода работы с данными – система может работать локально даже без интернета, а при появлении соединения данные закачиваются на облачный сервер. 

Подобные инструменты помогают повысить скорость обслуживания за счет автоматизации процесса приема заказа и его передачи от официанта к повару.

Сценарий использования может быть таким: с помощью планшета с установленным приложением официант принимает заказ, на кухне повару тут же выводится список блюд, а менеджер зала может выставить время, за которое тот должен успеть приготовить заказ.

Затем официанту так же на планшет придет оповещение, и он отправится забирать заказ (а не будет постоянно ходить на кухню, чтобы выяснить, как с ним обстоят дела).

Помимо собственно автоматизации работы, системы контроля предоставляют возможность получения отчетов обо всех важных показателях ресторана – данные по заказам, остатки продуктов на складе и т.д. Все это снижает вероятность обмана – сотрудники не могут утаить часть выручки или, к примеру, воровать продукты с кухни и напитки из бара.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Источник: https://rb.ru/list/doveryaj-no-proveryaj/

Контроль продаж (тренды, примеры, инструменты 2019)

Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации

Контроль продаж не возможен без настроенной CRM-системы, прослушки звонков, карты рабочего дня, 6 главных отчетов и мессенджеров, которые ускоряют процесс коммуникации между менеджерами и руководителем отдела.

Еще больше идей для роста выручки можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Регистрируйтесь прямо сейчас.

Хотите создать эффективную систему управления и контроля продаж?

Заполняйте форму

Читайте в статье:

  • Контроль продаж: карта рабочего дня
  • Контроль продаж: мессенджеры
  • Контроль продаж: отчет «План оплат на неделю»
  • Контроль продаж: отчет «План оплат на завтра»
  • Контроль продаж: отчет «Факт оплат за сегодня»
  • Контроль продаж: dashboard на текущую дату
  • Контроль продаж: лидогенерация, сделки, аналитика
  • Контроль продаж: прослушка звонков менеджеров
  • Контроль продаж: служба контроля качества
  • Контроль продаж: кейс

Чтобы улучшить работу отдела продаж, необходимо правильно распределять рабочее время менеджера. У сотрудника должен быть график, в какое время и как долго он должен выполнять определенную задачу.

Чтобы эффективно нагрузить менеджера, сначала составьте карту его рабочего дня. Благодаря ей вы будете знать:

  1. Сколько времени конкретный сотрудник тратит на выполнение определенной задачи;
  2. Какие бизнес-процессы можно упростить или, наоборот, усилить контроль за их исполнением,
  3. Сильные и слабые места продавцов,
  4. График работы опытных сотрудников.

Проанализируйте, сколько время и на какие задачи (внутренние, задачи по продажам, задачи сопутствующие им и личные) тратит ваш менеджер. Далее структурируйте деятельность продавца и организуйте контроль.

В график менеджера включите следующие задачи:

  • Звонки по теплым и горячим клиентам,
  • Холодные звонки,
  • Проведение встреч,
  • Составление отчетов,
  • Отправление писем,
  • Выставление счетов.

Важно, чтобы в отведенное на конкретную задачу время, менеджер  заниматься только ей.

Часто в отделах продаж уже внедрены какие-то системы коммуникаций и контроля:CRM, Skype, электронная почта, общая группа в социальных сетях и пр. Но сотрудники не всегда находятся возле компьютера. Чтобы получить доступ к определенной информации или ответить быстро на вопрос, нужно заходить в саму систему.

Особенно это неудобно для руководителя, который часто находится на встречах или в командировках.

Сегодня современные способы коммуникации предоставляют массу возможностей обеспечить контроль промежуточных результатов и наладить быстрые коммуникации в отделе, даже когда сотрудники находятся в разных географических точках.

WhatsApp/Telegram/Viber и другие мессенджеры хорошо подходят для контроля отдела продаж по промежуточным результатам. Их не заменяет CRM или другие формы контроля.

Основное преимущество таких приложений — быстрый доступ к информации. Все члены команды могут видеть результаты друг друга и сравнивать со своими.

В крупных компаниях такого рода решения используются как дополнительный элемент общения. В компаниях поменьше такая система контроля также может быть внедрена как управленческий элемент.

Как можно использовать мессенджеры:

  1. Оставить просьбу позвонить клиенту,
  2. Мотивировать продавцов,
  3. Обсуждать план работ по покупателю,
  4. Отметить тех, кто пришел в офис,
  5. Отправить промежуточную отчетность.

Контроль явки на работу

Мало у кого есть возможность вести учет рабочего времени с помощью камер или электронных ключей. Функции геолокации в мобильном телефоне позволят сотрудникам отправить вам свое месторасположение. Таким образом, вы всегда сможете проверить, кто на рабочем месте. а кто нет. Это существенно сокращает количество опозданий.

Отчет по продажам «План оплат на неделю» предоставляется руководителю отдела (РОП) каждым продавцом ежедневно.

Изначально такая таблица заполняется в конце недели перед планируемой и затем актуализируется каждый день.

Отчет «План оплат на неделю» представляет собой сквозную форму контроля, на основании которой РОП принимает своевременные управленческие решения. Документ сигнализирует о состоянии продаж подчиненного по pipeline. И если заявленные на определенную дату клиенты не оплачивают, у начальника подразделения есть возможность быстро изменить ситуацию.

Обратите самое пристально влияние на столбик «Когда оплатит». Нередко эта графа является предметом жарких пререканий между персоналом и РОПом.

Сотрудник может заявлять, что проставить точную дату довольно сложно. Руководитель в свою очередь должен твердо настаивать на ее присутствии.

Такая мера самым серьезным образом дисциплинирует менеджера и вынуждает его совершать действия по своевременному закрытию сделки.

Отчет «План оплат на завтра» является результатом декомпозиции предыдущего сводного документа. Заполняется вечером дня, которые предшествует планируемому.

По сути, именно на основании данных, которые попадают в эту форму, ежедневно корректируется «План оплат на неделю». В отчете «План оплат на завтра» содержатся самые ценные прогнозные сведения, которые позволяют вовремя корректировать продажи персонала.

РОП должен скрупулезно отслеживать динамику статусов каждой сделки по принятой системе дедлайнов и ежедневно контролировать выполнение недельного плана.

Ежедневный отчет «Факт оплат за сегодня» по форме почти что аналогичен «Плану оплат на завтра».

Отличие состоит в том, что тут действие происходит в реальном времени. По механике исполнения «Факт оплат за сегодня» заполняется дважды в день. Например, в 12:00 и в 16:00. Для оперативности этот вид контроля может осуществляться даже через мессенджер.

Его наличие усиливает основные функции уже описанных документов

  • Контроль продаж
  • Стимулирование сотрудников
  • Создание здоровой конкуренции в отделе
  • Формирование «спортивного» интереса
  • Фиксация результатов для победы во внутренних соревнованиях/конкурсах (если таковые проводятся)

Отчет «Доска на текущую дату» так называется именно потому, что должен быть доступно визуализирован и выставлен на общее обозрение.

  1. Ставим данные менеджера
  2. Вычисляем процент выполненного плана на текущий день. Он представляет собой чуть ли не самую главную и полезную цифру для контроля продаж в этой таблице. Его следует считать формуле:

Факт на текущий момент / (План на месяц / общее количество рабочих дней в месяце * количество отработанных дней за месяц)* 100

Цифра, полученная в результате таких расчетов, покажет всем, насколько будет выполнен индивидуальный план продавца к концу месяца, если он продолжит двигаться с той же скоростью. Очевидно, что с сотрудниками, которые не дотягивают до 100%, необходимо поработать, чтобы скорректировать их текущую активность.

Эту формулу можно адаптировать и с учетом сезонности, сферы бизнеса и т. д. Расчет по ней легко настроить в Excel.

  1. Проставляем каждый день в абсолютном значении объем выручки конкретного менеджера.
  2. Осуществляем контроль промежуточных итогов, сколько осталось выполнить до конца текущей недели.
  3. Указываем план, установленный на месяц.
  4. Статично определяем количество рабочих дней в месяце.
  5. Заполняем цифру по прошедшим дням месяца.
  6. План до конца недели представляет собой сумму цифр из 3 и 4 столбцов. Это число — результат сложения закрытой на текущую дату суммы и плана до конца текущей недели.
  7. Заполняем ежедневно количество прошедших рабочих дней.

Цифры можно отмечать по системе «Светофор».

  • Красным — кто сделал план меньше 80%,
  • Желтым — выполнение плана от 80 до 100%,
  • Зеленым — свыше 100%.

Эти данные может предоставить СRM-система.

Самым эффективным средством контроля продаж является CRM-система. Корректное внедрение ее функций и использование потенциала на полную мощность позволяет осуществлять мониторинг и управление работой по ключевым направлениям. Контроль продаж — не только проверка выполнения задач, поставленных перед продавцами, с помощью отчетности. Это еще несколько направлений:

1. Контроль процессов лидогенерации

► Получение лидов из всех имеющихся источников, если настроена интеграция CRM с сайтом, блогом и лендингами с продуктами. У каждого лида есть стоимость. CRM в данном случае осуществляет контроль за оптимальным расходованием ресурсов на привлечение трафика.

► Сегментация лидов по степени «теплости»: горячие, теплые, холодные. Это важно для дальнейшего перераспределения.

► Автоматическое перераспределение лидов среди сотрудников. Это позволяет сделать скоринг по критерию «теплости». «Горячие» и «теплые» лиды отправляются самым лучшим и опытным, «холодные» — провинившемся и новичкам.

► Анализ конверсии по группам лидов. Критерии могут быть разные: ниша, продукт, источник поступления лида и т.д.

2. Контроль работы по сделкам

► Переписка с контрагентом ведется прямо из CRM и там же фиксируется. В результате все заинтересованные лица в курсе происходящего. Всегда можно вывести из тупика зашедшие туда переговоры, вмешавшись в процесс или просто назначив другого менеджера.

► Коммерческое предложение и счет формируется и отсылается через CRM. В результате РОП всегда знает, что предложено, на какую сумму. И самое главное, предложение, которое получил покупатель, соответствует протестированному шаблону.

► Можно анализировать статусы сделок каждого продавца по pipeline. На основании этих данных происходит своевременная постановка и коррекция задач для менеджеров.

3. Контроль аналитических данных и отчетности

► Из CRM легко добываются данные для составления ABCXYZ-анализа. В ней содержатся данные по всем отгрузкам в разрезе контрагентов и продуктов.

► Осуществляется контроль эффективности каналов коммуникации и лидогенерации. Это важно для того, чтобы в будущем сосредоточиться на самых действенных и корректировать маркетинговые бюджеты.

► И, как уже было сказано, качественная настройка автоматизированной системы под свои нужды позволяет получать отчеты по сотрудникам, воронкам, новым и старым клиентам и т. д.

Сбор и обработка информации в одной системе позволяет обеспечить тотальный контроль продавцов, движения потенциальных покупателей по воронке и вовремя принимать решения, которые обеспечат рост продаж.

Для максимального контроля CRM должна быть интегрирована с IP-телефонией. Эта мера дает еще больше инструментов, так как можно:

  • отслеживать количество звонков,
  • формировать списки для автодозвона,
  • записывать разговоры сотрудников и покупателей.

Такая автоматизация дает РОПу дополнительные возможности контроля:

  • какую выручку уже обеспечил клиент,
  • количество взаимодействий с покупателями прежде чем была совершена сделка,
  • что обсуждали при последнем звонке или каким была последняя точка касания,
  • сколько и какие письма были отправлены,
  • по каким продуктам были высланы коммерческие предложения,
  • ответы клиента,
  • комментарии к конкретному звонку.

Контроль по этим точкам помогает руководителям и их подчиненным быстрее выявлять проблемы клиента и предлагать ему правильные решения за счет точечных предложений продукта или услуги.

Контроль продаж – это еще и наблюдение за тем придерживаются ли сотрудники технологических и методических стандартов труда продавца в компании. Эти стандарты должны быть собраны и детально описаны в навыковой модели предприятия.

Затем составляется чек-лист с навыками, необходимыми для закрытия сделки, так называемый, лист развития. По нему сотрудник службы качества отслеживает отработку этих навыков продавцом во время звонка, проставляя напротив каждого из них либо «0», либо «1». «0» — не применено, «1» — применено.

Листы заполняются по каждому менеджеру 2-3 раза в месяц и собираются в папки развития для контроля динамики качества. После этого уже можно работать с каждым продавцом в отдельности по конкретным навыкам, применение которых вызывает у него затруднения.

Екатерина Уколова
Управляющий партнер «Oy-li»

Помогите нам делать статьи еще качественнее. ПОСТАВЬТЕ ОЦЕНКУОЦЕНИТЕ Загрузка…

Источник: http://blog.oy-li.ru/kontrol-prodazh/

Как контролировать работу менеджеров по продажам

Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации

Вы уверены в своем продукте, потратили немаленький бюджет на рекламу и развитие компании, а продажи не растут? Вполне возможно, что причина в неэффективной работе ваших сотрудников. Чтобы это проверить, нужен контроль. Но как его правильно осуществить, чтобы не вызвать недовольство в коллективе? Давайте разбираться вместе.

Не превращайте контроль над сотрудниками в шпионаж

Что контролировать – процесс или результат?

Лучше всего начать с контроля именно результатов, т. е. конкретных достижений менеджеров по продажам при работе с клиентами. Сюда можно отнести: объем продаж, количество заключенных договоров, закрытие сделок, количество новых клиентов, выполнение показателей плана и т. д. При этом нужно учитывать не только окончательные итоги, но и промежуточные.

Однако, если результаты не оправдали ваших ожиданий, стоит копнуть глубже и перейти к контролю процесса – тех действий, которые совершаются для достижения цели. Это соблюдение работниками регламента и нормативов компании, качество обслуживания и общения с клиентами, знание продукта, возможность самостоятельно принимать решения.

Методы контроля

Если вы решили, что именно нужно контролировать, пора определиться с методами. Мы перечислим основные.

Отчетность

Самый распространенный метод контроля за результатами работы менеджеров по продажам. Сотрудники фиксируют свои показатели за определенный период времени в заранее утвержденной форме. Чаще всего для этого используются гугл-таблицы или Excel.

Можно составить общую таблицу для всей компании, куда все менеджеры будут вносить свои данные, или вести персональный учет по каждому работнику. Еще один вариант коллективной отчетности – мотивирующая доска. Она располагается на самом видном месте компании, и все менеджеры фиксируют на ней свои результаты.

Это отличный способ разбудить в команде дух соперничества и желание стать лучше.

В отчете должны быть отражены ключевые показатели работы менеджера

Планирование

Суть метода в том, что вы ставите перед своими работниками конкретные задачи и контролируете их выполнение. Это может быть, например, ежедневный план по продажам или определенное количество холодных звонков, которые должен сделать менеджер за день или другой период.

Можно составить карту дня, где будет расписано, в какой промежуток времени сотрудник обязан выполнить ту или иную задачу. Отчет о проделанной работе предоставляется все так же в виде коллективной или индивидуальной таблицы. Можно использовать специальные программы – планировщики задач, такие как Trello, Todoist, LeaderTask и др.

В них есть возможность группировать задачи по определенным критериям, устанавливать для них сроки, делать разные необходимые пометки.

Мессенджеры

Позволят вам всегда оставаться на связи и в любой момент получить нужную информацию от менеджеров по продажам. Создайте корпоративный чат и добавьте в него всех сотрудников. Здесь можно обсуждать текущие вопросы и планы, а также получать промежуточные результаты от менеджеров. Самые популярные мессенджеры – Viber, Telegram, WhatsApp.

CRM

Это аналитическая программа, которая помогает управлять бизнесом и взаимодействовать с клиентами. В ней ведется полный учет клиентов и сделок на всех этапах, от первого звонка до совершения покупки или услуги. Такая программа избавляет менеджеров от необходимости составления отчетности вручную.

Им просто нужно занести данные в систему. После этого у вас появится возможность наблюдать за любой фазой сделки. Кроме того, система способна предоставлять удобные отчеты в форме графиков, диаграмм и т. д. На российском рынке большой выбор CRM-программ с разным функционалом.

Одна из самых популярных – «Битрикс24».

В CRM можно отслеживать все этапы сделки

KPI для оценки качества

Ключевой показатель эффективности (KPI) – еще один инструмент контроля результатов работы менеджеров по продажам. Выбор показателя зависит от того, что нужно проконтролировать и чем конкретно занимается сотрудник. Это могут быть: объем продаж, средний чек, количество сделанных звонков и закрытых сделок, число новых клиентов и т. д. Лучше всего исследовать сразу несколько показателей.

IP-телефония

При использовании этого вида связи все звонки поступают через интернет, благодаря чему появляется возможность ими управлять. Вы сможете распределять звонки между менеджерами, просматривать их статистику, записывать и прослушивать все разговоры. Мы выделили основные критерии, на которые нужно обратить внимание при прослушивании разговора сотрудника с клиентом:

  • Культура общения. Сюда входит: приветствие по стандартам компании, обращение к клиенту по имени, доброжелательный и спокойный тон, корректность.
  • Знание продукта. Менеджер должен знать все о товаре или услуге, четко и ясно отвечать на вопросы клиента.
  • Дополнительные продажи. Здесь важно выявить потребности заказчика и понимать, кому что предлагать.
  • Акции. Если они проходят в компании, это обязательно должно быть озвучено менеджером.

Тайный покупатель

Контроль осуществляется специальным человеком, который играет роль клиента. В зависимости от формата компании это может быть реальное посещение, звонок или обращение в режиме онлайн.

Тайный покупатель проверяет качество обслуживания и насколько оно соответствует стандартам компании. Результаты проверки фиксируются в заранее утвержденном отчете.

В качестве подтверждения факта проверки вы можете также запросить фото, аудио- и видеозаписи.

Программы для учета рабочего времени

Такие программы помогут вам определить, сколько времени ваши работники проводят непосредственно за работой и как часто отвлекаются от нее.

В зависимости от функционала они рассчитывают точное время, которое сотрудник проводит за компьютером в конкретной программе, анализируют посещаемые сайты и разбивают их на «продуктивные» и «непродуктивные».

Некоторые программы делают скрин экрана каждые 10 секунд, другие перехватывают каждое нажатие клавиш менеджером (кейлоггер). Выбор конкретной программы зависит от того, насколько подробную информацию о занятости менеджеров вы хотите иметь.

Тайм-трекинг показывает время, которое сотрудник проводит за компьютером

GPS-наблюдение

Такой метод контроля актуален при разъездной работе менеджеров по продажам. С помощью специального приложения вы сможете отслеживать перемещение сотрудников, а также время, которое они проводят на том или ином адресе.

наблюдение

Наблюдение в режиме онлайн позволяет контролировать, как часто работник покидает свое рабочее место, опаздывает на работу, занимается посторонними делами.

Планерки

Регулярный личный контакт руководителя с командой помогает не только контролировать сотрудников, но и выявить существующие проблемы. Ежедневные или еженедельные собрания/летучки/планерки вам в помощь. Менеджеры предоставляют свои отчеты о проделанной работе, вы оцениваете результаты и вместе обсуждаете, что можно изменить или улучшить.

На планерках можно обсуждать текущие вопросы и ставить новые задачи

Как правильно осуществлять контроль, чтобы не вызвать недовольство в коллективе

Главное правило – все должно быть в меру. Основная цель контроля – улучшить работу компании, сделать ее более продуктивной. Поэтому не стоит заигрываться в шпиона, так вы рискуете вызвать в коллективе бунт. При таком раскладе вряд ли удастся добиться положительных изменений.

Перед тем как внедрить определенный метод контроля, сообщите о своем намерении сотрудникам. Объясните, для чего вы это делаете. Точно не для того, чтобы в чем-то их уличить.

В качестве мотивации можете пообещать дополнительные бонусы для тех, чья работа окажется наиболее эффективной по результатам проверки. Во избежание обвинений в предвзятости можете поручить контроль сторонней организации.

Для этого существуют специальные компании. Так вы получите независимую оценку о результате работы ваших менеджеров.

Не стоит начинать контроль сразу с радикальных методов, таких как видеонаблюдение, прослушивание, использование шпионских программ вроде кейлоггера. Прибегайте к ним только в том случае, если на это есть объективные причины. Например, неоднократное получение жалоб на работу менеджеров со стороны клиентов – серьезный повод для прослушивания звонков.

Очень важно научиться работать над ошибками, в том числе и над своими. После проверки проведите дополнительное обучение менеджеров, проработайте их основные проблемы. Возможно, понадобится пересмотреть политику компании, добавить дополнительные бонусы или наоборот внедрить систему штрафов. Если в течение нескольких периодов ситуация не меняется, стоит подумать о замене менеджеров.

Источник: https://projectto.ru/blog/biznes/kak-kontrolirovat-rabotu-menedzherov-po-prodazham/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.