+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Кадровый аутсорсинг: особенности, стоимость, риски

Содержание

Бухгалтерский аутсорсинг: эффективность и риски

Кадровый аутсорсинг: особенности, стоимость, риски

Бухгалтерский аутсорсинг: эффективность и риски

Частичное или полное делегирование полномочий главного бухгалтера сторонней компании существенно экономит время и снижает затраты клиента. На руководителя возлагается серьезная ответственность за выбор такого партнера. Он обязан соблюсти все положения ч.3 ст. 7 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете».

Суть аутсорсинга

Относительно новый на отечественном рынке термин «аутсорсинг» происходит от английского out sourse. Буквально его можно перевести как «внешний источник».

Смысл также идентичен: в бизнес-среде под ним подразумевается передача части бухгалтерских и финансовых вопросов в ведение другой компании, специализирующейся на оказании подобных услуг.

То есть, компания-клиент работает, не отвлекаясь на оформление и сдачу отчетов, заполнение бланков, ведение кадрового учета, работу с банком, подготовку первичной документации.

Такой подход преследует несколько практических целей:

  • Экономия ресурсов за счет аннулирования штатных бухгалтерских единиц;
  • Концентрация сил и времени только на бизнес-процессах;
  • Снижение финансовых рисков – вся ответственность за бухучет возлагается на аутсорсинговую компанию.

Аутсорсинг следует отличить от другого типа сотрудничества – наем приходящего бухгалтера. Между ними разница принципиальная, так как аутсорсинг подразумевает передачу полного цикла, а приходящий бухгалтер обычно ограничен решением текущих эпизодических задач.

Российский рынок аутсорсинга

В России профессиональные аутсорсинговые компании, специализирующиеся на комплексном решении бухгалтерских задач, начали появляться с 2000-х годов. По состоянию на 2011-й на их долю пришлось 44% общего рынка аутсорсинговых услуг. Общий оборот по приблизительным подсчетам составляет от 5 до 10 млн. долларов.

Примечательны прогнозы экспертов агентства «Эксперт РА», согласно которым после 2014 года ожидался рост объема аутсорсинговых услуг примерно на 6%. Если выражаться на языке финансов, то участники этой сферы должны были увеличить свои доходы на 8,5 млрд. руб. Фактически к концу 2015-го общий объем российского аутсорсинга увеличился на 8%.

потребителей аутсорсинговых услуг выглядит следующим образом:

  • Торговые компании. Их доля равна 25% от общего объема рынка. В денежном выражении это почти 1,4 млрд. руб.: 908,5 млн. руб. приходится на бухгалтерский и налоговый учет; 220,5 млн. – расчет и оформление заработной платы; около 100 млн. – на подготовку отчетов.
  • Предприятия нефтегазовой промышленности. Их доля составляет почти 490 млн. руб.
  • Финансовые, кредитные и банковские учреждения. Их суммарный показатель – 330 млн. руб.
  • Бизнес в области энергетики – суммарно 308 млн. руб.
  • Строительная отрасль – 234 млн. руб.

Показатели сохранились и в отрасли ведения бухгалтерского учета по российским стандартам. Рост наблюдался на 1%. А доля участников выросла до 512 млн. руб. Лидером спроса остается электронный вариант документооборота.

В Европе по состоянию на 2017 год 86% компаний работают с бухглатерией на аутсорсинге. В США этот процент выше – 92%. Согласно данным представителей европйеских аутсорсинговых компаний, удаленное ведение бухгалтерского и налогового учета обходится компании-клиенту примерно в 300-400 евро, в то время как содержание одного штатного бухгалтера выливается от 1000 евро и выше.

Причины популярности бухгалтерского аутсорсинга в России

Эксперты называют несколько причин появления и бурного роста аутсоринговых услуг.

  • Новые условия рынка. В России заработало большое количество компаний с иностранным участием. Это породило необходимость ведения бухгалтерского учета по западному образцу. Услуга оказалась кстати для многих компаний.
  • Финансовый кризис. В условиях неопределенности компании стремились получить гарантированно качественные услуги при умеренных издержках. Аутсорсинг удовлетворяет эти запросы сполна.
  • Изменчивость налогового права. Законодательство ужесточается из года в год, увеличиваются размеры штрафов за малейшие просчеты в отчетности. Такая картина заставила субъектов бизнеса искать универсальные решения, максимально снижающие риски.

В настоящее время такой подход предпочитает большинство субъектов бизнеса вне зависимости от формы собственности и вида деятельности. Среди клиентов аутсорсинговых компаний есть как начинающие предприниматели, так и корпорации с иностранным капиталом. Вести бухучет по международным стандартам – надежно, эффективно и экономно.

Четыре вида бухгалтерского аутсорсинга

Удаленное ведение бухучета возможно в следующих вариантах.

  1. Полный аутсорсинг. Предполагает ведение сторонней компанией полного цикла бухгалтерских операций, включая все виды отчетности. В таком случае клиенту нет необходимости содержать собственный штат бухгалтеров, так как все финансовые процессы ведутся аутсорсерами.
  2. Выборочный аутсорсинг. Предполагается передача части бухгалтерии на аутсорсинг. Это может быть подготовка отчетности, расчет оплаты труда, ведение статистических отчетов, подготовка декларации и т.д. При этом другие взаимосвязанные процессы остаются в компетенции заказчика. Выборочный аутсорсинг удобен при намерении сократить бухгалтерский штат или снизить нагрузку на него. Еще один повод – желание руководителя лично контролировать тот или иной финансовый процесс в компании.
  3. Услуги главбуха. В данном случае компания-заказчик передает право подписи и ответственность специалисту аутсорсинговой компании. Руководитель может не тратить время на изучение и ведение финансовой документации. Однако такой подход имеет существенный недостаток – он теряет контроль над действиями аутсорсера-исполнителя.
  4. Консультирование. Руководители прибегают к этому виду услуг при необходимости стандартизировать работу штатных бухгалтеров. Услуги сторонних консультантов необходимы, когда речь идет о специфических финансовых операциях, редких для компании. Например, заключение сделки с иностранной компанией. Сторонний консультант поможет ориентироваться в нововведениях налогового и бухгалтерского законодательства. Периодические обсуждения текущих финансовых и бухгалтерских вопросов с опытными специалистами полезны для развития бизнеса.

Какой тип аутсорсинга выбрать – решать клиенту. Все зависит от вида деятельности компании, специфики ведения бухучета и удобства того или иного подхода.

Стоит ли передать бухгалтерию на аутсорсинг?

Причиной появления и развития аутсорсинговых услуг на российском рынке являлись вышеприведенные объективные условия. Аутсорсинг несет ряд факторов, положительно влияющих на бизнес в практическом плане. Рассмотрим их детально.

  1. Качество. Аутсорсинговая компания обслуживает несколько клиентов, у каждого из которых разные задачи и системы ведения бухучета. Специалисты при таких условиях за короткое время набирают колоссальный опыт. Штат аутсорсинговой компании обычно состоит из специалистов разных направлений: юристов и бухгалтеров. Итоги работы проходят через руки штатных аудиторов. Благодаря таким особенностям аутсорсинговая компания может предоставлять услуги гораздо быстрее и в соответствии самым строгим требованиям закона. Этот особо актуально, когда речь идет об изменениях налогового законодательства. Ни один наемный сотрудник не сравнится в компетентности с штатом целой аутсорсинговой компании.
  2. Снижение издержек – это самый большой и очевидный плюс от аутсорсинга. Компании добиваются снижения расходов примерно на 30%. Вот из чего это складывается. Для полноценной работы штатного бухгалтера требуется:
    • закупить компьютер и другую оргтехнику,
    • нести расходы на услуги связи,
    • учитывать необходимость Интернета,
    • установить и обновлять бухгалтерские программы,
    • выплачивать заработную плату с учетом больничных, премиальных, отпускных,
    • заменять сотрудника на период отсутствия по причине отпуска или болезни,
    • платить налоги с зарплаты и страховые взносы (при зарплате в 50 000 руб. отчисления сверх выплаты этой суммы составят еще 17 000 руб., а НДФЛ – 6500 руб.

    Услуги специалиста по аутсорсингу освобождают заказчика от этих проблем, так как все эти расходы несет компания-исполнитель. К тому же затраты на подобное сотрудничество принимаются к снижению налоговой базы.

  3. Конфиденциальность. Этот пункт также регулируется договором. Поскольку заказчик и исполнитель являются субъектами бизнеса, они считаются партнерами. Письменное соглашение между ними служит гарантией сохранности сведений и данных, которые становятся известными в ходе работы. Аутсорсер должен использовать все возможности для исключения утечки информации.
    В случае с приходящим бухгалтером компания проигрывает и по этому пункту. Он не заинтересован в развитии компании и может параллельно оказывать услуги конкурентам, охотно делясь информацией.
  4. Ответственность. Услуги аутсорсинга оказывают свои на основании договора. В нем подробно указываются все нюансы сотрудничества. Согласно его положениям, за просчеты и ошибки ответственность несет исполнитель. Если компания и допустит какие-то неточности, влекущие за собой штрафы, то их уплату она берет на себя. Поэтому аутсорсер сам заинтересован в безупречности своих услуг. В случае со штатным бухгалтером штрафы не редкость – пропустил срок, забыл, не знал, не успел, не заметил и т.д. То же самое можно сказать и о приходящих бухгалтерах – за их просчеты платит компания.

Эти и другие преимущества аутсорсинговых компаний давно доказали свою эффективность на практике. К примеру, британская компания British Petroleum по сей день работает с аутсорсинговой компанией по договору от 2002 года.

Возможные риски аутсорсинга

Наряду с явными преимуществами у аутсорсинга есть и риски. Для объективности по ним тоже стоит пробежаться.

  • Потеря репутации. Виной тому – недобросовестность исполнителя.
  • Утечка информации. Передача финансовых и юридических сведений в посторонние руки несет опасность их разглашения третьим лицам.
  • Риски операционного характера. Из-за некомпетентности исполнителя и применения им малоэффективных технологий страдает заказчик.
  • Снижение оперативности реагирования. Связано с запоздалой реакцией исполнителя.
  • Кадровый риск. С 2016 года вступил в силу закон, запрещающий заемный бухгалтерский труд. Правомерным считается только аутсорсинг, полностью соответствующий положениям ФЗ-402.

Снизить вышеуказанные риски и свести к минимуму их последствия поможет заключение официального договора с аутсорсинговой компанией.

Сколько стоит эффективный бухгалтерский аутсорсинг

Цена на услуги аутсорсинга бухгалтерии в разных компаниях отличается. Итоговый прайс формируется в зависимости от объема совершаемых операций и от системы налогообложения. Расчетным периодом считается один календарный месяц.

Примерная стоимость в настоящее время такова:

Таблица 1. Примерные расценки на бухгалтерский аутсорсинг

Объем обрабатываемых документов, шт. ОСН, руб. УСН, руб. до 10 5 000 3 500 от 11 до 30 9 000 6 500 от 31 до 50 12 000 9 000 от 101 до 150 27 000 21 000 от 151 до 200 32 000 23 000

Если основополагающим фактором выступает не система налогообложения, а обороты клиента, то ежемесячная стоимость услуг аутсоринга рассчитывается следующим образом.

Таблица 2. Примерная стоимость аутсорсинга бухгалтерии исходя из оборотов клиента

Месячный оборот, руб. Стоимость услуг, руб. до 250 000 3 500 до 500 000 5 500 до 1 млн 10 000 1-2 млн 13 000 2-3 млн 14 000 3-4 млн 17 000 4-6 млн 22 000

Часто оборот компании не соответствует объему обрабатываемых бухгалтерией документов. Денежный оборот не большой, а отчетов, расчетов, бланков и достаточно много. В данном случае аутсорсеры предпочитают ориентироваться на первый вариант расценок – по объему документооборота.

В стоимость услуг обычно входит следующее:

  • Защита интересов компании при проверках;
  • Формирование налоговых и бухгалтерских отчетов;
  • Сдача готовых отчетов в налоговые органы;
  • Сопровождение 1С;
  • Обработка платежных поручений;
  • Начисление и расчет оплаты труда;
  • Формирование авансовых отчетов;
  • Ведение кадровой документации;
  • Ведение книги покупок, продаж и кассовой книги;
  • Ведение текущего учета по регистрам.

При этом российским работодателям содержание одного бухгалтера и его рабочего места обходится ежемесячно минимум в 35 000 руб. Сюда нужно прибавить еще 30% от этой суммы, которая идет на налоги и отчисления в ПФР и ФСС. Это плюс около 11 000 руб. к затратам.

Плюсы аутсорсинга очевидны. Он помогает не только сокращать ежемесячные расходы компании, но и гарантирует полный порядок в финансовой и юридической документации без штрафов и санкций.

Одни из лидеров на рынке аутсорсинга бухгалтерии для малого и среднего бизнеса – ООО «БВСЦ21». В этой компании работают различные специалисты – бухгалтеры, аудиторы, юристы, налоговики – что позволяет оказывать высокий уровень услуг по ведению бухгалтерии и предоставлению грамотных консультаций.

– Корреспондент РИА VistaNews

Подписаться:

Источник

Источник: https://ronin.ru/ekonomika/buxgalterskij-autsorsing-effektivnost-i-riski.html

Аутсорсинг кадрового делопроизводства: плюсы и минусы, стоимость

Кадровый аутсорсинг: особенности, стоимость, риски

— Организация бизнеса — Кадры — Аутсорсинг кадрового делопроизводства

В качестве альтернативного метода разрешения вопросов, связанных с управлением персоналом и ведением документации, сейчас пользуется спросом аутсорсинг кадрового делопроизводства и HR-менеджмента.

Как и любой другой подход, аутсорсинг кадрового делопроизводства имеет свои плюсы и минусы.

Однако его стоимость с каждым годом уменьшается и позволяет реализовывать практически полный спектр необходимых действий с минимальными затратами – именно поэтому аутсорсинг кадрового учета широко используют как крупные корпорации, так и индивидуальные предприниматели.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства – что это такое

Под аутсорсингом кадрового делопроизводства в современном бизнесе подразумевается передача ведения всех соответствующих мероприятий по оформлению и ведению документации сторонним компаниям или отдельным специалистам. Как и другие виды аутсорсинга, этот рынок появился в Российской Федерации относительно недавно, однако количество вовлеченных в него специалистов с каждым годом увеличивается, причем в геометрической прогрессии.

Более подробно о том, что такое аутсорсинг в целом можно прочитать в отдельной статье, далее же будут рассматриваться именно принципы, применяемые в сфере кадрового делопроизводства, а также особенности этого рынка. Также, следует отличать рассматриваемое понятие и от аутстаффинга, который в том числе может решать вопросы в сфере кадров – он тоже будет рассмотрен далее.

Взаимоотношения при кадровом аутсорсинге регламентируются двумя сферами деятельности.

Так, один субъект хозяйствования, который нуждается в ведении кадрового учета рассматривается исключительно как заказчик определенных услуг и его взаимоотношения с предоставляющим аутсорсинг лицом регулируются исключительно как гражданские соответственно положениям ГК РФ.

Тот же субъект, который предоставляет услуги по аутсорсингу кадрового учета, одновременно с этим может находиться в трудовых взаимоотношениях со своими сотрудниками, которые будут отвечать за непосредственное предоставление кадровых услуг.

При аутсорсинге кадрового делопроизводства компания заказчик фактически не имеет прямого отношения к работающим на нее кадровым специалистам, если только они не являются сами индивидуальным предпринимателем, выступающим как подрядчик.

Таким образом, гарантии, обязанности и права, устанавливаемые в рамках трудового законодательства, на их взаимоотношения не распространяются.

Это касается как отсутствия обязанности фактически работающих на заказчика кадровиков подчиняться его требованиям и распоряжениям, так и отсутствия обязанности заказчика обеспечивать предоставление таким сотрудникам социальных гарантий в виде отпусков, больничных и других преференций.

Задачи аутсорсинга кадрового учета

Прежде, чем рассматривать основные особенности рынка кадрового аутсорсинга, стоит обратить внимание на то, какой спектр задач может решать подобный подход.

В целом, кадровый аутсорсинг дает возможность не только обеспечить эффективное функционирование системы кадров на предприятии, но также предоставляет и ряд других преимуществ при выборе подходящего исполнителя.

Так, в полный спектр задач, решаемых при помощи аутсорсинга кадрового учета можно отнести:

  1. Аудит кадровой документации. Проведение детальной проверки качества имеющейся кадровой документации, соответствия ее нормативам законодательства РФ – это хороший повод обратиться к услугам аутсорсинга даже при наличии действующего на предприятии отдела кадров или соответствующих специалистов.
  2. Ведение кадрового учета в целом. Это – одна из главных причин оформления взаимоотношений с аутсорсерами, которая позволяет с нуля начать ведение всей документации в соответствии с требованиями законодательства и заказчика.
  3. Восстановление документации за предыдущие периоды. Утеря, порча документации или ее ненадлежащее состояние, в том числе и в архивах также являются популярными причинами для обращения за услугами кадрового аутсорсинга.
  4. Контакты с государственными органами. Кадровая служба предприятия обычно работает не только с внутренней документацией, но также и обеспечивает контакт с контролирующими органами в виде подачи и оформления соответствующей отчетности, равно как и взаимодействует с профсоюзами. И эту задачу аутсорсинговые организации также могут взять целиком и полностью в свое ведение.
  5. Консалтинговые услуги. Кадровый аутсорсинг позволяет также улучшить работу имеющегося на предприятии отдела кадров, разработать эффективные инструменты для управления внутренней документацией и обеспечить внедрение и контроль за использованием наиболее подходящих методик.

Традиционно под аутсорсингом кадрового производства подразумевается именно обращение за длительным обслуживанием, а не разовым выполнением одной или нескольких задач. Так, к аутсорсингу обычно относят долговременные контракты длительностью от одного года.

Помимо вышеозначенных услуг, многие компании, предоставляющие аутсорсинг отдела кадров, также могут брать на себя и другие функции.

Например – ведения HR-менеджмента и управления персоналом, а также оформление бухгалтерского учета и всей соответствующей документации.

Подобный комплексный подход дает возможность компаниям целиком сосредоточиться на фактическом ведении экономической деятельности вместо решения процессуальных и сугубо технических вопросов.

Плюсы и минусы аутсорсинга кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства как целостный подход, обладает своими определенными плюсами и минусами. Так, в отдельных ситуациях он может быть попросту неприменимым, в то время как в других – является куда более выгодной и удобной альтернативой содержанию специалистов в собственном штате. Так, к однозначным преимуществам кадрового аутсорсинга можно отнести:

  • Снижение расходов компании или перевод их из разряда постоянных в периодические. За счет того, что аутсорсинг кадрового делопроизводства в целом подразумевает решение конкретных проблем, а не непосредственно фактическое постоянное нахождение специалистов на рабочих местах с соответствующими расходами, может обеспечиваться оптимизация затрат субъекта хозяйствования. Особенно актуально это для небольших предприятий, где просто нет практической необходимости в наличии постоянного сотрудника, который занимался бы решением кадровых вопросов.
  • Уменьшение размеров штата. Многие виды налогообложения, а также иные нормативы законодательства привязываются к размерам штата компании. За счет использования системы аутсорсинга есть возможность сократить необходимый штат сотрудников, что может привести к уменьшению расходов, сокращению издержек и получению возможности пользоваться преференциями, предоставляемыми государством для организаций с меньшим числом работников.
  • Уменьшение затрат на техническое и материальное обеспечение. Работодателю при наличии собственных кадровых специалистов необходимо нести затраты на приобретение различных программ, упрощающих кадровый учет и на обустройство рабочих мест для таковых сотрудников. В то же время компании, предоставляющие услуги аутсорсинга, чаще всего уже имеют все необходимые инструменты для эффективной деятельности, что не требует несения дополнительных расходов заказчиком.
  • Упрощение подбора специалистов. При аутсорсинге все вопросы, связанные с подбором специалистов, их обучением и иными мероприятиями возлагаются не на заказчика, а на исполнителя, что позволяет уменьшить общую нагрузку на организацию.
  • Снижение рисков и возможность их возмещения. В компаниях, предоставляющих услуги кадрового аутсорсинга однозначно работают высококлассные специалисты, разбирающиеся в своих задачах и требованиях законодательства. Кроме этого, любые издержки из-за возможных ошибок в кадровом делопроизводстве могут согласно договору предусматривать компенсацию, в то время как оштрафовать штатного сотрудника работодатель не имеет права.
  • Отсутствие необходимости обеспечения социальных гарантий. Субъект хозяйствования, пользующийся услугами аутсорсинга кадрового делопроизводства не должен обеспечивать никаких социальных гарантий сотрудникам компании-аутсорсера. Таким образом также снижаются риски потери сотрудника и необходимости поиска замены при выходе его в декрет, болезни или уходе в отпуск.
  • Возможность сосредоточиться на экономической деятельности. Ведение кадрового аутсорсинга освобождает работодателя от необходимости решать сугубо технические вопросы, связанные с ведением кадрового учета и соблюдением требований законодательства. Это позволяет освободить личные ресурсы как основного руководителя, так и топ-менеджмента организации в целом.

Однако, как и любой другой подход, аутсорсинг кадрового делопроизводства имеет и определенный ряд недостатков. К минусам аутсорсинга кадрового учета можно отнести следующие особенности такого взаимодействия:

  • Необходимость обеспечения контакта с аутсорсером. Полностью освободиться от решения кадровых вопросов и избавиться от технических проблем заказчику не удастся. Так, ему придется тратить свое время или выделять работников, которые бы обеспечивали связь с аутсорсером, проводили расчеты и выполняли иные соответствующие операции.
  • Сложность перехода. Перевод уже действующего бизнеса на модель аутсорсинга кадрового делопроизводства является задачей, которая будет сама по себе связана со значительными организационными издержками и необходимостью пересмотра практически всех бизнес-процессов.
  • Отсутствие механизмов воздействия на фактических исполнителей. Так как заказчик услуг кадрового аутсорсинга не будет состоять в трудовых взаимоотношениях с фактически занимающимися решением поставленных задач специалистами, он также не будет иметь никаких административных рычагов воздействия на них. Так, подобные сотрудники не должны будут ему подчиняться, соблюдать правила внутреннего распорядка и следовать иным локальным нормативам организации.
  • Снижение скорости выполнения задач. В случаях, когда важно оперативное разрешение поставленных вопросов, далеко не все механизмы аутсорсинга кадрового делопроизводства могут обеспечить решение проблемы, так как длительность связи часто может подразумевать отдельную постановку задачи компании-аутсорсеру и последующую ее передачу конкретным специалистам для исполнения, которое также может иметь более длительные сроки в сравнении с управлением сотрудниками из штата организации.
  • Неопределенность. При переходе на систему аутсорсинга, заказчику необходимо удостовериться в хорошей репутации исполнителя, квалификации его специалистов и возможности осуществлять все необходимые кадровые мероприятия, что может быть достаточно сложно и потребовать дополнительных усилий.
  • Меньшая территориальная доступность. В отдаленных населенных пунктах и некоторых регионах воспользоваться услугами аутсорсинга кадрового делопроизводства может быть намного сложнее, чем просто подобрать нескольких специалистов в штат.
  • Риски утечки информации. При работе с кадровой документацией возможна утечка конфиденциальных данных компании, что может быть недопустимо для некоторых организаций и видов деятельности. Обращение к аутсорсерам всегда повышает данные риски в сравнении с работой с собственными штатными сотрудниками.
  • Сложность в обработке персональных данных. Все сотрудники по умолчанию в соответствии с трудовым законодательством дают согласие на обработку их персональных данных в целях ведения кадрового учета на предприятии. Однако так как аутсорсер не является работодателем других штатных сотрудников, а фактически выступает как третье лицо, заказчик не может передавать ему персональные данные своих работников без их согласия. При отказе сотрудников от подобной передачи данных, использование системы аутсорсинга кадрового делопроизводства может быть просто невозможным.

Резюмируя плюсы и минусы аутсорсинга кадрового делопроизводства можно отметить, что большинство недостатков подобного подхода могут быть нивелированы эффективной компанией, предоставляющей подобные услуги.

Стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства

Для многих российских субъектов хозяйствования важнейшим аспектом в вопросах смены организационных механизмов является стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства. Она может значительно отличаться как в зависимости от региона, так и от конкретного исполнителя и объемов решаемых задач.

Например, для индивидуального предпринимателя стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства будет минимальной даже в сравнении с содержанием собственного специалиста.

Ведь фактический объем рабочего времени, необходимый для решения минимального спектра задач также является крайне низким – порой кадровому специалисту может потребоваться всего несколько часов, чтобы выполнить всю месячную работу по оформлению необходимой документации.

Для крупной же компании стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства может оказаться напротив – слишком большой в сравнении с содержанием собственного отдела кадров, что при иных недостатках подобного подхода может сделать его попросту нецелесообразным. Поэтому прежде, чем принимать решение об использовании подобной системы взаимодействия, следует однозначно как провести прямые экономические расчеты, так и оценить преимущества и недостатки ее применения в целом для конкретного предприятия.

Кадровый аутстаффинг – в чем его отличия

Сходным с аутсорсингом понятием является аутстаффинг. В сфере кадрового делопроизводства аутстаффинг распространен не так широко, однако все равно имеет место. Более подробно о том, что представляет собой аутстаффинг или аренда персонала можно прочитать в отдельной статьей.

В целом же, аутстаффинг кадрового делопроизводства не предполагает передачу всех функций кадрового отдела третьим лицам, а является простой альтернативой поиска временного или постоянного специалиста для дополнения штата. (24 голос.

, 4,90 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/autsorsing-kadrovogo-deloproizvodstva.html

Аутсорсинг кадрового делопроизводства – что это такое?

Кадровый аутсорсинг: особенности, стоимость, риски

Аутсорсинг отдела кадров становится в последнее время “модным течением” как в небольших, так и в крупных компаниях. Читайте о том, что можно доверить аутсорсерам и как именно это оформить.

Что такое кадровый аутсорсинг

В 2019 кадровый аутсорсинг становится весьма разумным выбором при определенных обстоятельствах.

Суть аутсорсинга кадрового делопроизводства состоит в том, что компания по договору передает сторонней организации всю работу отдела кадров – от поиска кандидатов на вакансии до выплаты работающим сотрудникам социальных пособий.

Таким образом, на предприятии не остается кадровика или же с него снимается часть обязанностей в области той категории персонала, которая передана аутсорсинговой фирме.

Отдел кадров на аутсорсинге в 2019 очень удобен для:

  • набора и обслуживания сезонных рабочих, в частности, мигрантов, поскольку эта категория трудящихся довольно сложна в ведении;
  • набора временного персонала на сезон или на отдельный проект, чтобы не нагружать дополнительной работой действующего кадровика или не вводить еще одну штатную единицу специально на это время;
  • ИП, которые не хотят превышать лимит персонала в 100 человек, чтобы удержаться на УСН;
  • компаний, имеющих серьезную текучку кадров, чтобы оперативно решать вопросы подбора новых работников;
  • стартапов, в начале своей деятельности не имеющих финансовой возможности содержать полноценный кадровый штат.

Передача кадровой работы на аутсорсинг в 2019 станет актуальной альтернативой и во многих других случаях. Следует лишь досконально изучить вопрос и выбрать надежную аутсорсинговую компанию в партнеры.

Какие задачи можно отдать на аутсорсинг кадровой службы?

Практически все. Таким образом, полностью снимая с себя ответственность за кадры, ведь по документам у фирмы их нет, как нет и трудовых договоров, книжек и прочей кадровой документации.

Хотя все нанятые работники трудятся на производстве фирмы, но фактически, у нее есть только один документ, касающийся этого вопроса – договор с организацией, оказывающей услуги по аутсорсингу кадрового делопроизводства, которая берет на себя следующие задачи:

1.Прием и увольнение.

Грамотные аутсорсеры имеют в штате не только кадровиков, но и юристов, которые верно оформят все процедуры с учетом нюансов, в особенности, если кандидаты являются иностранцами. Все трудовые договора с работниками заключает и расторгает именно аутсорсинговая компания.

Возможные претензии со стороны персонала будут рассматриваться тоже ею. Особенно выгодно сотрудничество с аутсорсерами, когда необходимо быстро набрать команду/бригаду, поскольку, как правило, такие фирмы имеют пул потенциальных кандидатов.

2.Разработка кадровой документации.

Предприятия, сосредоточенные на своей основной деятельности, зачастую с пренебрежением относятся к формированию трудовых договоров, должностных инструкций, либо составляют их задним числом, что чревато проблемами при проверках.

Также нередки случаи использования старой документации, без учета нововведений в законодательстве. Аутсорсинг кадровой работы в 2019 подразумевает постоянный мониторинг таких изменений и своевременную редактуру необходимой документации.

3.Заполнение трудовых книжек.

Задача несложная, но кропотливая, особенно, когда штат на предприятии большой. Чтобы не создать ненужных проблем и работнику, и компании, заполнять их нужно своевременно и грамотно, с чем аутсорсеры справляются вполне успешно.

4.Составление штатного расписания и графика отпусков.

Если первое не является обязательным документов, то второй непременно нужно формировать согласно правилам, утверждать и следовать ему.

5.Разработка правил внутреннего трудового распорядка

Обязательный документ, который зачастую составляется наспех, по шаблону, без учета специфики компании.

► Чем дополнить ПВТР из‑за изменений в работе с кадрами

Как перейти на аутсорсинг кадрового учета

Шаг 1.Оценить целесообразность

Кадровый аутсорсинг компании в 2019 – услуга не бесплатная. Поэтому, прежде, чем перейти на него, стоит максимально точно рассчитать, выгодно ли будет такое сотрудничество, не понесет ли фирма убытки, оплачивая услуги удаленных кадровиков. Возможно, будет иметь смысл передавать на аутсорс не все кадровые услуги, а лишь их часть.

Шаг 2.Выбрать подрядчика

Самый ответственный этап, ошибка может очень дорого обойтись. Стоит обратить внимание на:

  • рекомендации серьезных фирм, желательно из той же сферы деятельности;
  • наличие страховки профессиональной ответственности;
  • наличие понятного сайта с возможностью сделать расчет стоимости аутсорсинговых услуг онлайн;
  • опыт работы и квалификацию аутсорсеров;
  • спецификацию – с малыми или крупными фирмами работает организация.

► Зачем компании студенты-практиканты, как их оформить и что с ними делать

Шаг 3.Обговорить условия партнерства

Донести до аутсорсеров свое видение сотрудничества, выслушать и оценить встречные предложения. Ознакомиться с методами набора персонала, проведения собеседований, алгоритмом действий в нестандартных ситуациях, используемым программным обеспечением и т.д.

Шаг 4.Заключить договор

Аутсорсинговая компания, скорее всего, предложит свой типовой договор. На этом этапе желательно подключить грамотного юриста, который сможет проверить его и предостеречь от возможных рисков. В контракте в обязательном порядке оговариваются сроки оказания услуг, их стоимость, ответственность за их качество. Непременным условием является подписание соглашения о конфиденциальности.

Шаг 5.Контролировать работу аутсорсера

Назначить сотрудника, ответственного за отчетность по контролю, который будет периодически составлять ее для руководителя, основываясь на обратной связи от персонала, подрядчиков, менеджеров, а также на соответствии деятельности партнеров запланированным показателям.

► Вышли новые рекомендации про сезонных работников

Преимущества и недостатки кадрового аутсорсинга

ПлюсыМинусы
Профессионализм аутсорсеровПоверхностное представление о процессах производства
ЭкономичностьРиск нарушения конфиденциальности
Выполнение работы в срокУдаленность сотрудников
Соответствие количества сотрудников реальному объему работРиск низкого уровня подготовки сотрудников

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098379-19-m2-kadrovyy-autsorsing-v-2019-godu

Аутсорсинг кадрового делопроизводства в Москве| Услуги и стоимость|S4

Кадровый аутсорсинг: особенности, стоимость, риски

Какие функции можно делегировать и чем это лучше по сравнению со штатной кадровой службой?

Что такое кадровый аутсорсинг?

Современному бизнесу приходится постоянно совершенствоваться и искать пути оптимизации расходов. Аутсорсинг, подразумевающий передачу отдельных процессов (обычно непрофильных и/или рутинных), третьей стороне (внешним исполнителям), – один из наиболее эффективных способов решения вышеуказанных задач.

Список наиболее популярных аутсорсинговых услуг как на Западе, так и в России включает бухгалтерское сопровождение и кадровый аутсорсинг (другие названия – HR-аутсорсинг, аутсорсинг персонала). Под последним понимается передача подрядчикам кадрового администрирования на предприятии.

Кому и какие функции выгодно передать на аутсорсинг кадровой службы?

Каждый заказчик сам определяет перечень бизнес-процессов для делегирования внешним исполнителям. В первую очередь, список зависит от масштабов и особенностей деятельности организации.

Как доказывает реальная практика, сотрудничество со специализированными фирмами, предоставляющими аутсорсинговый сервис, целесообразно как для крупных предприятий, так и для среднего и малого бизнеса.

Внешние исполнители (поставщики, провайдеры услуг) предлагают специализированные тарифы (пакеты), адаптированные под конкретные условия (с учетом количества персонала, сферы деятельности организации и т.д.).

Нередко одному поставщику отдают и бухгалтерский, и кадровый аутсорсинг – обычно это и удобнее (проще контролировать), и выгоднее.

Аутсорсинг кадровых услуг, стоимость которых варьируется в широком диапазоне, может включать:

Управление персоналом (поиск сотрудников, разработка систем мотивации и адаптации, контроль эффективности работы).

Делопроизводство (разработка и ведение кадровой документации, оформление сотрудников, прием и увольнение, ведение трудовой книжки, составление расписаний, ведение архивов и т.д.).

Развитие персонала (разработка стратегии кадрового обеспечения компании, обучение сотрудников, повышение квалификации, коучинг).

Выплаты персоналу (контроль учета рабочего времени, расчет заработной платы, премиальных, страховых выплат).

Заказчик волен заключать договор на комплексное обслуживание (по всем перечисленным направлениям) или выбрать одну или несколько функций. Внешний исполнитель по запросу клиента может полностью заменить штатный отдел кадров или работать совместно со штатными специалистами (например, если те не справляются со всем объемом работы или если требуются специальные знания).

Кто чаще всего передает кадровое дело на аутсорсинг?

Первыми клиентами аутсорсинговых (консалтинговых) фирм в России были международные компании и иностранные представительства. Одна из причин передачи кадрового учета в их случае – отсутствие необходимых знаний российского законодательства (наем специалистов, имеющих соответствующую подготовку, позволяет минимизировать трудовые и финансовые риски).

Сейчас аутсорсинг кадровой работы востребован и на зарубежных, и на отечественных предприятиях различных форм собственности. Услуги заказывают юридические лица (производственные, торговые, строительные и сервисные компании) и индивидуальные предприниматели, нанимающие персонал.

Крупные предприятия хотят более рационально использовать рабочее время, а аутсорсеры готовы взять на себя рутинные операции.

На небольших фирмах сложно обеспечить полную загрузку кадрового специалиста, поэтому содержать такого сотрудника невыгодно. Дешевле заключить договор со сторонней организацией (цены на кадровый аутсорсинг зачастую ниже, чем содержание штатных сотрудников).

Начинающий бизнес не всегда имеет достаточно средств, чтобы содержать штатного кадровика, а на развивающемся (расширяющемся) предприятии штатный специалист может банально не справляться с увеличивающимся объемом работы. Лучшим помощником для них может стать аутсорсер.

Преимущества кадрового аутсорсинга перед штатным отделом/специалистом

Перед тем, как принять решение по способу организации кадрового администрирования на предприятии, руководителю нужно взвесить все «за» и «против» по каждому из них. В СМИ встречаются разные мнения о сотрудничестве с подрядчиками: ниже представлены основные плюсы кадрового аутсорсинга, отмеченные сторонниками такого формата.

Чтобы обеспечить полноценную кадровую работу, одного специалиста недостаточно. Вряд ли один сотрудник обладает всеми необходимыми юридическими, экономическими и социальными знаниями, чтобы решать любые вопросы по денежным расчетам, трудовым спорам, обучению и т.д.

Большинство организаций обычно нанимают одного сотрудника (нередки ситуации, когда кадровые функции передаются «в нагрузку»), тогда как ведение кадрового учета в рамках аутсорсинга предполагает подключение к каждому заказчику целой команды специалистов из нескольких областей (кадровик, бухгалтер, юрист).

Отдельно нужно сказать о подготовке сотрудников из команды аутсорсинговой фирмы. Благодаря многолетнему практическому опыту и непрерывному обучению, приобретению навыков передового международного опыта в своей сфере они, как правило, имеют более высокую квалификацию, чем их штатные коллеги.

Одна из самых частых причин перехода на аутсорсинг кадрового учета – стоимость услуги. В общем итоге затраты на содержание штатных специалистов оказываются существенно выше услуг подрядчика. Экономия при передаче бизнес-процесса специализированной фирме в некоторых случаях достигает 40–60%.

Клиенты экономят на заработной плате, создании и содержании рабочего места, покупке специализированных программ, обучении специалистов. Аутсорсеры стандартизируют свои процессы и «раскидывают» затраты по содержанию сотрудников и рабочих мест на всех своих клиентов.

Поэтому на долю каждого заказчика приходится относительно небольшая часть расходов.

Стабильность и прогнозируемость расходов

Еще перед заключением соглашения стороны договариваются о перечне работ и их стоимости. Заказчик платит фиксированную сумму за конкретный результат, минимизируя риски, которые невозможно спрогнозировать, – они ложатся на исполнителя.

Перекладывание рисков на аутсорсера

Работа с людьми – это всегда непросто. В процессе взаимодействия с персоналом возникают конфликты (трудовые споры) и непредвиденные ситуации.

Нарушения трудового законодательства, задержки в работе из-за болезни, отпуска или увольнения кадровика – ответственность за это теперь несет взявшаяся за кадровый аутсорсинг компания.

Она отвечает и за своевременную подготовку документов, и за выполнение всех норм законодательства, и за оперативную замену своих сотрудников, закрепленных за конкретным клиентом, если те по каким-либо причинам не могут выполнять свои обязанности.

Четкость договорных отношений

В договоре детально прописываются условия по кадровому аутсорсингу: стоимость и объем услуг, перечень функций и сроки выполнения, разделение обязанностей и ответственности. Благодаря этому исключаются какие-либо разногласия между сторонами.

Возможность сократить штат организации и/или предупредить его разрастание

Многие организации сталкиваются с ситуацией, когда имеющегося объема работ либо недостаточно для полной ставки, либо много для одного сотрудника. Подобные проблемы характерны для начинающего и растущего бизнеса. Переход на аутсорсинг кадрового учета – одно из лучших решений при оптимизации штатного состава.

Перечисляя преимущества, которые дает аутсорсинг кадрового администрирования, нельзя не упомянуть о том, что, делегируя непрофильные процессы, заказчик получает возможность сосредоточиться на ключевой деятельности и стратегических задачах, а также высвобождает внутренние ресурсы для приоритетных целей.

Риски кадрового аутсорсинга

Ориентируясь на опыт и отзывы отечественных компаний, эксперты отмечают и некоторые недостатки «внешнего» отдела кадров.

Некоторые руководители привыкли, что сотрудники всегда находятся у них «под боком». Сторонний кадровик выполняет работу удаленно, коммуникации обычно обеспечиваются за счет телефонной и интернет-связи. С учетом распространения современных технологий этот минус нивелируется.

Частичная потеря контроля

Иногда могут возникнуть трудности из-за отсутствия прямого подчинения внешних специалистов штатным сотрудникам. Такие проблемы не возникают в организациях с прозрачным управлением – достаточно прописать обязанности и требования в договоре.

Нарушение конфиденциальности

Некоторые менеджеры, отказываясь от ведения кадрового аутсорсинга, основной причиной называют опасения за сохранность конфиденциальной информации. Чтобы защититься от разглашения производственных и коммерческих секретов, нужно четко прописать ответственность провайдера (исполнителя).

Далеко не все поставщики, предлагающие аутсорсинг кадрового учета в Москве и других городах, предоставляют сервис высокого уровня.

Чтобы не нарваться на непрофессионалов, заказчику нужно подробнее ознакомиться с потенциальным подрядчиком: просмотреть документы, уточнить сведения о деловой репутации, узнать о мнении бывших/текущих клиентов.

Что касается цен на кадровое делопроизводство по аутсорсингу, то они также могут быть своеобразным ориентиром. Хороший специалист не может стоить дешево, однако завышенная стоимость не является гарантией качества – цифры должны быть аргументированными.

Сложность перехода на аутсорсинг

Если кадровый аутсорсинг внедряется в только что созданной организации, проблем возникает относительно немного – главное, чтобы стороны предварительно согласовали свое видение будущей кадровой системы. Совсем другое дело – переход на аутсорсинг действующей компании.

Это может быть длительный и сложный процесс, поскольку происходит перестройка множества бизнес-процессов (особенно если поставлена задача оптимизации кадрового администрирования). Нередко к помощи сторонних исполнителей прибегают в случае, когда требуется проверка и восстановление кадровых документов.

Опытные провайдеры разрабатывают пошаговые алгоритмы внедрения и адаптируют их под конкретного заказчика с учетом всех особенностей компании.

Кадровый аутсорсинг в Москве и не только: последние тенденции отрасли

Спрос на услуги аутсорсеров в России ежегодно увеличивается.

К помощи сторонних организаций прибегают иностранные корпорации, совместные предприятия и отечественные организации. Среди них и небольшие фирмы со штатом от нескольких десятков человек, и компании, насчитывающие более 1000 сотрудников.

В аутсорсинге кадрового делопроизводства и других услуг особенно заинтересованы предприятия с территориально-распределенной структурой (при внешнем обслуживании филиалов обеспечивается высокий уровень экономии). Но и организации с локальной структурой не отстают от них – выгоду от перехода на внешнее кадровое администрирование отмечают даже представители российского малого бизнеса.

Чаще всего отечественные предприниматели делегируют подрядчикам такие функции, как расчет заработной платы (управление выплатами), кадровое делопроизводство, поиск персонала (рекрутинг) и обучение сотрудников (тренинги).

Основным препятствием для внедрения аутсорсинговой системы эксперты называют непонимание потенциальными пользователями ее работы и недоверие к поставщикам. Однако вслед за крупным бизнесом, традиционно задающим тон на рынке, преимуществами внешнего обслуживания начинают пользоваться компании меньшего масштаба.

Команда S4 готова стать вашим лучшим кадровым помощником: поможем разгрузить вашего кадровика или заменим целый отдел

У нас – хорошо обученные, мотивированные и опытные специалисты. Все сотрудники прошли жесткий отбор при приеме на работу и постоянно повышают квалификацию.

Вы можете заказать частичный или полный аутсорсинг кадрового администрирования. Спектр наших услуг также включает бухгалтерское и налоговое сопровождение, поэтому при необходимости к решению задач заказчика мы подключаем специалистов разных профилей (кадровик, юрист, бухгалтер).

Ваши права и интересы защищены договором: пропишем все обязанности, сроки выполнения конкретных задач и ответственность за нарушения. Мы гарантируем качество работы и сохранность конфиденциальной информации. За невыполнение каждого пункта берем на себя реальную материальную ответственность.

Мы всегда на связи: вам будет так же удобно, как со штатным сотрудником. Выбирайте любые удобные (или сразу все) каналы коммуникаций: обеспечиваем связь по телефону, электронной почте, Скайпу, через мессенджеры и посредством личных встреч.

Мы сделаем все, чтобы, переходя на кадровый аутсорсинг, ваша организация получила максимум выгод, а сам процесс перехода не сказался на комфорте ваших сотрудников.

Свяжитесь с нами по номеру телефона +7 (499) 112-40-38 или заполните форму обратной связи, чтобы получить больше информации и узнать, во сколько обойдутся услуги по аутсорсингу кадрового делопроизводства для вашей организации.

Источник: https://s4.team/hr_administration_outsourcing

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.